Office Address
110B Nguyễn Hữu Thọ - Q. Hải Châu - Đà Nẵng
Số điện thoại
0973000002
Email Address
hello@yspace.vn
110B Nguyễn Hữu Thọ - Q. Hải Châu - Đà Nẵng
0973000002
hello@yspace.vn
by Yspace Team
Trong môi trường làm việc hiện đại, việc nhận quá nhiều thông báo không liên quan là một trong những nguyên nhân chính khiến nhân sự mất tập trung, giảm năng suất và ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả công việc. Đây là vấn đề phổ biến mà nhiều tổ chức đang phải đối mặt. Tuy nhiên, với sự phát triển của các công cụ giao tiếp và quản lý công việc như Lark Messenger, doanh nghiệp hoàn toàn có thể khắc phục tình trạng này bằng cách thiết lập thông báo thông minh, giúp nhân sự chỉ nhận những thông báo thực sự cần thiết.
Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách thiết lập thông báo thông minh trên Lark, từ đó tối ưu hóa trải nghiệm làm việc, nâng cao hiệu suất và giảm thiểu sự gián đoạn không mong muốn.
Trong một ngày làm việc, nhân viên thường nhận hàng chục, thậm chí hàng trăm thông báo từ nhiều nguồn khác nhau: email, tin nhắn, ứng dụng quản lý dự án, mạng xã hội nội bộ... Nhiều trong số đó không liên quan trực tiếp đến công việc hoặc nhiệm vụ hiện tại của họ. Việc liên tục bị gián đoạn bởi những thông báo này khiến nhân viên mất tập trung, khó duy trì dòng chảy công việc và dễ mắc sai sót.
Mất tập trung do thông báo không cần thiết không chỉ làm chậm tiến độ công việc mà còn ảnh hưởng đến chất lượng kết quả. Nghiên cứu cho thấy, mỗi lần bị gián đoạn, nhân viên cần trung bình 23 phút để lấy lại sự tập trung ban đầu. Điều này đồng nghĩa với việc năng suất làm việc bị giảm sút nghiêm trọng.
Bị làm phiền liên tục bởi những thông báo không quan trọng cũng khiến nhân viên cảm thấy căng thẳng, mệt mỏi và giảm sự hài lòng với môi trường làm việc. Điều này có thể dẫn đến tình trạng burnout, tăng tỷ lệ nghỉ việc và ảnh hưởng đến văn hóa doanh nghiệp.
Lark Messenger là một nền tảng giao tiếp và cộng tác toàn diện, tích hợp nhiều công cụ như chat, video call, quản lý tài liệu, lịch làm việc và tự động hóa quy trình. Một trong những ưu điểm nổi bật của Lark là khả năng tùy chỉnh và thiết lập thông báo thông minh, giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn việc truyền tải thông tin đến nhân viên.
Lark cho phép người dùng thiết lập trạng thái "Không làm phiền" để tạm thời tắt tất cả các thông báo. Khi ở trạng thái này, người dùng sẽ không bị gián đoạn bởi các tin nhắn, cuộc gọi hay thông báo từ các ứng dụng tích hợp. Đây là công cụ hữu ích giúp nhân viên tập trung hoàn toàn vào công việc quan trọng mà không bị làm phiền.
Lark cho phép người dùng tùy chỉnh nhận thông báo theo từng nhóm chat, kênh hoặc cá nhân. Người dùng có thể chọn chỉ nhận thông báo từ những nhóm hoặc người liên quan trực tiếp đến công việc, đồng thời tắt hoặc giảm mức độ ưu tiên thông báo từ các kênh không quan trọng.
Lark tích hợp khả năng tự động hóa thông báo dựa trên các quy trình công việc đã được thiết lập. Ví dụ, khi một nhiệm vụ được giao hoặc cập nhật trạng thái, chỉ những người liên quan trực tiếp mới nhận được thông báo. Điều này giúp giảm thiểu việc gửi thông báo đại trà, tránh gây phiền nhiễu cho những nhân sự không cần thiết.
Dưới đây là các bước cơ bản giúp doanh nghiệp và nhân viên thiết lập hệ thống thông báo thông minh trên Lark, nhằm tối ưu hóa hiệu quả làm việc.
Bước 1: Mở ứng dụng Lark trên máy tính hoặc điện thoại.
Bước 2: Nhấn vào ảnh đại diện hoặc biểu tượng trạng thái ở góc trên bên phải màn hình.
Bước 3: Chọn trạng thái "Không làm phiền" (Do Not Disturb).
Bước 4: Chọn thời gian muốn kích hoạt trạng thái này hoặc thiết lập lịch tự động cho trạng thái "Không làm phiền" vào những khung giờ làm việc tập trung.
Lưu ý: Trong trạng thái này, bạn vẫn có thể kiểm tra tin nhắn và thông báo khi chủ động mở ứng dụng, nhưng sẽ không bị làm phiền bởi các thông báo pop-up hay âm thanh.
Bước 1: Vào phần Cài đặt (Settings) trong ứng dụng Lark.
Bước 2: Chọn mục Thông báo (Notifications).
Bước 3: Tại đây, bạn có thể tùy chỉnh nhận thông báo cho từng nhóm chat, kênh hoặc cá nhân.
Bước 4: Tắt hoặc giảm mức độ ưu tiên thông báo với những nhóm không cần thiết, giữ lại thông báo quan trọng.
Bước 1: Truy cập phần Tự động hóa (Automation) hoặc Workflow trong Lark.
Bước 2: Tạo các quy trình tự động gửi thông báo dựa trên các sự kiện nhất định (ví dụ: giao việc, cập nhật tiến độ, phê duyệt tài liệu).
Bước 3: Xác định rõ người nhận thông báo là những nhân sự liên quan trực tiếp đến nhiệm vụ hoặc dự án.
Bước 4: Lưu và kích hoạt quy trình tự động.
Điều này giúp đảm bảo thông báo chỉ được gửi đến đúng người, đúng thời điểm và tránh gây phiền nhiễu cho những nhân sự không liên quan.
Khi nhân viên chỉ nhận những thông báo thực sự cần thiết, họ sẽ ít bị gián đoạn, dễ dàng duy trì trạng thái tập trung cao độ, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.
Việc kiểm soát tốt lượng thông báo giúp giảm áp lực và căng thẳng do bị làm phiền liên tục, tạo môi trường làm việc thoải mái và tích cực hơn.
Thông báo chính xác, đúng đối tượng giúp giảm thời gian xử lý các thông tin không cần thiết, tiết kiệm nguồn lực cho doanh nghiệp trong việc quản lý và phối hợp công việc.
Thông báo thông minh giúp thông tin được truyền tải hiệu quả, rõ ràng và kịp thời đến những người cần thiết, tránh tình trạng “nhiễu” thông tin và hiểu nhầm trong tổ chức.
Việc thiết lập thông báo thông minh trên Lark không chỉ giúp doanh nghiệp giải quyết vấn đề mất tập trung do quá nhiều thông báo không liên quan mà còn góp phần nâng cao năng suất làm việc và cải thiện môi trường làm việc chung. Bằng cách tận dụng các tính năng như trạng thái "Không làm phiền", tùy chỉnh thông báo theo nhóm và cá nhân, cùng hệ thống tự động hóa thông báo, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng mỗi nhân sự chỉ nhận được những thông tin thực sự cần thiết cho công việc của mình.