Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, ngành khách sạn đang chứng kiến làn sóng chuyển đổi số mạnh mẽ, giúp tối ưu quy trình vận hành, nâng cao trải nghiệm khách hàng và gia tăng lợi thế cạnh tranh. Từ việc triển khai các giải pháp CRM, PMS (Property Management System), đến ứng dụng nền tảng cộng tác như Lark hay Larksuite, việc “lên mây” không còn là lựa chọn mà đã trở thành xu thế tất yếu. Bài viết dưới đây sẽ phân tích chuyển đổi số lĩnh vực khách sạn qua từng phòng ban, đồng thời gợi ý cách triển khai Lark và lưu ý khi download Lark để khai thác tối đa lợi ích.

1. BAN GIÁM ĐỐC/QUẢN LÝ CẤP CAO

1.1. Vai trò trong chiến lược chuyển đổi số

Ban Giám đốc/Quản lý cấp cao là “đầu tàu” đưa ra tầm nhìn và chiến lược cho toàn bộ quá trình chuyển đổi số của khách sạn. Từ việc phê duyệt ngân sách đầu tư hệ thống, lên kế hoạch đào tạo nhân sự, cho đến việc đánh giá kết quả, tất cả đều cần sự chỉ đạo và theo dõi sát sao của đội ngũ cấp cao.

1.2. Lợi ích khi áp dụng Lark và Larksuite

• Quản trị dữ liệu tập trung: Nhờ Lark, Ban Giám đốc có thể dễ dàng tiếp cận báo cáo tài chính, hiệu suất bán phòng, hiệu quả marketing… được cập nhật tức thời.
• Ra quyết định nhanh: Nhóm chat riêng (hoặc kênh thảo luận bảo mật) cho phép quản lý cấp cao trao đổi, phê duyệt chính sách hoặc chiến dịch mới mọi lúc mọi nơi.
• Minh bạch & kiểm soát: Khả năng phân quyền giúp Ban Giám đốc nắm được ai chịu trách nhiệm bộ phận nào, theo dõi tiến độ từng dự án chuyển đổi số, đảm bảo tính nhất quán trong vận hành.

1.3. Các yếu tố then chốt để thành công

• Cam kết nguồn lực: Xác định rõ ngân sách, thời gian, con người cho việc triển khai Lark và các giải pháp số khác.
• Quy trình đổi mới: Ban Giám đốc cần xây dựng lộ trình chuyển đổi rõ ràng, khuyến khích tinh thần học hỏi, liên tục cải tiến để giữ vững năng lực cạnh tranh.

2. BỘ PHẬN LỄ TÂN (FRONT OFFICE)

2.1. Chuyển đổi số trong check-in/check-out

Lễ tân là nơi khách tiếp xúc đầu tiên khi đến khách sạn. Với sự hỗ trợ của các giải pháp PMS kết nối trực tiếp qua Lark, thông tin đặt phòng, yêu cầu đặc biệt, lịch check-in/check-out được đồng bộ real-time. Nhờ vậy, nhân viên lễ tân tiết kiệm thời gian tra cứu, tránh lỗi nhập liệu, nâng cao sự chuyên nghiệp.

2.2. Tích hợp Lark trong giao tiếp nội bộ

• Phân công nhiệm vụ: Lễ tân có thể tạo “task” trong Larksuite để giao cho nhân viên buồng phòng, kỹ thuật, đảm bảo kịp thời giải quyết vấn đề khách yêu cầu (đặt thêm giường phụ, sửa điều hòa…).
• Nhóm chat khẩn cấp: Khi phát sinh sự cố, lễ tân lập tức thông báo cho bộ phận liên quan qua tin nhắn nội bộ trong Lark, giảm thiểu độ trễ, gia tăng sự hài lòng của khách.

2.3. Tương tác với khách

Bên cạnh việc hỗ trợ đặt phòng trực tuyến, lễ tân có thể sử dụng công cụ chat tích hợp hoặc chatbot (nếu khách sạn sử dụng CRM thông qua Download Lark) để giải đáp thắc mắc ngay trên website, fanpage, hoặc ứng dụng di động. Điều này góp phần cá nhân hóa trải nghiệm, nâng cao tỷ lệ chốt đơn đặt phòng.

