Trong thời đại chuyển đổi số hiện nay, việc số hóa và tập trung dữ liệu đang trở thành yếu tố sống còn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa vận hành và nâng cao năng suất. Với các doanh nghiệp trong lĩnh vực du lịch – ngành nghề đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa nhiều bộ phận như kinh doanh, chăm sóc khách hàng, hướng dẫn viên, nhân sự, kế toán… – việc quản lý dữ liệu phân tán giữa các bộ phận là một thách thức lớn. Bài viết này sẽ giới thiệu giải pháp quản lý toàn diện mọi dữ liệu trên một file Base, tích hợp mạnh mẽ cùng nền tảng Lark, nhằm mang đến sự liền mạch, chính xác và hiệu quả trong quản trị.

Tại sao doanh nghiệp du lịch cần một hệ thống quản lý dữ liệu tập trung?

Thực trạng phân mảnh dữ liệu tại các doanh nghiệp

Hầu hết các doanh nghiệp trong lĩnh vực du lịch hiện nay đang đối mặt với tình trạng dữ liệu bị phân tán ở nhiều nơi: từ Excel nội bộ, phần mềm kế toán, email, cho đến các hệ thống đặt tour riêng lẻ. Điều này dẫn đến:

• Khó khăn trong việc tổng hợp và phân tích số liệu

• Thông tin dễ bị trùng lặp hoặc sai lệch

• Mất thời gian trao đổi giữa các phòng ban

• Quy trình xử lý không liền mạch, ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng

Lợi ích của việc quản lý dữ liệu tập trung trên một file Base

Khi tất cả dữ liệu được tập trung vào một file Base trên nền tảng Lark, doanh nghiệp có thể:

• Liên kết chặt chẽ thông tin giữa các bộ phận: Nhân sự, khách hàng, đối tác, lịch tour, hợp đồng, chi phí… tất cả nằm trong một hệ thống duy nhất.

• Tiết kiệm thời gian xử lý dữ liệu: Không cần tìm kiếm hoặc nhập lại thông tin ở nhiều nơi.

• Tăng hiệu quả vận hành: Mọi bộ phận cùng làm việc trên một hệ thống, giảm thiểu rào cản giao tiếp.

• Dễ dàng đánh giá hiệu suất: Kết nối dữ liệu giúp doanh nghiệp dễ dàng tính toán KPI, hiệu quả làm việc và hoa hồng.

Ứng dụng Base trong quản lý phòng ban du lịch

Tích hợp đa dạng bảng dữ liệu

Trong một file Base, bạn có thể tạo các bảng tương ứng với các lĩnh vực quản lý như:

• Khách hàng: Thông tin liên hệ, lịch sử sử dụng dịch vụ, phản hồi, phân loại theo quốc tịch, sở thích, kênh tiếp cận.

• Nhân sự: Hồ sơ, năng lực, lịch trình công tác, kết quả đánh giá, liên kết với tour mà nhân sự đó đã phụ trách.

• Kinh doanh: Danh sách tour đã bán, báo giá, doanh thu, KPI từng nhân viên.

• Tiếp thị: Chiến dịch marketing, nguồn khách hàng, tỉ lệ chuyển đổi.

• Đối tác: Khách sạn, nhà hàng, phương tiện vận chuyển, hướng dẫn viên cộng tác.

Mỗi bảng dữ liệu có thể liên kết với nhau một cách logic và có thể tùy chỉnh dễ dàng bằng thao tác kéo-thả trong Lark Base.

Liên kết thông minh giữa các dữ liệu

Lark Base hỗ trợ việc thiết lập quan hệ giữa các bảng, ví dụ:

• Dữ liệu khách hàng được gắn với nhân sự phụ trách, cho phép truy xuất nhanh lịch sử chăm sóc, xử lý tình huống.

• Tour có thể liên kết với cả đối tác cung cấp dịch vụ và nhân sự thực hiện.

• Hệ thống kế toán có thể kết nối với bảng kinh doanh để thống kê công nợ, doanh thu, chi phí theo từng tour cụ thể.

