Vì Sao Doanh Nghiệp Dễ Nhầm Lẫn Trong Quy Trình Phê Duyệt?

1. Thiếu sự nhất quán trong quy trình

Rất nhiều tổ chức đang sử dụng hình thức gửi email, chat nội bộ hoặc thậm chí là giấy tờ để xin duyệt các đề xuất, hợp đồng, tài liệu… Việc không có một hệ thống phê duyệt tập trung dẫn đến sự rối rắm, sai sót và thiếu kiểm soát.

2. Không phân quyền rõ ràng

Không xác định được ai là người phê duyệt chính, ai là người được thông báo, ai là người có quyền xem hoặc theo dõi khiến quy trình bị tắc nghẽn. Điều này thường xảy ra khi tổ chức không áp dụng nền tảng quản lý công việc phù hợp.

3. Thiếu tính minh bạch và lưu trữ lịch sử

Việc phê duyệt bằng các phương thức thủ công hoặc nền tảng không chuyên dụng khiến thông tin phê duyệt không được lưu trữ hệ thống, gây khó khăn trong việc truy vết, kiểm toán sau này.

Lark Approval – Giải Pháp Tự Động Hóa Quy Trình Phê Duyệt

1. Lark là gì?

Lark là một nền tảng làm việc kỹ thuật số toàn diện, tích hợp các công cụ như nhắn tin, email, tài liệu, lịch, quản lý dự án và đặc biệt là tính năng Approval – phê duyệt thông minh. Với Lark Approval, doanh nghiệp có thể xây dựng quy trình phê duyệt theo ý muốn, có tính tùy chỉnh cao và dễ dàng theo dõi.

2. Ưu điểm nổi bật của Lark Approval

• Giao diện trực quan, dễ sử dụng

• Thiết lập linh hoạt nhiều cấp phê duyệt

• Tích hợp với các hệ thống khác trong nội bộ

• Lưu trữ và truy xuất lịch sử phê duyệt

• Tự động hóa quy trình và giảm thao tác thủ công

Hướng Dẫn Thiết Lập Quy Trình Phê Duyệt Trên Lark

1. Truy cập tính năng Approval

Đầu tiên, từ giao diện chính của Lark, người dùng có thể tìm thấy ứng dụng Approval trong phần “Workplace” hoặc thông qua thanh tìm kiếm. Đây là nơi quản lý tất cả các biểu mẫu phê duyệt trong tổ chức.

2. Tạo biểu mẫu phê duyệt mới

Bạn có thể chọn “Tạo mới” và đặt tên cho biểu mẫu phê duyệt, ví dụ: “Đơn xin nghỉ phép”, “Đề xuất mua sắm”, “Yêu cầu thanh toán”. Sau đó chọn loại trường thông tin cần điền: họ tên, bộ phận, nội dung yêu cầu…

3. Thiết lập luồng phê duyệt

Đây là bước quan trọng nhất trong việc thiết lập quy trình phê duyệt:

• Chọn người phê duyệt: Có thể là cấp quản lý, kế toán, giám đốc, tùy vào nội dung biểu mẫu.

• Thiết lập thứ tự phê duyệt: Theo tuần tự (người 1 duyệt xong mới tới người 2) hoặc song song.

• Điều kiện động: Lark cho phép thiết lập điều kiện ví dụ “Nếu số tiền > 10 triệu thì chuyển tới Giám đốc tài chính”.

4. Cài đặt thông báo và quyền truy cập

Bạn có thể lựa chọn:

• Gửi thông báo tự động qua chat Lark khi có đơn mới hoặc có thay đổi trạng thái.

• Quy định ai được xem, ai được chỉnh sửa hoặc ai chỉ được theo dõi.

5. Xuất bản và thử nghiệm

Sau khi hoàn tất, nhấn “Xuất bản” để hệ thống áp dụng biểu mẫu. Bạn nên thử tạo một đơn thử để kiểm tra lại toàn bộ quy trình phê duyệt đã hợp lý chưa.

Một Số Lưu Ý Khi Thiết Lập Approval Trên Lark

1. Đừng tạo quá nhiều luồng phê duyệt trùng lặp

Hãy cố gắng chuẩn hóa biểu mẫu để dễ quản lý, tránh việc mỗi bộ phận tạo một mẫu riêng cho cùng một mục đích.

2. Sử dụng trường động để linh hoạt hơn

Những trường điều kiện động giúp hệ thống tự xác định được ai sẽ là người phê duyệt, điều này rất hữu ích khi công ty có nhiều cấp bậc và tình huống.

3. Đào tạo nhân viên sử dụng đúng cách

Một quy trình phê duyệt thông minh chỉ thực sự phát huy tác dụng khi tất cả thành viên hiểu và sử dụng đúng cách. Đảm bảo nhân viên biết cách điền thông tin và kiểm tra trạng thái đơn của mình.

Lợi Ích Khi Tự Động Hóa Quy Trình Phê Duyệt Với Lark

1. Tăng tốc độ phê duyệt

Không còn phải chờ đợi email hoặc liên hệ thủ công, tất cả đều tự động gửi thông báo và theo dõi trạng thái.

2. Giảm rủi ro sai sót

Khi mọi thông tin được chuẩn hóa và đi qua một quy trình rõ ràng, nguy cơ thiếu sót hoặc sai người duyệt gần như bằng 0.

3. Nâng cao tính minh bạch

Lịch sử phê duyệt, thời gian xử lý, ý kiến người duyệt… đều được lưu trữ, tạo điều kiện cho việc kiểm toán hoặc kiểm tra nội bộ.

4. Dễ dàng mở rộng và tích hợp

Lark Approval có thể tích hợp với các ứng dụng khác như tài liệu, bảng tính, hệ thống CRM, kế toán… giúp quy trình phê duyệt gắn liền với luồng công việc tổng thể của tổ chức.

Tổng Kết

Trong thời đại số, việc thiết lập và tự động hóa quy trình phê duyệt là một bước tiến tất yếu giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và minh bạch hơn. Với Lark Approval, bạn có trong tay một công cụ mạnh mẽ, dễ sử dụng, và linh hoạt trong mọi tình huống.

Đừng để những nhầm lẫn trong quy trình phê duyệt làm chậm bước phát triển của doanh nghiệp bạn. Hãy bắt đầu áp dụng Lark ngay hôm nay!