UML (Unified Modeling Language) là một ngôn ngữ mô hình hóa tiêu chuẩn được sử dụng trong kỹ thuật phần mềm để tạo ra các mô hình trực quan của một hệ thống. UML có thể được sử dụng để xây dựng các quy trình làm việc trong doanh nghiệp.
UML dùng để tạo biểu đồ quy trình công việc, mô tả cấu trúc, hành vi và tương tác của hệ thống từ nhiều góc nhìn khác nhau.
Muốn xây dựng các quy trình công việc trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp thì phải tìm hiểu về UML.
Phần 4: Bổ sung các thành phần liên quan: Dashboard, App hỗ trợ, Mô tả - ghi chú - công thức
Phần 5: Điều chỉnh các thành phần bằng các đường mũi tên phù hợp
Phần 6: Vẽ các biểu đồ tự động hóa
3. Cách làm file UML trên Lark
Làm file UML trên Larksuite được thực hiện qua 6 bước.
3.1. Viết mô tả tính năng
Tối đa 5 tính năng.
Ví dụ trong quản lý khách hàng:
Quản lý danh sách khách hàng và giải pháp quan hệ khách hàng với đầy đủ thông tin
Phân chia lead, quản lý kết quả làm việc của nhân viên kinh doanh, có so sánh với KPI theo từng tháng để biết kết quả đã đạt được mục tiêu hay chưa
Quản lý, theo dõi tiến độ triển khai cho khách hàng
Ghi nhận nhật ký triển khai cho từng khách hàng
3.2 Vẽ biểu đồ hoạt động
Giai đoạn 1: Xác định thành phần tham gia
Có bao nhiêu nhóm nhân sự tham gia, tối đa 4 nhóm nhân sự trong 1 quy trình.
Nhân sự có vai trò gì trong quy trình này.
Lấy nhóm nhân sự có vai trò chính làm trung tâm và xếp ở giữa để tiện kết nối.
Giai đoạn 2: Xác định các hoạt động và trạng thái
Liệt kê tất cả các hoạt động của các nhóm nhân sự liên quan (xử lý, quyết định, tác vụ, v.v.) của luồng công việc.
Xác định các trạng thái (điểm bắt đầu, kết thúc, trạng thái trung gian) trong luồng công việc.
Giai đoạn 3: Thể hiện luồng hoạt động
Vẽ nút đầu tiên (điểm bắt đầu) của biểu đồ.
Kết nối các hoạt động ở các nhóm nhân sự theo thứ tự logic thông qua các mũi tên chỉ hướng di chuyển.
Thể hiện các trạng thái trung gian (nếu có).
Kết thúc biểu đồ bằng nút kết thúc.
Giai đoạn 4: Thêm chú thích và giải thích cho sơ đồ hoạt động
Ghi chú thích cho các hoạt động, trạng thái và quyết định để làm rõ ý nghĩa.
Mô tả các điều kiện hoặc hành động cho các quyết định và luồng điều khiển.
Giai đoạn 5: Rà soát và hoàn thiện
Kiểm tra tính logic và đầy đủ của biểu đồ hoạt động.
Đảm bảo biểu đồ tuân thủ quy ước và quy tắc của UML.
Điều chỉnh và hoàn thiện biểu đồ nếu cần.
3.3. Xây dựng cấu trúc bảng cho Base trên Larksuite
Xác định số lượng bảng cần thiết trên file Base
Xác định các trường thông tin cần thiết cho từng bảng.
Sắp xếp các trường thông tin đúng thứ tự.
Xác định và tô đậm primary key trong từng bảng dữ liệu, dùng kết nối với các bảng khác.
Kết nối bảng với hành động đã tạo ra ở phía trước. Nếu dữ liệu ghi vào bảng thì vẽ mũi tên về phía bảng. Nếu dữ liệu đi từ bảng ra để phục vụ cho hành động thì vẽ mũi tên đi từ bảng ra.
3.4. Bổ sung các thành phần liên quan: Dashboard, App hỗ trợ, Mô tả - ghi chú - công thức
3.5. Điều chỉnh các thành phần bằng mũi tên phù hợp
- Nét liền, màu xanh lá cây: Hành động thực tế của người tham gia - Nét liền, màu tím: Tự động thực hiện bằng automation - Nét liền, màu đỏ: Luồng di chuyển của thông tin, dữ liệu từ điểm đầu tới điểm cuối - Nét đứt, màu xanh dương: Tham khảo thông tin
3.6. Vẽ sơ đồ và thiết lập tự động hoá
Tối đa 5 quy trình tự động hóa để giảm thiểu số notification cho người tham gia.
Mỗi phần tự động hóa có vẽ sơ đồ kèm theo để khách hàng tham khảo trực quan và dễ dàng sử dụng.
Các mẫu tự động hóa và hình ảnh thể hiện như bên dưới. Toàn bộ các quy trình tự động hóa được lưu trữ trong file thực hiện Base để làm căn cứ triển khai và dự phòng sau này.
Ví dụ về automation:
Tự động báo leader khi có khách mới
Tự động gửi tin nhắn khi chuyển giao công việc theo lộ trình
Tự động báo team khi chốt hợp đồng, gửi tin nhắn cảm ơn và chúc mừng sale cho cả team biết.
Tự động báo cáo kết quả kinh doanh cho nhân viên sale và quản lý vào cuối tháng
Tự động tương tác với khách hàng vào các dịp lễ trong năm
by Yspace Team
