• Quy trình công việc là điều bắt buộc phải vẽ ra nếu muốn quản lý một đội nhóm thực hiện công việc hoặc dự án hiệu quả. Quy trình vẽ ra cần đơn giản, với các thành phần cơ bản như công việc, người chịu trách nhiệm, thời gian thực hiện. Ngoài ra còn có các thành phần khác như điều kiện, điểm khởi đầu, điểm kết thúc.
• Để vẽ được quy trình công việc chúng ta sử dụng mô hình UML (Unified Modeling Language), là một ngôn ngữ mô hình hóa chuẩn được sử dụng để mô tả, hình dung, thiết kế và tài liệu hóa các hệ thống công việc theo thứ tự.
• Trong doanh nghiệp thường sử dụng Activity UML (biểu đồ hoạt động), dùng để phân chia công việc theo các bước, truyền đạt cho nhân viên hiểu được vị trí công việc của họ và yêu cầu về thời gian. Nền tảng Lark có sẵn các công cụ Mindnotes, Board và Flowchart trên Docs để dùng cho việc mô tả và xây dựng UML.

Bước 3: Xác định nguồn lực cần thiết

• Các nguồn lực cầnàn thành thiết để thực hiện được công việc hoặc ho được mục tiêu đặt ra phải được chuẩn bị sẵn sàng. Các nguồn lực bao gồm nhân sự, thời gian, tài chính, vật tư, dữ liệu…

Bước 4: Xây dựng và bố trí các thành phần tương ứng với quy trình

• Các thành phần phải được bố trí phù hợp tương ứng với quy trình làm việc, bao gồm dữ liệu, nhân sự, nguồn lực.
• Việc bố trí các thành phần đảm bảo cho nhân sự luôn sẵn sàng làm việc. Quá trình phối hợp trở nên hiệu quả và gọn gàng, chức năng công việc của mỗi người rõ ràng sẽ giảm rủi ro.

Bước 5: Thu thập dữ liệu - Báo cáo - Phân tích

• Nhân viên phải báo cáo định kì, việc báo cáo kết quả là điều bắt buộc phải có trong mỗi đội nhóm và tổ chức, điều này mang lại nhiều lợi ích và đảm bảo quá trình thực hiện dự án hoặc theo đuổi mục tiêu.
• Đẩy báo cáo ra kênh chat theo thời gian định sẵn. Ví dụ, 11h20 trưa thứ 7 hoặc 5h chiều thứ 6, bắt buộc mọi người phải nhập báo cáo, tới hết hạn thì nhắc lại lần nữa.

Bước 6: Ra quyết định và tối ưu quy trình dựa trên số liệu

• Mọi kết quả công việc phải chuyển đổi thành con số thì mới có giá trị thật sự để đưa ra quyết định. Nếu không chuyển đổi thành con số thì sẽ ra quyết định dựa trên cảm tính và không có căn cứ. Khi đó sẽ rất mệt mỏi trong người quản lý và nhân sự liên quan.
• Khi đã có dữ liệu phù hợp, việc ra quyết định trở nên đơn giản, nhanh chóng, kịp thời.

Tự động phân tích dựa trên dữ liệu được lưu trữ với Lark Base

Lợi ích của xây dựng mô hình chuyển đổi số trong từng bộ phận

• Tăng năng suất: Tự động hóa giúp đẩy nhanh quá trình sản xuất, nâng cao hiệu suất làm việc.
• An toàn hơn cho nhân viên: Tự động hóa các quy trình nguy hiểm giúp giảm nguy cơ tai nạn cho nhân viên.
• Tự động hóa quy trình: AI giúp tự động hóa nhiều quy trình kinh doanh lặp lại, tiết kiệm thời gian và chi phí, giảm thiểu sai sót.

• Tối ưu hóa quy trình làm việc: AI giúp phân tích và đề xuất các cách thức để cải thiện quy trình làm việc.