Meeting minutes là một biên bản ghi lại các hoạt động, diễn biến và kết quả của một cuộc họp. Nó cung cấp một bản tóm tắt để ngay cả những người không tham dự cuộc họp cũng có thể hiểu được những gì diễn ra. Thường, biên bản cuộc họp cần được phê duyệt bởi hội đồng quản trị để đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy. Vì vậy, nó phải được viết rõ ràng, chính xác và cẩn thận. 

Biên bản cuộc họp thường được ghi lại bởi một người được gọi là “Minutes taker” , thường là thư ký hoặc một thành viên cụ thể trong tổ chức. Biên bản cuộc họp phải tuân thủ một cấu trúc nhất định, bao gồm các yếu tố then chốt và một phương thức thích hợp để truyền tải thông tin.     
Hãy cùng Yspace khám phá cách viết biên bản cuộc họp trong các phần tiếp theo của bài viết dưới đây. 

1. Biên bản cuộc họp đóng vai trò rất quan trọng với nhiều mục đích khác nhau:

- Ghi nhớ: Biên bản cuộc họp giúp mọi nhân viên có thể nhớ lại chi tiết của cuộc họp. Nó là một bản ghi lưu lại những diễn biến và quyết định của cuộc họp trước đó.

- Đánh giá trách nhiệm: Biên bản này hỗ trợ trong việc đánh giá trách nhiệm và hiệu suất của các thành viên trong nhóm.

- Tăng hiệu quả: Biên bản cuộc họp cũng giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức bằng cách tổ chức và nhấn mạnh các nhiệm vụ, mục tiêu và hướng phát triển. Điều này giúp nhân viên tránh bị mơ hồ và mất hướng trong công việc.

- Tài liệu pháp lý: Trong trường hợp tranh chấp, Biên bản cuộc họp có thể được sử dụng làm tài liệu và bằng chứng hợp lệ trước tòa.

- Hỗ trợ quyết định tương lai: Biên bản cuộc họp giúp tổ chức xem xét quyết định đã được đưa ra trước đó và hỗ trợ việc đưa ra quyết định trong tương lai một cách dễ dàng hơn.

2. Viết biên bản cuộc họp hiệu quả với Lark Docs

Bạn có thể dùng các Template tại Lark Docs để tạo Meeting Minutes sử dụng cho các cuộc họp của mình.

Truy cập vào Lark Docs , nhấp vào Template để lựa chọn các Template đa dạng.

 
 Khi tìm kiếm “Meeting minutes” bạn sẽ thấy các Template có sẵn. Chỉ cần click vào Template bạn muốn sử dụng và nhấn “Use".

Bạn có thể chỉnh sửa các Template có sẵn theo nhu cầu, mục đích cuộc họp của bạn.

Bạn cũng có thể chuyển Template thành bản đồ tư duy như hình ảnh bên dưới:

3. Tự động hóa biên bản cuộc họp với Lark Minutes

Lark Minutes sử dụng AI để chuyển đổi âm thanh và video thành văn bản. Bạn có thể trích xuất các thông tin liên quan, điều chỉnh ngôn ngữ, bản ghi, thêm nhận xét, ghi chú và nhiều tính năng khác.

Truy cập vào Lark Minutes trong phần Lark Meeting tại giao diện Lark.

 
 Tại đây, bạn cũng có thể tải tệp tin từ máy tính lên hoặc nhập từ Lark Docs.

   
Lark Minutes sẽ tự động tải tệp lên và chuyển đổi chúng thành bản ghi văn bản. Khi quá trình tải lên hoàn tất, bạn sẽ thấy Video hiển thị trên trang chủ của mình. Ngoài ra, bạn cũng sẽ nhận được thông báo khi bản ghi văn bản đã sẵn sàng.

4. 3 Tempalate tốt nhất của Lark dành cho Meeting minutes bạn nên tham khảo

- Template dạng sơ đồ tư duy: Template dạng này sẽ giúp bạn trực quan hóa mọi thông tin một cách dễ hiểu, bạn chỉ cần nhập những thông tin và nhấn nút để chuyển đổi thành sơ đồ tư duy. Nó sẽ tóm tắt mọi thứ giúp bạn dễ theo dõi thông tin của cuộc họp.

- Template biển bản hàng tuần: Đây là dạng Template dành cho cuộc họp nhóm hàng tuần để cập nhật tiến độ công việc của Teams. Nó giúp bạn theo dõi được các công việc hiện tại và dự án tương lai.

-  Teamplate cuộc họp tiêu chuẩn: Đây là biên bản cuộc họp đa chức năng dành cho các cuộc họp như họp hội đồng, quản trị, các tổ chức lớn.

Kết luận:

Meeting Minutes là một loại biên bản giúp doanh nghiệp lưu trữ tất cả thông tin quan trọng, điều này giúp doanh nghiệp theo dõi được sự phát triển qua từng giai đoạn, thời kỳ và hỗ trợ cho việc ra quyết định đúng đắn cho những phương hướng trong tương lai. Các mẫu Template của Lark dành cho Lark Meeting Minutes là một giải pháp hoàn hảo giúp doanh nghiệp tối ưu được quy trình tạo biên bản cuộc họp và đảm bảo tính bảo mật cho các tài liệu của doanh nghiệp.