Làm thế nào để quản lý thu chi nội bộ trên Lark

Xây dựng quy trình minh bạch và tự động hóa

Quản lý thu chi nội bộ là một trong những nhiệm vụ quan trọng và phức tạp nhất đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Để đảm bảo tính minh bạch, hiệu quả và kiểm soát chặt chẽ, Yspace đã lựa chọn triển khai quy trình thu chi nội bộ hoàn toàn trên nền tảng Lark. Nguyên tắc cốt lõi là mọi hoạt động phê duyệt, thu chi đều phải được thực hiện công khai, minh bạch và lưu trữ tập trung trên hệ thống.

Quy trình này bắt đầu từ việc xây dựng các mẫu đề xuất thu chi chuẩn hóa, trong đó quy định rõ các trường thông tin bắt buộc như: lý do thu/chi, số tiền, hạng mục, người đề xuất, người nhận thông tin, người phê duyệt và các tài liệu liên quan. Nhờ vậy, mọi giao dịch đều có căn cứ rõ ràng, dễ dàng truy xuất khi cần thiết.

Thiết lập mẫu đề xuất thu chi trên Lark

Trên Lark, doanh nghiệp có thể tạo các form đề xuất thu chi trực tuyến chỉ với vài thao tác đơn giản. Các mẫu này được thiết kế linh hoạt, phù hợp với từng loại giao dịch (chi phí vận hành, mua sắm, thanh toán dịch vụ, thu tiền khách hàng…). 

• Khi nhân viên gửi đề xuất, hệ thống sẽ tự động chuyển đến đúng người có thẩm quyền phê duyệt theo quy trình đã thiết lập.

• Điểm nổi bật là mọi thông tin đều được ghi nhận và lưu trữ tập trung trên Lark Base, giúp loại bỏ hoàn toàn nguy cơ thất lạc chứng từ hoặc sai sót do nhập liệu thủ công. Ngoài ra, các trường thông tin bắt buộc giúp đảm bảo mọi đề xuất đều đầy đủ, hợp lệ trước khi chuyển sang bước phê duyệt.

Quy trình phê duyệt thông minh và phân quyền chặt chẽ

• Tính năng Approval của Lark cho phép doanh nghiệp thiết lập quy trình phê duyệt nhiều cấp, phù hợp với từng loại chi phí hoặc mức ngân sách. Khi có đề xuất mới, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo đến người phê duyệt, đồng thời cập nhật trạng thái cho tất cả các bên liên quan. Điều này giúp loại bỏ hoàn toàn sự chậm trễ, thất lạc thông tin như các phương pháp truyền thống.

• Chỉ những người được phân quyền (cấp quản lý, kế toán trưởng, giám đốc tài chính…) mới có thể phê duyệt, chỉnh sửa hoặc thay đổi dữ liệu thu chi. Việc phân quyền này được kiểm soát chặt chẽ trên Lark, đảm bảo an toàn và bảo mật cho toàn bộ dữ liệu tài chính của doanh nghiệp.

Tự động hóa tổng hợp và báo cáo tài chính

• Sau khi các đề xuất thu chi được phê duyệt, hệ thống Lark sẽ tự động ghi nhận, phân loại và tổng hợp dữ liệu theo từng hạng mục, phòng ban hoặc dự án. Nhờ khả năng tự động hóa, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi dòng tiền, so sánh dự toán với thực chi, phát hiện kịp thời các khoản chi vượt ngân sách.

• Các báo cáo tài chính được cập nhật liên tục theo thời gian thực, trình bày trực quan dưới dạng bảng, biểu đồ hoặc file xuất ra Excel. Điều này giúp lãnh đạo doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể về tình hình tài chính, đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác.

Cảnh báo và kiểm soát ngân sách

Một tính năng nổi bật khác của Lark là khả năng thiết lập cảnh báo khi phát sinh các khoản chi vượt ngân sách hoặc không đúng quy định. Hệ thống sẽ tự động gửi thông báo đến người quản lý, giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí hiệu quả, giảm thiểu rủi ro tài chính và đảm bảo tuân thủ các quy định nội bộ.

Tích hợp chăm sóc khách hàng và gọi điện trực tiếp

• Bên cạnh quản lý thu chi, Lark còn hỗ trợ doanh nghiệp chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn nhờ tính năng gọi điện trực tiếp ngay trên nền tảng. Doanh nghiệp có thể lựa chọn gọi qua số điện thoại di động hoặc thông qua ứng dụng trung gian (tổng đài ảo, VoIP). Phương án gọi qua ứng dụng trung gian giúp đo lường thời gian gọi, hiệu quả làm việc của từng nhân viên Sale, đồng thời tiết kiệm chi phí so với cách truyền thống.

