Với Larksuite (Lark), một nền tảng được thiết kế để hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc quản lý công việc, quy trình, và giao tiếp, bộ phận tài chính - kế toán có thể tự động hóa nhiều công đoạn trong quá trình chi tiền mặt. Từ đó, giúp giảm thiểu lỗi thủ công và đảm bảo mọi giao dịch được ghi nhận đầy đủ, nhanh chóng và chính xác.

Tại sao phải chuyển đổi số cho bộ phận tài chính - kế toán?

Tối ưu hóa quy trình làm việc

Bộ phận tài chính - kế toán thường phải đối mặt với khối lượng công việc lớn và phức tạp, đặc biệt là khi quản lý các quy trình chi tiền mặt. Việc chuyển đổi số với các công cụ như Lark Base, Lark Approval, và Lark Download giúp tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu lỗi do thao tác thủ công và cải thiện hiệu suất công việc.

Minh bạch và kiểm soát tốt hơn

Một trong những vấn đề lớn nhất trong quy trình truyền thống là thiếu sự minh bạch và kiểm soát. Khi áp dụng các giải pháp kỹ thuật số, mọi bước trong quy trình chi tiền mặt đều được ghi lại chi tiết. Các công cụ như Lark Approval giúp việc duyệt chi trở nên rõ ràng và có thể theo dõi dễ dàng. Đồng thời, việc lưu trữ và truy xuất thông tin chi tiết trở nên đơn giản hơn rất nhiều.

Tăng tính chính xác và tiết kiệm thời gian

Nhờ vào việc tự động hóa quy trình, các công cụ số hóa giúp giảm thiểu tối đa các lỗi sai sót do nhập liệu và tính toán sai. Điều này không chỉ giúp tăng tính chính xác trong từng giao dịch mà còn tiết kiệm thời gian cho bộ phận tài chính - kế toán trong việc thực hiện và xử lý các yêu cầu chi tiền mặt.

Quy trình chi tiền mặt của bộ phận tài chính - kế toán

Dưới đây là mô tả chi tiết về quy trình chi tiền mặt của bộ phận tài chính - kế toán khi áp dụng công nghệ số hóa, cụ thể với Larksuite:

1. Vai trò của các nhân sự trong từng giai đoạn

Trong quy trình chi tiền mặt, mỗi bộ phận và cá nhân đều đóng vai trò quan trọng. Quy trình này không thể hoàn thành một cách hiệu quả nếu thiếu sự phối hợp giữa các nhân sự liên quan, bao gồm người đề nghị, kế toán trưởng (KTT), giám đốc (GD), và thủ quỹ (TQ). Mỗi giai đoạn của quy trình đều có những nhiệm vụ và trách nhiệm riêng:

• Người đề nghị: Đây là người khởi tạo quy trình bằng cách lập giấy đề nghị thanh toán hoặc tạm ứng. Sau đó, chuyển giấy đề nghị cho Kế toán trưởng (KTT) để tiếp tục xử lý.
• Kế toán trưởng (KTT): KTT tiếp nhận đề nghị và lập phiếu chi, sau đó chuyển cho giám đốc (GD) ký duyệt. Nếu phiếu chi hợp lệ, GD sẽ trả lại cho KTT để hoàn tất quy trình.
• Giám đốc (GD): Vai trò của GD là xem xét và ký duyệt phiếu chi. Nếu không hợp lệ, GD có thể yêu cầu điều chỉnh, hoặc nếu hợp lệ, GD sẽ ký và trả lại cho KTT để thực hiện việc chi tiền.
• Thủ quỹ (TQ): Sau khi phiếu chi được duyệt, TQ sẽ tiến hành chi tiền cho người đề nghị và ghi sổ theo dõi. Điều này đảm bảo mọi giao dịch tiền mặt đều được ghi nhận đầy đủ và chính xác.

2. Các giai đoạn trong quy trình

• Giai đoạn lập đề nghị: Người đề nghị lập giấy đề nghị thanh toán hoặc tạm ứng, chuyển cho KTT để xử lý.
• Giai đoạn lập phiếu chi: KTT nhận đề nghị, lập phiếu chi và chuyển lên giám đốc ký duyệt.
• Giai đoạn xét duyệt: Giám đốc xem xét và ký duyệt phiếu chi. Nếu hợp lệ, GD sẽ trả lại cho KTT. Nếu không, phiếu chi sẽ được yêu cầu điều chỉnh.
• Giai đoạn ký duyệt: Sau khi ký duyệt, phiếu chi được chuyển đến thủ quỹ để thực hiện chi tiền.
• Giai đoạn chi tiền: Thủ quỹ chi tiền cho người đề nghị và ghi nhận vào sổ sách.
• Giai đoạn ghi sổ: Sau khi chi tiền, KTT lưu trữ các chứng từ và ghi nhận vào sổ sách chính thức.

3. Áp dụng Larksuite vào quy trình

Với Larksuite, quy trình này có thể được tự động hóa và trở nên hiệu quả hơn thông qua các công cụ như:

• Lark Base: Giúp quản lý dữ liệu tài chính và thông tin liên quan đến các khoản chi một cách chi tiết và minh bạch.
• Lark Approval: Hỗ trợ việc duyệt chi, giảm thiểu thời gian chờ đợi giữa các bên liên quan. Giám đốc và kế toán trưởng có thể ký duyệt trực tiếp trên nền tảng, tiết kiệm thời gian và tăng tính minh bạch.
• Lark Download: Giúp lưu trữ và truy xuất các thông tin chi tiền mặt một cách dễ dàng. Các báo cáo và tài liệu liên quan có thể được tải xuống và lưu trữ để theo dõi trong tương lai.

4. Kết quả khi chuyển đổi số với Larksuite

Việc áp dụng Larksuite vào quy trình chi tiền mặt không chỉ giúp bộ phận tài chính - kế toán làm việc hiệu quả hơn mà còn giúp giảm thiểu các lỗi phát sinh từ quy trình thủ công. Từ đó, doanh nghiệp có thể cải thiện khả năng kiểm soát tài chính, đảm bảo mọi giao dịch đều được thực hiện một cách minh bạch và chính xác. Đồng thời, việc tiết kiệm thời gian trong các bước xét duyệt và chi tiền cũng giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh hơn với các nhu cầu tài chính nội bộ.

Tổng kết

Chuyển đổi số là bước tiến không thể thiếu trong thời đại công nghệ hiện nay, và bộ phận tài chính - kế toán là một trong những bộ phận cần áp dụng nhanh chóng để tối ưu hóa quy trình làm việc. Việc triển khai Larksuite trong quy trình chi tiền mặt giúp nâng cao hiệu quả, minh bạch và tính chính xác trong công việc. Không chỉ giúp các nhân sự thực hiện công việc nhanh chóng, mà còn mang lại sự an tâm và kiểm soát tốt hơn cho ban lãnh đạo trong việc quản lý tài chính.