Quản lý công việc hiệu quả với Lark Task và Lark Base

Sự khác biệt giữa Lark Task và Lark Base

Lark Task là công cụ quản lý công việc cá nhân và nhóm đơn giản, phù hợp với các nhiệm vụ hàng ngày và công việc nhỏ lẻ. Người dùng có thể tạo, giao, theo dõi và đánh dấu hoàn thành các task nhanh chóng.

Trong khi đó, Lark Base là nền tảng quản lý dự án và công việc theo dạng cơ sở dữ liệu mạnh mẽ, thích hợp cho các lĩnh vực cần quản lý công việc theo dự án phức tạp. Lark Base cho phép người dùng tạo bảng công việc, quản lý tiến độ, phân quyền, và đặc biệt là thiết lập các quy trình làm việc tự động (automation) để tối ưu hóa hiệu suất làm việc.

Tại sao nên sử dụng Lark Base cho quản lý dự án?

• Quản lý công việc theo dự án một cách trực quan và chi tiết.

• Theo dõi tiến độ từng task và trạng thái hoàn thành.

• Hỗ trợ tạo các workflow tự động để giảm thiểu thao tác thủ công.

• Dễ dàng tùy chỉnh bảng công việc, trường dữ liệu theo nhu cầu doanh nghiệp.

• Tích hợp sâu với các công cụ khác trong hệ sinh thái Lark như Lark Calendar, Lark Messenger.

Thiết lập workflow tự động gửi email khi task hoàn thành

Ý nghĩa của việc tự động gửi email thông báo

Việc tự động gửi email khi một task được đánh dấu hoàn thành giúp:

• Thông báo kịp thời đến nhân sự quản lý hoặc các bên liên quan về tiến độ công việc.

• Giảm thiểu sai sót và bỏ sót thông tin do quên cập nhật hoặc báo cáo thủ công.

• Tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm trong quản lý dự án.

• Tiết kiệm thời gian và công sức cho quản lý khi không phải theo dõi thủ công từng task.

Các bước thiết lập workflow tự động trong Lark Base

• Bước 1: Truy cập Lark Base và chọn bảng công việc/dự án cần quản lý.

• Bước 2: Vào phần Automation (Quy trình làm việc tự động): Tạo một workflow mới từ đầu hoặc chọn mẫu có sẵn.

• Bước 3: Thiết lập điều kiện kích hoạt (Trigger). Ví dụ: Khi trạng thái task được cập nhật thành “Hoàn thành”.

• Bước 4: Thiết lập hành động (Action): Gửi email tự động đến người quản lý, nhóm dự án hoặc người liên quan. Nội dung email có thể bao gồm tên task, người thực hiện, thời gian hoàn thành và các ghi chú liên quan.

• Bước 5: Kích hoạt và lưu workflow: Sau khi thiết lập xong, lưu và bật workflow để hệ thống tự động thực hiện.

Công cụ hỗ trợ gửi email tự động

Lark Base có thể tích hợp với các dịch vụ gửi email hoặc sử dụng các công cụ bên thứ ba như Zapier để kết nối Lark với email, giúp việc gửi thông báo trở nên linh hoạt và chuyên nghiệp hơn.

• Ví dụ, khi task hoàn thành trên Lark, Zapier có thể tự động gửi email cập nhật đến quản lý dự án hoặc bộ phận liên quan mà không cần thao tác thủ công.

• Ngoài ra, có thể sử dụng các plugin hoặc API để tuỳ chỉnh nội dung email và quy trình gửi phù hợp với từng doanh nghiệp.

Lợi ích của workflow tự động gửi email khi task hoàn thành

Tăng cường hiệu quả quản lý dự án

Việc nhận được thông báo tức thì khi task hoàn thành giúp quản lý dễ dàng cập nhật tiến độ tổng thể dự án, từ đó đưa ra các điều chỉnh kịp thời nếu cần.

