Trong thời đại chuyển đổi số, việc quản lý và chia sẻ thông tin nội bộ một cách khoa học và hiệu quả là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất làm việc và tạo lợi thế cạnh tranh. Lark Wiki là một công cụ hữu ích, được tích hợp trong nền tảng Larksuite, giúp doanh nghiệp tổng hợp tất cả các tài liệu rời rạc, đồng thời sắp xếp chúng theo từng phòng ban, vị trí phù hợp với hệ thống làm việc của tổ chức. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Wiki trên Lark để tối ưu hóa việc quản lý tri thức nội bộ.

1. Tổng quan về Lark Wiki – Thư viện tri thức số cho doanh nghiệp

Lark Wiki là một tính năng mạnh mẽ trong Larksuite, được thiết kế như một thư viện tri thức nội bộ giúp doanh nghiệp lưu trữ, quản lý và chia sẻ thông tin một cách có cấu trúc và dễ dàng truy cập. Đây là không gian mở, nơi mọi thành viên trong công ty có thể đóng góp, chỉnh sửa và cập nhật các tài liệu, quy trình, hướng dẫn làm việc, tạo nên một kho dữ liệu tri thức phong phú và đồng bộ.

Điểm nổi bật của Lark Wiki bao gồm:

• Tập hợp tài liệu rời rạc từ nhiều nguồn khác nhau vào một hệ thống thống nhất.

• Sắp xếp tài liệu theo phòng ban, vị trí công việc, giúp dễ dàng tìm kiếm và sử dụng.

• Hỗ trợ đa dạng nội dung như văn bản, hình ảnh, video, giúp truyền tải thông tin sinh động và hiệu quả hơn.

• Tính năng kiểm soát quyền truy cập linh hoạt, đảm bảo bảo mật thông tin quan trọng.

• Cộng tác nhóm trực tiếp trên Wiki, giúp tăng cường tương tác và hiệu quả làm việc chung2.

2. Các bước cơ bản để sử dụng Wiki trên Lark hiệu quả

2.1 Tạo và quản lý không gian Wiki

Để bắt đầu sử dụng, quản trị viên cần tạo một không gian Wiki cho doanh nghiệp hoặc từng phòng ban. Sau khi tạo, quản trị viên có thể thêm thành viên, phân quyền chỉnh sửa hoặc xem theo vai trò cụ thể của từng người dùng.

2.2 Thêm thư mục và tạo trang Wiki mới

Người dùng có thể dễ dàng tạo thư mục mới trực tiếp trên Wiki để phân loại tài liệu theo chủ đề, phòng ban hoặc dự án. Việc tạo trang Wiki mới cũng rất đơn giản, cho phép nhập nội dung đa dạng như văn bản, hình ảnh, video hoặc các liên kết quan trọng.

2.3 Chuyển tài liệu từ không gian lưu trữ khác về Wiki

Lark Wiki hỗ trợ di chuyển các tài liệu từ các không gian lưu trữ khác như Lark Docs, hoặc các định dạng phổ biến như Word, Excel, CSV sang Wiki. Việc này giúp doanh nghiệp nhanh chóng tập trung toàn bộ dữ liệu vào một nơi duy nhất để quản lý và truy cập thuận tiện hơn.

Lưu ý khi chuyển tài liệu:

• Người dùng phải có quyền chỉnh sửa hoặc quản lý đối với Wiki hoặc thư mục đích.

• Các quyền cộng tác viên của tài liệu sẽ được cập nhật theo quyền của không gian Wiki mới.

• Nếu không có quyền, người dùng cần liên hệ với chủ sở hữu hoặc quản trị viên để được cấp quyền phù hợp.

2.4 Quản lý và chỉnh sửa nội dung Wiki

Lark Wiki cho phép người dùng theo dõi lịch sử chỉnh sửa, phục hồi phiên bản trước đó và phân loại thông tin theo nhiều tiêu chí khác nhau. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và cập nhật liên tục của tài liệu nội bộ.

3. Lợi ích khi sử dụng Wiki trên Lark trong doanh nghiệp

3.1 Tối ưu hóa quản lý tri thức và thông tin nội bộ

Việc sử dụng Lark Wiki giúp doanh nghiệp xây dựng một hệ thống quản lý tri thức tập trung, tránh tình trạng tài liệu bị rời rạc, thất lạc hoặc khó tìm kiếm. Nhờ đó, nhân viên dễ dàng truy cập và cập nhật thông tin cần thiết phục vụ công việc hàng ngày.

3.2 Nâng cao hiệu quả cộng tác nhóm

Tính năng cộng tác trực tiếp trên Wiki cho phép nhiều thành viên cùng chỉnh sửa, bổ sung nội dung theo thời gian thực. Điều này thúc đẩy sự tương tác, giảm thiểu sai sót và tăng tốc độ hoàn thành công việc nhóm.

3.3 Tiết kiệm thời gian và chi phí

Nhờ việc tập trung và sắp xếp tài liệu khoa học, nhân viên không mất nhiều thời gian tìm kiếm thông tin. Đồng thời, doanh nghiệp cũng giảm được chi phí chuyển giao tri thức và đào tạo nội bộ nhờ tài liệu được cập nhật liên tục và dễ dàng truy cập.

3.4 Bảo mật và kiểm soát quyền truy cập linh hoạt

Lark Wiki cho phép thiết lập quyền truy cập chi tiết cho từng thành viên hoặc nhóm, đảm bảo rằng thông tin nhạy cảm chỉ được chia sẻ với những người có thẩm quyền. Dữ liệu được đồng bộ và bảo mật an toàn trên nền tảng đám mây của Lark.

4. Mẹo sử dụng Wiki trên Lark hiệu quả

• Phân loại tài liệu rõ ràng: Tạo thư mục theo phòng ban, dự án hoặc chủ đề để dễ dàng quản lý và tìm kiếm.

• Sử dụng đa dạng nội dung: Kết hợp văn bản, hình ảnh, video để truyền tải thông tin sinh động, dễ hiểu.

• Thường xuyên cập nhật: Khuyến khích nhân viên đóng góp, chỉnh sửa để Wiki luôn là nguồn tri thức mới nhất.

• Phân quyền hợp lý: Đảm bảo mỗi người dùng chỉ truy cập và chỉnh sửa những nội dung phù hợp với vai trò của họ.

• Tận dụng tính năng lịch sử chỉnh sửa: Theo dõi và phục hồi các phiên bản trước để tránh mất mát dữ liệu quan trọng.

• Di chuyển tài liệu từ các nguồn khác: Chủ động chuyển các tài liệu rời rạc từ Lark Docs hoặc các công cụ khác về Wiki để tập trung quản lý.

5. Kết luận

Việc sử dụng Wiki trên Lark không chỉ giúp doanh nghiệp tổng hợp và sắp xếp tài liệu một cách khoa học mà còn nâng cao hiệu quả làm việc nhóm, tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý tri thức nội bộ. Đây là công cụ không thể thiếu trong hành trình chuyển đổi số và xây dựng văn hóa chia sẻ kiến thức bền vững trong doanh nghiệp hiện đại.