3. BUỒNG PHÒNG (HOUSEKEEPING), KHU VỰC CÔNG CỘNG

3.1. Lên lịch & Quản lý nhân sự buồng phòng

Trong giai đoạn cao điểm, lượng phòng cần dọn dẹp tăng mạnh. Nhờ chuyển đổi số lĩnh vực khách sạn, trưởng bộ phận buồng phòng có thể:

• Tự động phân ca: Sử dụng bảng phân ca được đồng bộ trên Lark giúp cả nhóm nắm rõ lịch làm việc, hạn chế tình trạng thiếu/đủ người.
• Theo dõi tiến độ dọn phòng: Mỗi khi nhân viên hoàn thành, hệ thống cập nhật trạng thái “done”, thông báo cho lễ tân để sẵn sàng đón khách mới.

3.2. Kiểm kê minibar & vật phẩm

• Nhập liệu tức thời: Mọi hạng mục (khăn, ga giường, đồ uống…) tiêu hao được cập nhật trong Larksuite, truyền dữ liệu sang bộ phận kho, kế toán để lập tức kiểm soát chi phí, tránh thất thoát.
• Quy trình vệ sinh chuẩn: Các bước dọn phòng, sát khuẩn, thay ga… được chuẩn hóa thành SOP (Standard Operating Procedure) có thể lưu trữ trên Lark. Nhân viên mới chỉ cần mở tài liệu là nắm vững quy trình.

3.3. Vệ sinh khu vực chung & giặt ủi

Đối với các dịch vụ giặt ủi (laundry), vệ sinh hành lang, sảnh, bể bơi… thông qua triển khai Lark, bộ phận Housekeeping nhận yêu cầu và phản hồi nhanh chóng, tránh chồng chéo công việc và đảm bảo chất lượng dịch vụ đồng nhất.

4. BỘ PHẬN NHÀ HÀNG/BẾP (F&B)

4.1. Quản lý nguyên liệu & định mức

Nhà hàng/Bếp không chỉ cung cấp bữa ăn cho khách lưu trú, mà còn tham gia phục vụ tiệc, hội nghị, sự kiện. Các giải pháp Lark giúp:

• Cập nhật kho thực phẩm: Số lượng nhập, xuất, tồn, hạn sử dụng nguyên liệu được quản lý tập trung. Khi sắp hết hàng, bếp trưởng hoặc quản lý nhận cảnh báo để kịp thời bổ sung.
• Định mức tiêu hao: Tính toán khẩu phần ăn cho từng món, kiểm soát mức độ hao hụt thực phẩm, tối ưu chi phí F&B.

4.2. Phối hợp với các bộ phận khác

• Tiệc & hội nghị: Nếu phòng Sales & Marketing chốt được hợp đồng tổ chức tiệc, bếp trưởng sẽ nhận thông tin (số khách, thực đơn, thời gian) qua Larksuite, dễ dàng lên kế hoạch chuẩn bị.
• Cập nhật hóa đơn khách: Khi khách sử dụng dịch vụ F&B, dữ liệu tự động “đẩy” vào hệ thống, đồng bộ với Lễ tân và Kế toán, đảm bảo việc thanh toán tại quầy check-out diễn ra suôn sẻ.

4.3. Bảo đảm chất lượng & an toàn thực phẩm

SOP về an toàn vệ sinh thực phẩm được lưu trữ trong hệ thống, nhân viên Bếp có thể tra cứu tức thời, tránh sai sót. Các quy trình bảo quản, kiểm định chất lượng cũng được theo dõi, báo cáo bằng biểu mẫu trong Lark, tăng tính minh bạch.

5. BỘ PHẬN KỸ THUẬT/BẢO TRÌ (MAINTENANCE/ENGINEERING)

5.1. Bảo trì định kỳ & Quản lý tài sản

Trong khách sạn, việc duy trì hệ thống điện, nước, điều hòa, PCCC… vận hành tốt là cực kỳ quan trọng. Với Larksuite:

• Lên lịch bảo trì: Các lịch bảo trì định kỳ được thiết lập, hệ thống tự động nhắc nhở kỹ thuật viên tránh bỏ sót hoặc trùng lịch.
• Kiểm soát tài sản: Mỗi hạng mục (thiết bị lạnh, máy bơm, đường ống…) được gán mã, khi có hư hỏng cần thay thế, nhân viên cập nhật lên Lark, tạo báo cáo để Ban Giám đốc phê duyệt chi phí nhanh chóng.

