Trong thời đại số hóa ngày nay, việc thu thập dữ liệu và xử lý thông tin một cách hiệu quả là yếu tố sống còn đối với các doanh nghiệp. Nhằm đáp ứng nhu cầu đó, Lark Base – một nền tảng quản lý cơ sở dữ liệu thuộc hệ sinh thái Lark – đã tích hợp tính năng tạo form khảo sát thông minh, giúp nhân sự dễ dàng tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cách tạo form khảo sát trên Lark Base, cách tùy chỉnh, chia sẻ và khai thác dữ liệu hiệu quả từ biểu mẫu này.

Giới Thiệu Về Lark Base

Lark Base là một công cụ mạnh mẽ nằm trong bộ ứng dụng làm việc Lark Suite, hỗ trợ người dùng xây dựng và quản lý các cơ sở dữ liệu trực quan như bảng biểu, biểu mẫu, và quy trình xử lý công việc.

Tại sao nên sử dụng Lark Base để khảo sát?

• Tích hợp đồng bộ với các công cụ khác của Lark như Docs, Messenger, Calendar.
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng với thao tác kéo thả.
• Hỗ trợ phân quyền chi tiết, bảo mật dữ liệu cao.
• Cho phép chia sẻ biểu mẫu cả trong và ngoài tổ chức.

Cách Tạo Form Khảo Sát Trên Lark Base

Bước 1: Truy cập vào Lark Base

Đầu tiên, bạn cần đăng nhập vào tài khoản Lark của mình. Trên thanh điều hướng chính, hãy chọn ứng dụng Base từ menu hoặc truy cập nhanh thông qua thanh tìm kiếm.

Bước 2: Tạo bảng dữ liệu mới

• Nhấn vào nút “Tạo Base mới”.
• Đặt tên cho bảng dữ liệu, ví dụ: “Khảo sát hài lòng khách hàng” hoặc “Phiếu đăng ký đào tạo”.
• Chọn loại bảng phù hợp (Grid, Kanban, Gallery...) để dễ dàng quản lý dữ liệu sau khi được thu thập.

Bước 3: Tạo biểu mẫu nhập dữ liệu (Form)

• Trong giao diện bảng, nhấp vào nút “+ Thêm View” và chọn loại Form.
• Hệ thống sẽ tự động tạo một form khảo sát dựa trên các trường (fields) đã có trong bảng.
• Bạn có thể thêm, xóa, chỉnh sửa các trường dữ liệu như: Họ và tên, Email liên hệ, lựa chọn đa đáp án (checkbox, radio), ngày giờ, ghi chú, mô tả dài,…

Tùy Chỉnh Form Khảo Sát Trên Lark Base

Tuỳ biến nội dung biểu mẫu

Bạn có thể thay đổi:

• Tiêu đề của form
• Mô tả mục đích khảo sát
• Nội dung câu hỏi và định dạng trả lời
• Đặt trường bắt buộc để tránh thiếu sót dữ liệu quan trọng

Cài đặt quyền truy cập

Một tính năng nổi bật của Lark Base là khả năng tùy chỉnh đối tượng truy cập form:

• Chỉ dùng nội bộ: Chỉ những thành viên trong cùng tổ chức (đăng nhập Lark) mới có thể truy cập form.
• Chia sẻ công khai qua đường link: Cho phép gửi biểu mẫu cho người ngoài tổ chức như khách hàng, đối tác mà không yêu cầu đăng nhập.

Thiết lập gửi thông báo khi có phản hồi mới

• Bạn có thể cấu hình để Lark Bot tự động thông báo trên nhóm chat khi có người mới điền form.
• Hoặc tạo quy trình tự động (Automation) để gán nhiệm vụ cho người phụ trách xử lý thông tin.

Ghi Nhận Và Xử Lý Dữ Liệu Khảo Sát Trên Lark Base

Sau khi người dùng điền thông tin và gửi form, dữ liệu sẽ tự động được ghi nhận và hiển thị ngay trong bảng dữ liệu bạn đã thiết lập ban đầu.

Ưu điểm nổi bật:

• Thống kê thời gian thực: Không cần copy-paste như Google Form, dữ liệu được cập nhật ngay lập tức.
• Truy xuất và lọc dữ liệu: Dễ dàng lọc theo tên, thời gian, trạng thái...
• Tạo báo cáo tự động: Kết hợp với Lark Docs để trình bày dữ liệu một cách trực quan.

Tình Huống Ứng Dụng Thực Tế

1. Khảo sát nội bộ về mức độ hài lòng nhân viên

• Mục đích: Đo lường sự hài lòng của nhân viên về môi trường làm việc, chính sách công ty.
• Giải pháp: Sử dụng form khảo sát nội bộ trên Lark Base, chia sẻ qua nhóm chat nội bộ.
• Kết quả: Thu thập ý kiến nhanh chóng, tạo báo cáo tổng hợp chỉ trong vài phút.

2. Đăng ký tham gia hội thảo trực tuyến

• Mục đích: Thu thập thông tin người tham dự từ nhiều đơn vị.
• Giải pháp: Tạo form chia sẻ công khai, nhúng link vào email mời hoặc trang landing page.
• Kết quả: Hệ thống ghi nhận thông tin ngay lập tức, nhân sự không cần xử lý thủ công.

Một Số Mẹo Tăng Hiệu Quả Khi Dùng Form Lark Base

Tận dụng biểu mẫu mẫu (template)

Lark Base cung cấp nhiều mẫu form khảo sát sẵn có như:

• Đánh giá nhân viên
• Phiếu khảo sát khách hàng
• Biểu mẫu đăng ký sự kiện

Bạn chỉ cần chọn mẫu, điều chỉnh một vài trường là đã có thể sử dụng ngay.

Kết hợp với workflow tự động

Tạo các quy trình xử lý tự động (workflow) sau khi form được điền:

• Gửi thông báo cho quản lý
• Tự động phân loại phản hồi
• Cập nhật trạng thái phản hồi theo quy trình riêng

So Sánh Với Các Công Cụ Khác

Kết Luận

Lark Base không chỉ là một công cụ quản lý dữ liệu đơn thuần mà còn là một nền tảng tạo biểu mẫu khảo sát thông minh, phục vụ hiệu quả cho cả nhu cầu nội bộ lẫn bên ngoài tổ chức. Với giao diện dễ sử dụng, khả năng tùy chỉnh linh hoạt và tự động ghi nhận dữ liệu, Lark Base giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất và đảm bảo tính chính xác cho mọi chiến dịch thu thập thông tin.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp toàn diện để thay thế các công cụ khảo sát truyền thống, hãy bắt đầu sử dụng Lark Base ngay hôm nay để trải nghiệm sự khác biệt.