Nâng cao tính minh bạch và trách nhiệm

Nhân sự và quản lý đều có thể theo dõi trạng thái công việc rõ ràng, tránh tình trạng công việc bị bỏ sót hoặc không được cập nhật đúng lúc.

Tiết kiệm thời gian và giảm tải công việc quản lý

Quản lý không cần phải liên tục kiểm tra trạng thái task hay yêu cầu báo cáo thủ công, giúp tập trung vào các công việc quan trọng khác.

Hỗ trợ phối hợp nhóm hiệu quả

Email thông báo tự động giúp các thành viên trong nhóm nắm bắt được tiến độ công việc chung, từ đó phối hợp nhịp nhàng và tránh trùng lặp hoặc chậm trễ.

Tích hợp workflow tự động với các công cụ quản lý khác trong Lark

Đồng bộ với Lark Calendar

Các task và sự kiện trong Lark Base có thể đồng bộ với Lark Calendar, giúp người dùng có cái nhìn tổng thể về lịch trình làm việc và deadlines, từ đó dễ dàng điều phối công việc hợp lý.

Kết hợp với Lark Messenger

Thông báo về trạng thái task hoàn thành không chỉ gửi qua email mà còn có thể được gửi trực tiếp qua Lark Messenger, giúp người nhận nhận thông tin nhanh chóng và tiện lợi hơn trong quá trình làm việc.

Tích hợp với Zoom và các nền tảng khác

Lark còn hỗ trợ tích hợp với các nền tảng như Zoom để tạo cuộc họp nhanh khi cần trao đổi về tiến độ công việc hoặc giải quyết các vấn đề phát sinh.

Hướng dẫn chi tiết thiết lập một workflow tự động gửi email khi task hoàn thành

Bước 1: Chuẩn bị bảng công việc trên Lark Base

• Tạo bảng công việc với các trường thông tin cần thiết như tên task, người thực hiện, trạng thái, deadline, mô tả.

Bước 2: Truy cập phần Automation

• Trong bảng công việc, chọn mục Automation hoặc Quy trình làm việc tự động.

Bước 3: Tạo quy tắc mới

• Đặt tên cho workflow, ví dụ: “Gửi email khi task hoàn thành”.

Bước 4: Thiết lập trigger

• Chọn điều kiện kích hoạt là khi trường trạng thái task thay đổi thành “Hoàn thành”.

Bước 5: Thiết lập action gửi email

• Chọn hành động gửi email.

• Nhập địa chỉ email người nhận (quản lý, nhóm dự án).

• Soạn nội dung email, có thể sử dụng biến động để tự động điền tên task, người thực hiện, thời gian hoàn thành.

Bước 6: Lưu và kích hoạt workflow

• Lưu lại và bật workflow để hệ thống tự động gửi email khi task hoàn thành.

Bước 7: Kiểm tra và điều chỉnh

• Thử nghiệm workflow với một task mẫu để đảm bảo email được gửi đúng và nội dung chính xác.

• Điều chỉnh nếu cần thiết để phù hợp với yêu cầu thực tế.

Kết luận

Việc xây dựng workflow tự động gửi email khi task hoàn thành trên nền tảng Lark Task và Lark Base là một bước tiến quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý công việc và dự án. Không chỉ giúp theo dõi tiến độ một cách chính xác và kịp thời, workflow tự động còn giảm thiểu sai sót, tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm trong tổ chức.

Với khả năng tích hợp linh hoạt cùng các công cụ khác trong hệ sinh thái Lark như Lark Calendar, Lark Messenger và các dịch vụ email bên ngoài, doanh nghiệp có thể thiết lập một quy trình làm việc chuyên nghiệp, hiện đại và tiết kiệm thời gian tối đa.

Hãy bắt đầu thiết lập workflow tự động ngay hôm nay để trải nghiệm sự khác biệt trong quản lý công việc và nâng cao năng suất làm việc cho toàn bộ đội ngũ.