Tất cả giúp tạo nên một hệ sinh thái dữ liệu thống nhất và xuyên suốt.

Quản lý hiệu quả hơn nhờ tích hợp Lark

Giao diện thân thiện, đồng bộ trong hệ sinh thái Lark

Lark Base là một phần không thể tách rời của hệ sinh thái Lark, nơi hội tụ các công cụ văn phòng hiện đại như:

• Lark Docs – tạo tài liệu

• Lark Sheets – bảng tính

• Lark Calendar – quản lý lịch trình

• Lark Messenger – nhắn tin nội bộ

• Lark Approval – phê duyệt nhanh

Với khả năng tích hợp liền mạch, người dùng có thể chuyển dữ liệu từ Lark Base sang Docs để viết báo cáo, sử dụng Messenger để trao đổi trực tiếp về một bản ghi, hay đặt lịch hẹn chăm sóc khách ngay từ Base sang Calendar.

Tự động hóa quy trình với Lark

Một điểm mạnh vượt trội nữa của Lark là khả năng thiết lập workflow tự động. Ví dụ:

• Khi nhân viên kinh doanh cập nhật hợp đồng mới → Hệ thống tự động gửi thông báo cho phòng kế toán để lập hóa đơn.

• Khi tour sắp khởi hành → Tự động gửi checklist chuẩn bị cho bộ phận vận hành và thông báo cho hướng dẫn viên.

• Khi khách hàng phản hồi không hài lòng → Thông tin được tự động chuyển đến bộ phận chăm sóc để xử lý nhanh.

Tất cả đều có thể thiết lập dễ dàng thông qua giao diện kéo-thả của Lark Automation.

Case study: Một công ty du lịch vừa và nhỏ ứng dụng Lark Base thành công

Công ty Du lịch Ánh Dương với quy mô khoảng 30 nhân sự đã áp dụng Lark Base để quản lý toàn bộ hoạt động vận hành. Sau 3 tháng sử dụng, họ đạt được:

• Tăng 40% tốc độ xử lý tour: nhờ dữ liệu được cập nhật và đồng bộ giữa các phòng ban.

• Giảm 70% thời gian lập báo cáo: báo cáo tổng hợp tự động từ dữ liệu trên Base.

• Tăng độ hài lòng của khách hàng lên 92%: do mọi yêu cầu đều được ghi nhận và phản hồi đúng người, đúng thời điểm.

• Giảm thiểu sai sót nội bộ: tránh trùng lặp thông tin, nhầm lẫn giữa tour, khách hoặc hướng dẫn viên.

Hướng dẫn bắt đầu sử dụng Lark Base cho doanh nghiệp du lịch

Bước 1: Xác định các loại dữ liệu cần quản lý

Liệt kê các phòng ban, đầu việc và dạng dữ liệu thường xuyên xử lý như: khách hàng, tour, chi phí, nhân sự, đối tác.

Bước 2: Thiết kế bảng dữ liệu trên Lark Base

Tạo các bảng phù hợp cho từng loại thông tin, sử dụng tính năng liên kết để kết nối các bảng với nhau.

Bước 3: Phân quyền cho nhân sự

Lark Base cho phép phân quyền chi tiết theo vai trò: ai được xem, ai được chỉnh sửa, ai được tạo bản ghi mới…

Bước 4: Đào tạo và đồng bộ quy trình

Hướng dẫn nhân viên sử dụng Base, thiết lập quy trình nội bộ rõ ràng, đồng thời tích hợp với các công cụ khác trong hệ sinh thái Lark để tăng hiệu quả.

Kết luận

Việc sử dụng Lark Base để quản lý toàn bộ dữ liệu các phòng ban trong lĩnh vực du lịch không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót mà còn nâng cao hiệu suất làm việc và sự chuyên nghiệp. Với khả năng liên kết chặt chẽ các thông tin, tích hợp linh hoạt và quy trình tự động, Lark đang là giải pháp chuyển đổi số tối ưu cho mọi doanh nghiệp du lịch hiện đại.

Hãy bắt đầu hành trình số hóa quy trình vận hành của bạn với Lark ngay hôm nay.