Trong các doanh nghiệp hiện đại, quy trình phê duyệt thủ công bằng giấy tờ, văn bản thường gây ra nhiều khó khăn như chậm trễ, thiếu minh bạch và khó quản lý. Giải pháp số hóa quy trình phê duyệt với Lark Approval đã và đang trở thành công cụ đắc lực giúp các tổ chức nâng cao hiệu quả quản lý, tiết kiệm thời gian và tăng tính minh bạch trong công tác phê duyệt. Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết cách tối ưu quy trình phê duyệt chậm thông qua workflow tự động trên Lark Approval.

1. Thực trạng và thách thức của quy trình phê duyệt truyền thống

1.1. Các khó khăn thường gặp trong quy trình phê duyệt truyền thống

Quy trình phê duyệt hành chính bằng văn bản giấy tờ thường gặp phải các vấn đề như:

• Chậm trễ trong phê duyệt: Việc gửi nhận giấy tờ qua nhiều bước, nhiều phòng ban làm kéo dài thời gian chờ phê duyệt, ảnh hưởng đến tiến độ công việc và dự án.

• Thiếu minh bạch và khó theo dõi: Quy trình thủ công khiến việc kiểm soát trạng thái phê duyệt trở nên khó khăn, dễ xảy ra sai sót hoặc bỏ sót thông tin quan trọng.

• Quản lý tài liệu phức tạp: Lưu trữ và tìm kiếm hồ sơ giấy tờ tốn nhiều thời gian, dễ thất lạc và khó bảo mật.

1.2. Tác động tiêu cực đến doanh nghiệp

Những khó khăn trên không chỉ làm giảm hiệu suất làm việc mà còn ảnh hưởng đến sự chuyên nghiệp và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Do đó, việc chuyển đổi sang quy trình phê duyệt số hóa là nhu cầu cấp thiết.

2. Giới thiệu về Lark Approval - Giải pháp tối ưu hóa quy trình phê duyệt

2.1. Lark Approval là gì?

Lark Approval là nền tảng quản lý và thiết kế quy trình phê duyệt số hóa, giúp doanh nghiệp loại bỏ các thủ tục giấy tờ rườm rà, đồng thời tự động hóa các bước phê duyệt một cách linh hoạt và hiệu quả. Người dùng có thể tạo biểu mẫu phê duyệt, thiết kế luồng công việc và theo dõi tiến độ phê duyệt ngay trên cùng một nền tảng.

2.2. Tính năng nổi bật của Lark Approval

• Thiết kế mẫu phê duyệt đa dạng: Hơn 100 mẫu có sẵn và khả năng tùy chỉnh biểu mẫu theo nhu cầu doanh nghiệp, bao gồm các trường thông tin, tệp đính kèm, hình ảnh, ngày tháng.

• Xây dựng quy trình phê duyệt no-code: Dễ dàng thiết lập các bước phê duyệt, điều kiện rẽ nhánh dựa trên dữ liệu form mà không cần lập trình, phù hợp với mọi quy mô và loại hình doanh nghiệp.

• Tích hợp với hệ sinh thái Lark: Thông báo phê duyệt tự động qua Lark Messenger, cho phép phê duyệt nhanh chóng mọi lúc mọi nơi chỉ với một cú nhấp chuột.

• Lưu trữ và theo dõi tự động: Mọi thông tin phê duyệt được lưu trữ tập trung, dễ dàng truy xuất và quản lý.

3. Quy trình chuyển đổi phê duyệt thủ công sang phê duyệt số với Lark Approval

3.1. Chuyển đổi thủ tục phê duyệt hành chính bằng giấy tờ thành phê duyệt số

• Thay vì sử dụng các biểu mẫu giấy, doanh nghiệp tạo các form phê duyệt số trên Lark Approval với đầy đủ các trường thông tin cần thiết.

• Người dùng điền form trực tuyến và gửi yêu cầu phê duyệt ngay trên nền tảng, loại bỏ hoàn toàn việc in ấn, chuyển phát giấy tờ.

3.2. Thiết lập workflow tự động gửi đến leader phê duyệt

• Mỗi mẫu phê duyệt được thiết kế với luồng phê duyệt tự động, ví dụ: khi nhân sự gửi yêu cầu, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo đến leader có thẩm quyền phê duyệt.

• Leader nhận được thông báo qua Lark Messenger và có thể phê duyệt hoặc từ chối chỉ với một cú nhấp chuột, không cần đăng nhập thêm ứng dụng khác.