5.2. Xử lý sự cố khẩn cấp

Khi một phòng bị rò rỉ nước, hỏng điều hòa, lễ tân hoặc nhân viên buồng phòng có thể lập tức “tag” bộ phận kỹ thuật trên Lark, cung cấp hình ảnh, mô tả sự cố. Nhờ đó, đội bảo trì tiến hành sửa chữa kịp thời, giảm tối đa thời gian chờ của khách.

5.3. Liên kết các bộ phận liên quan

Dữ liệu bảo trì cũng tác động đến tài chính và kế toán. Khi chuyển đổi số lĩnh vực khách sạn, thông tin về chi phí vật tư, dịch vụ sửa chữa được “đẩy” sang phòng Tài chính – Kế toán theo thời gian thực, tránh thất thoát và minh bạch ngân sách.

6. PHÒNG MARKETING & BÁN HÀNG (SALES & MARKETING)

6.1. Quản lý kênh bán phòng & Khuyến mãi

• OTA (Online Travel Agencies): Booking, Agoda, Traveloka… Khi phòng Marketing thay đổi giá, chương trình giảm giá, thông tin sẽ được đồng bộ đến lễ tân, tránh tình trạng sai lệch giá trên từng kênh.
• Quảng cáo đa kênh: Facebook, Google, Email Marketing… Bộ phận Marketing có thể sử dụng Larksuite để chia sẻ ý tưởng, nội dung, phê duyệt ấn phẩm. Sau đó, các chiến dịch tung ra đúng tiến độ, nhất quán về hình ảnh.

6.2. Tổ chức sự kiện và chương trình khách hàng thân thiết

• Sự kiện/hội nghị: Khi bán hàng chốt hợp đồng sự kiện, thông tin (số người tham dự, chi phí, setup) được chia sẻ với F&B, Kỹ thuật, Lễ tân qua Lark. Tất cả phòng ban phối hợp nhịp nhàng, hạn chế thiếu sót.
• Loyalty Marketing: Chương trình thẻ thành viên, tích điểm, giảm giá… Thông qua triển khai Lark, bộ phận Marketing nắm được dữ liệu khách hàng trung thành, gửi khuyến mãi cá nhân hóa, duy trì mối quan hệ lâu dài.

6.3. Phân tích dữ liệu & Báo cáo

Chuyển đổi số cho phép phòng Marketing thu thập dữ liệu khách hàng (nhu cầu, mức chi tiêu, lịch sử đặt phòng) và hiệu quả chiến dịch (tỷ lệ click, lượt đặt phòng từ quảng cáo…). Nhờ Larksuite, báo cáo được hiển thị ở dạng bảng, biểu đồ cập nhật liên tục, giúp đội ngũ Marketing điều chỉnh chiến lược kịp thời.

7. PHÒNG TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN

7.1. Cấu trúc tài chính & Kiểm soát chi phí

Phòng Tài chính – Kế toán giám sát dòng tiền của khách sạn, bao gồm chi phí cố định (thuê mặt bằng, trang thiết bị) và chi phí biến đổi (lương nhân viên, F&B, điện nước…). Khi download Lark và đồng bộ với phần mềm kế toán, các khoản doanh thu, chi phí được ghi nhận tức thì, hạn chế trùng lặp hoặc sai sót.

7.2. Báo cáo & Phân tích

• Báo cáo từng team: Mỗi bộ phận (Lễ tân, Buồng phòng, F&B…) gửi số liệu chi phí, doanh thu theo tuần/tháng trong Lark.
• Đối chiếu thực tế – kế hoạch: Nhờ dữ liệu tập trung, kế toán dễ dàng so sánh Occupancy, ADR, RevPAR với mục tiêu đề ra. Ban Giám đốc cũng nhanh chóng nắm được tình hình để đưa ra quyết định kịp thời.

7.3. Quản lý công nợ & Đối tác

Hệ thống Larksuite có thể tích hợp biểu mẫu hoặc module lưu trữ hợp đồng với nhà cung cấp, đối tác du lịch. Việc theo dõi công nợ, hạn thanh toán, tách biệt từng dự án… trở nên đơn giản hơn, tránh tình trạng quá hạn hoặc nhầm lẫn thanh toán.

8. PHÒNG NHÂN SỰ (HR)

8.1. Tuyển dụng & Đào tạo

Phòng Nhân sự đóng vai trò quan trọng trong chuyển đổi số lĩnh vực khách sạn:

• Tuyển dụng online: Đăng tin trên website, mạng xã hội, liên kết với Lark để sắp xếp phỏng vấn video, giảm thời gian chờ.
• Đào tạo nội bộ: SOP, quy trình phục vụ, vệ sinh, an toàn… có thể lưu trữ dưới dạng tài liệu, video hướng dẫn trong Larksuite. Nhân viên mới tiếp cận mọi lúc, mọi nơi.

