Trong môi trường doanh nghiệp hiện đại, việc quản lý công việc và giao nhiệm vụ cho nhân sự một cách nhanh chóng, chính xác là yếu tố then chốt giúp nâng cao hiệu suất làm việc. Lark Task và Lark Docs là hai công cụ mạnh mẽ trong hệ sinh thái Lark Suite, hỗ trợ doanh nghiệp đồng bộ hóa công việc một cách liền mạch và tiện lợi. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng tính năng giao việc ngay trong Docs và đồng bộ tự động sang Task cá nhân, giúp quản lý và nhân sự dễ dàng theo dõi tiến độ công việc.

Tính năng đồng bộ công việc giữa Lark Docs và Lark Task

Giao việc trực tiếp trên Lark Docs

Khác với các công cụ quản lý công việc truyền thống, Lark Docs cho phép quản lý có thể giao nhiệm vụ ngay trong tài liệu đang soạn thảo. Ví dụ, trong biên bản cuộc họp hoặc bản kế hoạch dự án, bạn có thể tạo danh sách việc cần làm, sau đó gán nhiệm vụ cụ thể cho từng nhân sự ngay trên tài liệu đó.

Điểm nổi bật là khi giao việc trên Docs, các nhiệm vụ này sẽ tự động được đồng bộ và thêm vào Task cá nhân của từng nhân sự được giao, giúp họ nhận thông báo và theo dõi công việc dễ dàng hơn mà không cần chuyển đổi qua lại nhiều ứng dụng.

Đồng bộ hóa tác vụ nhanh chóng và chính xác

Khi tạo danh sách công việc trong Lark Docs, bạn có thể kích hoạt tính năng đồng bộ hóa với Lark Task chỉ bằng một thao tác đơn giản: rê chuột vào phần nhiệm vụ, chọn “Đồng bộ hóa với tác vụ” để chuyển đổi các đầu việc thành các tác vụ trong hệ thống quản lý công việc của Lark Task.

Tính năng này cho phép bạn:

• Giao việc cho từng cá nhân với tên người thực hiện rõ ràng.

• Thiết lập thời hạn hoàn thành và nhắc nhở tự động.

• Thêm người theo dõi để cập nhật tiến độ và hỗ trợ khi cần thiết.

• Theo dõi công việc ngay trong giao diện Task với các chi tiết như link tài liệu gốc, mô tả công việc, và trạng thái thực hiện.

Lợi ích khi sử dụng đồng bộ Lark Task và Docs trong doanh nghiệp

1. Tăng cường hiệu quả giao việc và theo dõi tiến độ

Việc giao nhiệm vụ ngay trong tài liệu giúp giảm thiểu sai sót, tránh bỏ sót công việc vì tất cả đều được ghi nhận rõ ràng trong biên bản hoặc kế hoạch. Nhân sự nhận việc sẽ có thông báo tức thì trong Lark Task, từ đó dễ dàng cập nhật tiến độ và hoàn thành đúng hạn.

2. Tiết kiệm thời gian và nâng cao sự phối hợp nhóm

Thay vì phải sao chép danh sách công việc từ tài liệu sang phần mềm quản lý công việc hoặc gửi email, Lark cho phép đồng bộ tự động, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu thao tác thủ công. Đồng thời, mọi người trong nhóm có thể cùng truy cập tài liệu và xem các nhiệm vụ được giao, tạo sự minh bạch và phối hợp hiệu quả.

3. Quản lý công việc mọi lúc mọi nơi

Lark Task được thiết kế để truy cập và quản lý công việc từ bất kỳ thiết bị nào, dù là máy tính hay điện thoại, giúp nhân sự và quản lý có thể theo dõi và cập nhật công việc linh hoạt, không bị gián đoạn dù ở bất kỳ đâu.

Hướng dẫn chi tiết sử dụng tính năng đồng bộ công việc giữa Lark Docs và Lark Task

Bước 1: Tạo danh sách công việc trong Lark Docs

• Mở tài liệu Lark Docs liên quan đến dự án hoặc cuộc họp.

• Soạn thảo danh sách việc cần làm dưới dạng checklist hoặc bullet points.

• Mỗi đầu việc nên rõ ràng, cụ thể để dễ dàng giao nhiệm vụ.

Bước 2: Giao nhiệm vụ và đồng bộ sang Lark Task

• Di chuột vào đầu việc cần giao, bạn sẽ thấy biểu tượng “+” hoặc tùy chọn “Đồng bộ hóa với tác vụ”.

• Chọn tính năng đồng bộ để mở giao diện giao việc.

• Nhập tên người được giao, thiết lập thời hạn hoàn thành và thêm mô tả nếu cần.

• Xác nhận để nhiệm vụ được tạo tự động trong Lark Task của người đó.

Bước 3: Theo dõi và quản lý công việc trong Lark Task

• Người được giao việc sẽ nhận thông báo và thấy nhiệm vụ trong danh sách công việc cá nhân.

• Quản lý và nhân sự có thể cập nhật trạng thái, thêm bình luận hoặc đính kèm tài liệu liên quan.

• Tính năng nhắc nhở tự động giúp đảm bảo tiến độ không bị trễ hạn.

Bước 4: Đồng bộ và cập nhật liên tục

• Mọi thay đổi trong nhiệm vụ trên Lark Task sẽ được phản ánh lại trong tài liệu nếu cần.

• Quản lý có thể dễ dàng kiểm tra tiến độ tổng thể ngay trong Task hoặc quay lại tài liệu để xem chi tiết.

Ứng dụng thực tế của đồng bộ công việc trong doanh nghiệp

Giao việc ngay trên biên bản cuộc họp

Trong các cuộc họp, sau khi thảo luận và ghi chú các đầu việc, quản lý có thể ngay lập tức giao nhiệm vụ cho từng nhân sự trên chính biên bản cuộc họp đó. Điều này giúp việc chuyển giao công việc diễn ra nhanh chóng, tránh quên nhiệm vụ và đảm bảo mọi người hiểu rõ trách nhiệm của mình.

Giao việc trên bản kế hoạch dự án

Khi lập kế hoạch dự án, các đầu mục công việc có thể được phân bổ cho từng thành viên ngay trên tài liệu kế hoạch. Nhân sự có thể theo dõi tiến độ thực hiện từng phần việc trong Lark Task, giúp quản lý dễ dàng kiểm soát tiến độ tổng thể và điều chỉnh kịp thời khi cần.

Kết luận

Việc sử dụng đồng bộ giữa Lark Task và Lark Docs là giải pháp quản lý công việc hiện đại, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình giao việc, theo dõi tiến độ và phối hợp nhóm hiệu quả. Tính năng này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót mà còn tăng cường sự minh bạch và trách nhiệm trong công việc. Doanh nghiệp có thể áp dụng linh hoạt trong nhiều tình huống như giao việc trên biên bản cuộc họp, bản kế hoạch hay danh sách công việc hàng ngày.

Hãy tận dụng sức mạnh của Lark Task và Docs để nâng cao hiệu suất làm việc và tạo môi trường làm việc số hiện đại, năng động ngay hôm nay.

Nếu bạn muốn tìm hiểu chi tiết hơn về cách sử dụng hoặc xem hướng dẫn thực tế, các video hướng dẫn của Lark Academy by Transform Group là nguồn tài liệu rất hữu ích để bạn tham khảo và áp dụng