• Quy trình có thể bao gồm nhiều cấp phê duyệt với các điều kiện rẽ nhánh tùy chỉnh, đảm bảo tính linh hoạt và phù hợp với từng loại thủ tục.

3.3. Tự động lưu trữ và chuyển về bộ phận nhân sự

• Sau khi leader phê duyệt, dữ liệu sẽ được tự động lưu trữ trên hệ thống Lark Approval, đảm bảo tính an toàn và dễ dàng truy xuất.

• Thông tin phê duyệt cũng được chuyển tiếp tự động đến bộ phận nhân sự để xử lý các bước tiếp theo như cập nhật hồ sơ, tính lương, hoặc lưu trữ hồ sơ.

4. Lợi ích khi sử dụng workflow tự động trên Lark Approval

4.1. Tiết kiệm thời gian và tăng tốc độ phê duyệt

• Quy trình tự động giúp loại bỏ các bước thủ công, giảm thời gian chờ đợi và tăng tốc độ xử lý các yêu cầu phê duyệt.

• Nhân viên và lãnh đạo có thể phê duyệt nhanh chóng mọi lúc mọi nơi trên thiết bị di động hoặc máy tính.

4.2. Tăng tính minh bạch và kiểm soát quy trình

• Mọi bước phê duyệt được ghi nhận và lưu trữ chi tiết, giúp quản trị viên dễ dàng theo dõi tiến độ và trách nhiệm của từng cá nhân.

• Giảm thiểu sai sót, tránh bỏ sót hoặc trì hoãn phê duyệt nhờ thông báo tự động và hệ thống nhắc nhở.

4.3. Đơn giản hóa quản lý tài liệu và dữ liệu

• Tất cả dữ liệu phê duyệt được số hóa, lưu trữ tập trung trên nền tảng Lark Approval, dễ dàng tìm kiếm và truy xuất khi cần thiết.

• Giảm thiểu rủi ro mất mát hoặc hư hỏng tài liệu so với lưu trữ giấy tờ truyền thống.

4.4. Tăng cường trải nghiệm người dùng và sự hài lòng

• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng với tính năng kéo thả tạo biểu mẫu giúp người dùng nhanh chóng làm quen và thao tác.

• Tích hợp liền mạch với các ứng dụng khác trong hệ sinh thái Lark Suite như Lark Messenger, giúp công việc trở nên thuận tiện và hiệu quả hơn.

5. Hướng dẫn thiết lập workflow phê duyệt tự động trên Lark Approval

5.1. Tạo mẫu phê duyệt

• Truy cập vào bảng điều khiển Approval Admin trên Lark Approval.

• Chọn tạo mẫu phê duyệt mới hoặc sử dụng các mẫu có sẵn phù hợp với nghiệp vụ hành chính.

• Thiết kế biểu mẫu bằng công cụ kéo & thả, thêm các trường thông tin cần thiết như tên nhân sự, nội dung phê duyệt, tệp đính kèm, ngày tháng.

5.2. Thiết kế quy trình phê duyệt

• Xác định các bước phê duyệt, người phê duyệt tương ứng (leader, trưởng phòng, bộ phận nhân sự).

• Thiết lập điều kiện rẽ nhánh nếu cần, ví dụ: yêu cầu trên 10 triệu phải có thêm phê duyệt giám đốc.

• Kích hoạt thông báo tự động qua Lark Messenger để người phê duyệt nhận được thông tin kịp thời.

5.3. Xuất bản và vận hành quy trình

• Sau khi hoàn tất thiết kế, nhấn Publish để đưa quy trình vào sử dụng.

• Nhân viên gửi yêu cầu phê duyệt qua form số, hệ thống tự động chuyển đến người có thẩm quyền phê duyệt.

• Theo dõi tiến độ phê duyệt và xử lý các yêu cầu phát sinh ngay trên nền tảng.

6. Kết luận

Việc chuyển đổi các thủ tục phê duyệt hành chính truyền thống sang quy trình phê duyệt số hóa bằng workflow tự động trên Lark Approval giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để vấn đề chậm trễ, thiếu minh bạch và khó quản lý trong phê duyệt. Với khả năng thiết kế linh hoạt, tích hợp sâu với hệ sinh thái Lark Suite và giao diện thân thiện, Lark Approval không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động và trải nghiệm người dùng.

Đầu tư vào giải pháp phê duyệt tự động như Lark Approval chính là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp tối ưu hóa vận hành, tăng cường năng lực cạnh tranh trong thời đại số.