Quy trình hoàn ứng là gì?

Quy trình hoàn ứng là một loạt các bước được thực hiện sau khi các khoản tạm ứng đã được chi trả và công việc liên quan hoàn thành. Người tạm ứng sẽ phải nộp lại các chứng từ liên quan, bảng kê chi phí và khoản hoàn ứng, sau đó bộ phận tài chính - kế toán sẽ kiểm tra và duyệt lại các khoản này trước khi chính thức ghi nhận hoàn ứng.

Quy trình này không chỉ giúp đảm bảo tính minh bạch cho các khoản tạm ứng mà còn giúp doanh nghiệp kiểm soát tài chính hiệu quả hơn. Trong bối cảnh chuyển đổi số, quy trình hoàn ứng được hỗ trợ bởi các nền tảng như Larksuite sẽ trở nên nhanh chóng và minh bạch hơn, giảm thiểu các lỗi phát sinh trong quá trình xử lý.

Mô tả quy trình hoàn ứng của bộ phận tài chính - kế toán

Quy trình hoàn ứng của bộ phận tài chính - kế toán thường bao gồm nhiều bước và cần sự tham gia của nhiều nhân sự khác nhau. Dưới đây là các bước chính trong quy trình hoàn ứng khi áp dụng chuyển đổi số với Larksuite:

1. Lập phiếu đề nghị hoàn ứng

Sau khi công tác hoặc hoạt động tạm ứng kết thúc, người đề nghị sẽ lập phiếu đề nghị hoàn ứng, kèm theo các chứng từ và bảng kê chi phí hợp lệ. Phiếu đề nghị này sẽ được gửi cho cấp quản lý để kiểm tra và xác nhận.

Trong quá trình này, Lark Approval hỗ trợ người dùng gửi phiếu đề nghị và các chứng từ liên quan qua hệ thống để được phê duyệt nhanh chóng. Điều này giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi và loại bỏ các bước xử lý thủ công.

2. Kiểm tra và xét duyệt chứng từ

Sau khi nhận được phiếu đề nghị, cấp quản lý sẽ kiểm tra các thông tin liên quan, bao gồm việc xác minh tính chính xác của các chứng từ và các khoản chi phí liên quan. Nếu các thông tin hợp lệ, phiếu đề nghị sẽ được chuyển cho kế toán trưởng (KTT) để xét duyệt.

Nếu có sai sót hoặc thiếu sót, phiếu sẽ bị trả lại để điều chỉnh. Việc này giúp đảm bảo rằng tất cả các khoản chi tiêu được ghi nhận một cách chính xác trước khi tiếp tục quy trình. Lark Base đóng vai trò lưu trữ và quản lý các chứng từ này, giúp dễ dàng theo dõi và tra cứu lại khi cần thiết.

3. Xét duyệt và phê duyệt cuối cùng

Sau khi kiểm tra và xét duyệt, kế toán trưởng sẽ chuyển phiếu đề nghị cho giám đốc (GD) để phê duyệt cuối cùng. Giám đốc sẽ xem xét các khoản chi tiêu và xác nhận rằng tất cả đều hợp lệ trước khi chính thức ghi nhận hoàn ứng.

Lark Approval giúp tự động hóa quy trình này, cho phép giám đốc có thể phê duyệt các yêu cầu ngay trên hệ thống, không cần phải ký tay hay kiểm tra từng tài liệu riêng lẻ. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo mọi quyết định được thực hiện một cách nhanh chóng.

4. Lập phiếu thu (PT) hoặc phiếu chi (PC)

Sau khi các khoản chi tiêu được phê duyệt, kế toán trưởng sẽ lập phiếu thu hoặc phiếu chi để hoàn thành giao dịch tài chính. Nếu số tiền hoàn ứng nhỏ hơn số tiền đã tạm ứng, người tạm ứng sẽ phải hoàn trả lại số tiền còn thiếu. Ngược lại, nếu số tiền tạm ứng đã đủ hoặc dư, bộ phận kế toán sẽ ghi nhận hoàn ứng.

Lark Base tiếp tục hỗ trợ trong việc lưu trữ và quản lý các phiếu thu, phiếu chi, giúp dễ dàng truy xuất và kiểm soát khi cần đối soát hoặc báo cáo tài chính.

5. Nhận/chia tiền hoàn ứng

Thủ quỹ sẽ là người cuối cùng nhận các khoản hoàn ứng hoặc chi trả các khoản còn thiếu cho người tạm ứng. Sau khi hoàn tất giao dịch, thủ quỹ sẽ ghi nhận vào sổ quỹ và hoàn thành quá trình.

Trong trường hợp cần truy xuất thông tin về các khoản hoàn ứng, Lark Base cung cấp tính năng lưu trữ và truy xuất các tài liệu, giúp việc kiểm soát và theo dõi dễ dàng hơn.

6. Lưu trữ và theo dõi chứng từ

Cuối cùng, kế toán trưởng sẽ lưu trữ tất cả các chứng từ liên quan và ghi nhận vào hệ thống kế toán của doanh nghiệp. Các chứng từ này sẽ được kiểm tra lại đầy đủ chữ ký và thông tin cần thiết để đảm bảo tính hợp lệ trước khi được lưu trữ chính thức.

Tích hợp Larksuite vào quy trình hoàn ứng

Với việc tích hợp Larksuite vào quy trình hoàn ứng, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa toàn bộ quy trình làm việc, từ khâu đề nghị đến khi hoàn tất giao dịch. Dưới đây là các công cụ chính trong Larksuite hỗ trợ cho quy trình này:

• Lark Base: Là công cụ giúp lưu trữ và quản lý toàn bộ thông tin liên quan đến các yêu cầu hoàn ứng và các chứng từ đi kèm. Nhờ vào tính năng này, doanh nghiệp có thể truy xuất thông tin một cách nhanh chóng và chính xác.
• Lark Approval: Giúp tự động hóa quy trình phê duyệt, cho phép các cấp quản lý và kế toán trưởng dễ dàng xét duyệt các yêu cầu tạm ứng và hoàn ứng một cách nhanh chóng mà không cần phải xử lý thủ công.

Tổng kết

Quy trình hoàn ứng của bộ phận tài chính - kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả cho các hoạt động tài chính nội bộ của doanh nghiệp. Với sự hỗ trợ của Larksuite, quy trình này có thể được tự động hóa và tối ưu hóa một cách hiệu quả, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro sai sót.