1. Nguyên tắc xây dựng cơ sở dữ liệu trên Lark Base
Các thông tin chỉ xuất hiện 1 lần, không viết lại ở bảng khác nếu không cần thiết.
Thông tin xuất hiện ở nhiều bảng, cần đưa về primary key để tham chiếu.
Hạn chế số lượng bảng trong một file.
Giảm thiểu số tin nhắn đẩy về messenger thông qua automation, chỉ thật sự cung cấp các thông tin cần thiết đến đúng người.
Tách biệt các bảng chuyên nhập dữ liệu và bảng tính toán dữ liệu.
Hướng đến trải nghiệm dễ dàng cho người dùng ở bất kì vị trí nào phía bên khách hàng.
Nhân sự chỉ được gọi vào các bảng thông qua "ID nhân viên", tránh gọi trực tiếp bằng tài khoản
Cột đầu tiên trong Base được dùng làm thông tin tham chiếu khi sử dụng liên kết 1 chiều và 2 chiều, vì vậy không đưa các khóa chính (Primary Key) vào. Cuộc đầu tiên chỉ dùng cho định danh để biết được thông tin đến từ bảng nào, phục vụ cho Liên kết 1 chiều hoặc Liên kết 2 chiều.
Tất cả các bảng kết nối với nhau thông qua khóa chính, từ khóa chính lấy dữ liệu qua bên khác bằng Lookup hoặc bằng hàm. Các dữ liệu đã có trên bảng này thì không đưa qua bảng khác, trừ trường hợp thật sự cần thiết.
Lập ra mục tiêu cụ thể cho file cần làm, các mục tiêu phải được mô tả rõ ràng.
Giới hạn số file cho mỗi bộ phận hoặc phòng ban tối đa 5 file để nhân sự tiện làm việc.
Chỉ phục vụ 1 nhóm nhân sự hoặc công việc cụ thể, giảm bớt sự tương tác chồng chéo trong 1 bảng.
Tối đa 3 tính năng chính
Số bảng chính
Số lượng: 03
Thực hiện tối đa 3 bảng chính để quản lý thông tin.
Mỗi bảng chính chỉ tập trung ghi nhận 1 nhóm dữ liệu chức năng cụ thể (thu, chi, vào, ra...)
Số bảng phụ
Số lượng: 06
Tối đa 7 bảng phụ, bao gồm mô tả tính năng, các bảng đồ thị, bảng look up thông tin
Phân nhóm theo folder
Số lượng: 04
Folder 1: Mô tả tính năng: dùng định dạng bảng, trình bày bằng Gallery, có thể kết hợp giải pháp gắn link để kết nối với các bản bên trong.
Folder 2: Tính năng chính: tập trung vào các tính năng chính và các tính năng liên quan, hạn chế ở mức tối đa 5 bảng
Folder 2+x : Nếu file có thêm tính năng chính thì mở rộng thêm Folder khác để sử dụng.
Folder 3+x: Thống kê bằng đồ thị: tập trung vào nhu cầu thiết lập các đồ thị quan trọng và có giá trị cho người cần xem. Tối đa 2 bảng đồ thị
Folder 4+x: Các bảng để Look up thông tin theo ID và lưu Tùy chọn (Single hoặc Multiple Option). Có thể bao gồm nhiều bảng khác nhau.
Số bước hành động (Activity)
Số lượng: 07
Số hành động cho nhân sự trên mục biểu đồ hành động Activity Diagram giới hạn ở mức tối đa 7 hành động.
Các bước hành động tương ứng với quá trình nhập thông tin và báo cáo thông tin đã nhập với bộ phận tiếp theo trong quy trình.
Số hoạt động tự động hóa (Automation)
Số lượng: 05
Hạn chế số lượng tự động hóa để dễ kiểm soát
Hạn chế gửi tin nhắn đến nhân sự liên quan, chỉ thật sự gửi những thông tin cần thiết.
Tiết kiệm số lần chạy tự động hóa miễn phí, chỉ có tối đa 5000 lượt/tháng.
Mỗi flow automation phải đánh số và có tên mô tả đi kèm
3. Quy trình làm file Lark Base
Bước 1: Xây dựng file UML mô tả tính năng của file Base trên nền tảng biểu đồ UML, file này làm căn cứ để triển khai file base cũng như làm căn cứ để quản lý file, dự phòng rủi ro và xử lý sau này. Đặt tên file UML giống như tên file Base nhưng kèm thêm chữ UML
Bước 2: Thực hiện file theo đúng nguyên tắc + sắp xếp bảng đúng vị trí
Bước 3: Thiết lập tính năng tự động hóa
Bước 4: Test với dữ liệu mẫu hoặc nhập dữ liệu gốc vào để test
Bước 5: Tối ưu hoạt động của file, quay lại hiệu chỉnh file UML.
4. Mẫu xây dựng của một hệ thống cơ sở dữ liệu trên Base của Lark (Lark Base)
Base của Larksuite (Lark) cho phép xây dựng giải pháp quản lý cơ sở dữ liệu chuyên nghiệp và hiệu quả với giao diện trực quan và nhiều tính năng rất hay. Base giúp cho quá trình xây dựng mô hình, quản lý và truy cập dữ liệu trở nên đơn giản hơn bao giờ hết.
Ngoài ra, trên nền tảng Base, chúng ta còn có thể phát triển các giải pháp quản lý công việc, quản lý nhân sự, phân tích số liệu ngay trên các dữ liệu hiện có. Đây là sự k ết hợp tuyệt vời mang tính bước ngoặt và mang lại trải nghiệm tinh gọn, hiệu quả, dễ dùng với bất kỳ nhân sự nào.
Xét riêng về mặt quản lý cơ sử dữ liệu, Lark Base cung cấp các tính năng:
Quản lý dữ liệu theo nhiều bảng, quy định tương tự như tính chất của cơ sở dữ liệu, với từng trường (cột) được quy định loại dữ liệu cụ thể.
Tích hợp thêm các tính năng low-code (giống như excel hoặc google sheet) để tạo thêm dữ liệu mới từ dữ liệu đã nhập vào.
Có thể sử dụng như 1 cơ sở dữ liệu cho các trang web dùng nội bộ hoặc các thành phần web phục vụ cho công việc và dự án.
Nhập dữ liệu qua bảng, qua form có sẵn hoặc qua trang web nhờ tích hợp API.
Truy vấn dữ liệu bằng tính năng lọc, phân nhóm trên bảng hoặc truy vấn qua trang truy vấn sẵn có. Khi cần thiết vẫn có thể xây dựng website để truy vấn dữ liệu theo đặc thù riêng.
Phân tích dữ liệu thông qua các giải pháp vẽ biểu đồ nhanh chóng và tiện lợi.
by Yspace Team
