Trong thời đại công nghệ phát triển mạnh mẽ, chuyển đổi số không còn là xu hướng mà đã trở thành nhu cầu thiết yếu đối với mọi doanh nghiệp. Việc xây dựng một hệ thống quản trị dữ liệu toàn diện, kết nối xuyên suốt giữa các phòng ban là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả, tiết kiệm chi phí và tăng tính cạnh tranh. Tại Yspace, quá trình triển khai hệ thống thực tế đã được thực hiện một cách bài bản, ứng dụng mạnh mẽ các nền tảng hiện đại như Lark, mang lại hiệu quả rõ rệt.

Hệ thống triển khai tại Yspace có gì đặc biệt?

Hệ thống thiết lập theo từng phòng ban

Khác với các mô hình triển khai truyền thống, tại Yspace, hệ thống được thiết kế và thiết lập theo từng phòng ban riêng biệt, như: Nhân sự, Kinh doanh, Marketing, Kế toán… Việc phân chia theo cấu trúc này giúp:

• Đảm bảo các quy trình nội bộ không bị gián đoạn.

• Dữ liệu được thu thập và xử lý chính xác ngay từ đầu.

• Dễ dàng mở rộng hệ thống khi doanh nghiệp phát triển.

Kết nối dữ liệu liên phòng ban

Sau khi thiết lập riêng biệt, các phòng ban được kết nối dữ liệu lại với nhau thông qua hệ thống trung tâm. Tính năng này giúp doanh nghiệp:

• Tối ưu hóa luồng thông tin, giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công.

• Tăng tính minh bạch trong vận hành.

• Hỗ trợ phân tích và ra quyết định nhanh chóng, hiệu quả.

Lark đóng vai trò trung tâm trong việc kết nối dữ liệu này, nhờ vào hệ sinh thái tích hợp mạnh mẽ bao gồm Lark Docs, Lark Sheets, Lark Flow và Lark Approval.

Lợi ích khi áp dụng hệ thống tại Yspace

Vận hành song song trong quá trình xây dựng

Điểm khác biệt lớn nhất trong mô hình triển khai tại Yspace là doanh nghiệp không cần dừng hoạt động để xây dựng hệ thống. Nhờ vào khả năng vận hành song song, doanh nghiệp vừa có thể duy trì các hoạt động thường ngày, vừa tiến hành cải tiến hệ thống. Điều này giúp:

• Tiết kiệm thời gian và chi phí.

• Không ảnh hưởng đến khách hàng hoặc các đối tác liên quan.

• Tăng tính chủ động trong quá trình chuyển đổi số.

Lark Calendar và Lark Messenger được sử dụng để lập kế hoạch, giao tiếp nội bộ, giúp các bên liên quan luôn cập nhật tiến độ và phối hợp hiệu quả.

Tối ưu thời gian chuyển đổi số

Khi tuân thủ đúng quy trình triển khai như tại Yspace, doanh nghiệp có thể rút ngắn đáng kể thời gian chuyển đổi số. Một số yếu tố góp phần vào hiệu quả này bao gồm:

• Sử dụng các công cụ tự động hóa như Lark Flow để xây dựng quy trình nghiệp vụ linh hoạt.

• Tận dụng tính năng phê duyệt tự động của Lark Approval, giúp giảm bớt khâu thủ công.

• Sử dụng Lark Docs để chia sẻ và cập nhật tài liệu thời gian thực.

Vai trò của Lark trong triển khai hệ thống thực tế

Lark – Nền tảng trung tâm cho quản trị doanh nghiệp hiện đại

Lark không đơn thuần là một công cụ làm việc nhóm, mà còn là một nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện, tích hợp đầy đủ các chức năng cần thiết cho quá trình chuyển đổi số. Tại Yspace, Lark được sử dụng để:

• Quản lý công việc (To-do, giao việc, deadline).

• Giao tiếp nội bộ (tin nhắn, cuộc gọi, họp video).

• Lưu trữ và chia sẻ tài liệu (Docs, Sheets).

• Xây dựng quy trình nghiệp vụ linh hoạt (Flow).

• Quản lý quy trình phê duyệt (Approval).

Tính linh hoạt và tùy chỉnh theo từng doanh nghiệp

Một điểm mạnh nữa của Lark chính là khả năng tùy chỉnh cao, dễ dàng tích hợp vào các mô hình tổ chức khác nhau. Các tính năng như:

• Tạo form tùy chỉnh theo nhu cầu.

• Tự động hóa phê duyệt.

• Đồng bộ dữ liệu thời gian thực.

… đã giúp Yspace triển khai hệ thống hiệu quả mà không cần viết code phức tạp, tiết kiệm chi phí kỹ thuật và thời gian triển khai.

Các bước triển khai hệ thống thực tế tại Yspace

Bước 1: Đánh giá hiện trạng

Đầu tiên, đội ngũ triển khai tại Yspace tiến hành khảo sát nhu cầu và hiện trạng hoạt động của từng phòng ban. Từ đó, đưa ra bản đồ tổng thể về dữ liệu và quy trình cần thiết.

Bước 2: Thiết kế cấu trúc hệ thống theo mô hình riêng

Dựa vào bản khảo sát, nhóm triển khai sẽ thiết kế hệ thống phù hợp với từng phòng ban. Điều này đảm bảo:

• Tối ưu tính năng theo đặc thù từng bộ phận.

• Không dư thừa, không thiếu sót chức năng.

• Dễ dàng nâng cấp trong tương lai.

Bước 3: Tích hợp công cụ Lark vào từng bước quy trình

Sau khi hệ thống khung đã sẵn sàng, Lark sẽ được tích hợp vào từng bước trong quy trình như:

• Tạo form yêu cầu qua Lark Form.

• Tự động chuyển trạng thái phê duyệt qua Lark Approval.

• Lưu trữ báo cáo tại Lark Docs.

• Cảnh báo deadline thông qua Lark Messenger.

Bước 4: Đào tạo và chuyển giao hệ thống

Cuối cùng, doanh nghiệp được đào tạo sử dụng hệ thống và bàn giao đầy đủ tài liệu hướng dẫn. Sau khoảng 1–2 tuần làm quen, nhân sự có thể vận hành độc lập, từ đó giảm phụ thuộc vào đơn vị triển khai.

Kết luận: Doanh nghiệp nên bắt đầu chuyển đổi số từ đâu?

Từ câu chuyện triển khai thực tế tại Yspace, có thể thấy rằng: Việc ứng dụng các nền tảng như Lark để triển khai hệ thống dữ liệu doanh nghiệp không chỉ giúp tối ưu hiệu suất, mà còn là cách để doanh nghiệp sẵn sàng trước những biến động thị trường.

Lark mang đến:

• Một hệ sinh thái đồng bộ.

• Khả năng tích hợp mạnh mẽ.

• Chi phí tối ưu cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Vì vậy, nếu bạn đang loay hoay tìm hướng đi cho việc chuyển đổi số, hãy bắt đầu từ việc thiết lập hệ thống quản lý theo mô hình giống Yspace và lựa chọn Lark làm trung tâm quản trị thông minh.