8.2. Chấm công & Quản lý lương

• Chấm công điện tử: Nhân sự có thể quét vân tay hoặc check-in ca làm việc trên các thiết bị tích hợp, dữ liệu nhập thẳng vào hệ thống, Lark đồng bộ thông tin.
• Tính lương tự động: Giờ làm, phụ cấp, ca đêm, overtime… đều được phần mềm xử lý, hạn chế sai sót, tiết kiệm công sức phòng Nhân sự và Kế toán.

8.3. Gắn kết nội bộ & Văn hóa doanh nghiệp

Nhờ triển khai Lark, phòng Nhân sự có thể tạo các nhóm hoạt động (teambuilding, sinh nhật, khen thưởng…), khuyến khích nhân viên tương tác, tạo cảm giác gắn bó. Môi trường trao đổi cởi mở, hỗ trợ đào tạo chéo kỹ năng giữa các bộ phận cũng được khuyến khích.

9. PHÒNG AN NINH (SECURITY)

9.1. Kiểm soát ra vào & Giám sát an ninh

Bộ phận An ninh phụ trách bảo vệ khách, nhân viên, tài sản. Nhờ chuyển đổi số, Camera giám sát có thể liên kết với hệ thống để gửi cảnh báo. Khi phát hiện tình huống bất thường, nhân viên An ninh “tag” các bộ phận liên quan trên Lark để phối hợp giải quyết.

9.2. Quản lý dữ liệu khách ra vào

Thông tin khách ra vào sự kiện, hội nghị… được lưu trữ, đối chiếu với danh sách phòng, hạn chế tối đa rủi ro. Khi có thay đổi đột xuất (ví dụ, một nhóm khách thay đổi lịch tham dự), An ninh cùng Lễ tân cập nhật ngay trên Larksuite, bảo đảm tính thống nhất.

9.3. Phối hợp khẩn cấp

Trường hợp hỏa hoạn, mất an ninh, bộ phận Security có thể kích hoạt “chế độ khẩn cấp” trong Lark, gửi tin nhắn đồng loạt đến Ban Giám đốc, Kỹ thuật, Lễ tân… Nhờ cơ chế này, khách sạn phản ứng nhanh, giảm thiểu thiệt hại và bảo vệ uy tín thương hiệu.

KẾT LUẬN

Chuyển đổi số lĩnh vực khách sạn đã mở ra cơ hội to lớn cho doanh nghiệp trong việc nâng cao hiệu quả quản lý, tối ưu chi phí, và quan trọng nhất là đem đến trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng. Từng phòng ban – từ Ban Giám đốc, Lễ tân, Buồng phòng, Nhà hàng/Bếp, Kỹ thuật/Bảo trì, Marketing & Bán hàng, Tài chính – Kế toán, Nhân sự đến An ninh – đều có thể ứng dụng các giải pháp Lark và Larksuite để giao tiếp, phối hợp mượt mà hơn.

Quá trình triển khai Lark không chỉ dừng ở khâu “lắp ráp công nghệ”, mà còn đòi hỏi sự thay đổi về tư duy và tổ chức. Mọi bộ phận cần hiểu rõ vai trò của mình, đồng thời phối hợp chặt chẽ dưới sự định hướng của Ban Giám đốc/Quản lý cấp cao. Đừng quên “nuôi dưỡng” văn hóa đổi mới liên tục, bồi dưỡng kỹ năng cho nhân viên, và luôn cập nhật Download Lark phiên bản mới nhất để hưởng trọn tính năng ưu việt.

Tương lai ngành khách sạn sẽ gắn liền với sự phát triển của công nghệ và dịch vụ, nơi khách sạn nào “đi trước đón đầu”, triển khai chuyển đổi số toàn diện, sẽ vươn lên khẳng định vị thế. Hãy bắt đầu với những bước cơ bản: số hóa quy trình, truyền thông nội bộ qua Lark, tối ưu dữ liệu khách hàng, và liên tục cải thiện chất lượng dịch vụ. Đây chính là bí quyết để chinh phục trái tim của khách, mở ra cánh cửa thành công lâu dài cho doanh nghiệp.