110B Nguyễn Hữu Thọ - Q. Hải Châu - Đà Nẵng
0973000002
hello@yspace.vn
- Nhân sự chỉ được cấp quyền truy cập file và làm việc ở vị trí phù hợp với công việc. - Mọi người chỉ làm việc trên các file mẫu chuẩn duy nhất, không bị rối. - Kiểm soát toàn bộ quy trình, thông tin, nhân sự của doanh nghiệp chỉ trên 1 hệ thống này.
Yspace Team
Wiki là một công cụ lý tưởng để tạo ra và duy trì một cơ sở tri thức tập trung, nơi các nhân viên có thể chia sẻ thông tin, kiến thức chuyên môn, quy trình làm việc, và các tài liệu hướng dẫn. Wiki cung cấp một không gian để các nhóm làm việc cùng nhau trên các dự án, chia sẻ tài liệu, ý tưởng, và thông tin liên quan...
Yspace Team
- Hình thành cấu trúc dữ liệu. - Phân chia dữ liệu theo nhóm hoặc theo phòng ban - Đánh số thứ tự, đảm bảo file nằm đúng chỗ - Tinh gọn, dễ kiểm soát - Không quá 3 level để tiếp cận đến file làm việc
Yspace Team
- Base: Quản lý cơ sở dữ liệu một cách đơn giản (no-code). Tích hợp khả năng tự động hóa và xử lý dữ liệu. Tích hợp xuất biểu đồ linh hoạt - Xây dựng cấu trúc các thành phần và phân tích các dự án, công việc để làm nền tảng tính toán với mindnotes...
Yspace Team
Cơ sở dữ liệu trung tâm: Tạo ra một cơ sở dữ liệu trung tâm để lưu trữ và quản lý mọi thông tin liên quan đến sản phẩm và dịch vụ. Dashboard và báo cáo: Sử dụng dashboard tự động và báo cáo thông minh để cung cấp cái nhìn tổng quan. - Dự báo thông minh: Áp dụng AI để dự báo nhu cầu sản phẩm và xu hướng thị trường.
Yspace Team
- Tự động hóa tương tác email: Sử dụng hệ thống tự động để gửi email dựa trên hành vi hoặc sự kiện cụ thể của khách hàng. Danh sách email, lịch gửi, kịch bản và nội dung có thể lưu sẵn trên file dữ liệu của Base để có thể dễ dàng theo dõi, điều chỉnh mà không phải lập trình hoặc thiết lập phức tạp như trước đây. Doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng có thể sử dụng các giải pháp email marketing.
Yspace Team
Wiki là tính năng quan trọng trên Digital Workplace, cho phép tập hợp đường dẫn tắt (shortcut) của các file, thông tin, dữ liệu về một chỗ để phục vụ một nhu cầu sử dụng cụ thể, có thể là là phòng ban, dự án hoặc vị trí làm việc. Quá trình này giúp nhân viên nhanh chóng tiếp cận đúng khu vực chứa dữ liệu với đầy đủ file làm việc, không bị phân tán, không bị rối.
Yspace Team
Tên file thường có các phần chính: [Mã phòng ban]-[Mã chức năng]-[Số thứ tự]-[Năm]_[Nội dung chính của file] Mẫu cấu trúc: AAA-BBB-XX-YYYY_[Nội dung chính của file] AAA: Tên rút gọn phòng ban - bộ phận BBB: Tên rút gọn chức năng liên qua tới phòng ban XX: Số thứ tự, bắt đầu từ 01, dùng để sắp xếp vị trí và giúp nhớ tên file YYYY: Số năm, qua năm mới thì back up file cũ...
Yspace Team
- Tên folder cần được đặt theo thứ tự, rõ ràng và dễ nhớ, dễ sử dụng. - Mã folder sử dụng số, để các folder sắp xếp đúng số thứ tự. - Nếu là tên tiếng Anh thì tiện sử dụng, tên tiếng Việt thì nên viết không dấu. Folder chính: xx. Folder con level 1: x.x Folder con level 2: x.x.x.
Yspace Team
Các file là công cụ lưu trữ tài liệu chung của doanh nghiệp và theo tài khoản cá nhân, để mọi người xây dựng hệ thống dữ liệu làm việc và chia sẻ cho nhau để cùng phối hợp. Các doanh nghiệp thường sử dụng giải pháp lưu trữ trực tiếp trên máy tính. Sau này sử dụng các giải pháp online, cloud, nhưng vì không kiểm soát, nhân viên không được đào tạo, các quy chuẩn không có nên dần dần cũng gây rối.
Yspace Team
Lâu nay mọi người thường quen với bộ Office của Microsoft hoặc Google Drive và Google Docs. Đây chính là hệ thống quản lý tài liệu số (Digital Management System - DMS), giải pháp để lưu trữ, quản lý và theo dõi các tài liệu. DMS cho phép tổ chức tối ưu hóa quy trình làm việc liên quan đến tạo, phê duyệt, lưu trữ và tìm kiếm tài liệu.
Yspace Team
Với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, khi xây dựng hệ thống quản lý trên nền tảng Digital Workplace kết hợp No-code hoặc Low-code, doanh nghiệp phải tự xây dựng hệ thống file để chứa dữ liệu và xây dựng nội dung bên trong các file theo nhu cầu sử dụng thực tế. Đây là giai đoạn quan trọng, để dữ liệu nằm đúng chỗ, tiện chia sẻ, tiện phân quyền truy cập cho nhân viên.
Yspace Team