• Khi nhân viên bấm nút gọi, khách hàng sẽ nhận được cuộc gọi từ tổng đài và được chuyển tiếp đến đúng nhân viên phụ trách. Toàn bộ lịch sử cuộc gọi, thời lượng, kết quả đều được ghi nhận trên hệ thống, giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả chăm sóc khách hàng và tối ưu quy trình bán hàng.

Lợi ích khi quản lý thu chi nội bộ trên Lark

Tăng tính minh bạch và kiểm soát chặt chẽ

Việc quản lý thu chi trên Lark giúp doanh nghiệp đạt được mức độ minh bạch tối đa. Tất cả dữ liệu thu chi đều được lưu trữ tập trung, dễ dàng truy xuất và kiểm tra bất cứ lúc nào. Mọi giao dịch đều có lịch sử rõ ràng, từ người đề xuất, người phê duyệt đến thời gian thực hiện, giúp loại bỏ hoàn toàn nguy cơ gian lận hoặc thất thoát tài sản.

Tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành

Nhờ tự động hóa quy trình phê duyệt, tổng hợp và báo cáo, doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian xử lý so với các phương pháp thủ công. Nhân viên không còn phải in ấn, chuyển phát hồ sơ, chờ đợi phê duyệt qua nhiều cấp. Mọi thao tác đều thực hiện trực tuyến, mọi lúc, mọi nơi trên cả máy tính và điện thoại di động.

Nâng cao hiệu quả ra quyết định

Các báo cáo tài chính được cập nhật liên tục, trình bày trực quan giúp lãnh đạo doanh nghiệp dễ dàng đánh giá tình hình tài chính, phát hiện kịp thời các vấn đề và đưa ra quyết định chiến lược. Việc so sánh dự toán với thực chi, phân tích xu hướng chi tiêu theo từng tháng, từng hạng mục giúp tối ưu hóa ngân sách và nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực.

Giảm thiểu rủi ro và tuân thủ quy định

Hệ thống cảnh báo tự động khi phát sinh các khoản chi vượt ngân sách hoặc không đúng quy trình giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro tài chính hiệu quả. Việc phân quyền chặt chẽ đảm bảo chỉ những người có thẩm quyền mới được phép phê duyệt hoặc chỉnh sửa dữ liệu, giảm thiểu nguy cơ sai sót hoặc lạm dụng.

Dễ dàng mở rộng và tích hợp

Lark cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh quy trình phê duyệt, mẫu đề xuất thu chi phù hợp với từng loại giao dịch, từng phòng ban hoặc dự án. Hệ thống cũng hỗ trợ tích hợp với các phần mềm kế toán, ERP, CRM khác, giúp xây dựng hệ sinh thái quản trị toàn diện, đồng bộ và linh hoạt.

Tối ưu hóa chăm sóc khách hàng và hoạt động Sale

Tính năng gọi điện trực tiếp trên Lark không chỉ giúp doanh nghiệp chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp hơn mà còn tiết kiệm chi phí gọi điện, đo lường hiệu quả làm việc của từng nhân viên Sale. Lịch sử cuộc gọi, kết quả trao đổi đều được lưu trữ, phục vụ cho việc đánh giá, đào tạo và tối ưu quy trình bán hàng.

Đơn giản hóa thao tác, dễ sử dụng

Giao diện Lark trực quan, thân thiện với người dùng, giúp mọi nhân viên dễ dàng làm quen và thao tác. Chỉ với một form duy nhất, doanh nghiệp có thể theo dõi, tổng hợp và phân tích thu chi chi tiết theo từng tháng, từng hạng mục mà không cần đến các phần mềm phức tạp hoặc đội ngũ IT chuyên biệt.

Tăng năng suất và tạo lợi thế cạnh tranh

Chuyển đổi số trong quản lý thu chi nội bộ giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất, giảm thiểu sai sót, tăng tốc độ xử lý và phản hồi. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn tạo lợi thế cạnh tranh bền vững, giúp doanh nghiệp thích nghi nhanh với sự thay đổi của thị trường và mở rộng quy mô hoạt động.

Kết luận

Quản lý thu chi nội bộ trên Lark tại Yspace là giải pháp toàn diện, hiện đại và minh bạch, giúp doanh nghiệp kiểm soát tài chính chặt chẽ, tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả vận hành. Kết hợp với các tính năng chăm sóc khách hàng, gọi điện trực tiếp, Lark không chỉ là công cụ quản lý tài chính mà còn là nền tảng chuyển đổi số mạnh mẽ, đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình phát triển bền vững.