Đầu tiên, Project Manager (PM) tiếp nhận yêu cầu từ chủ đầu tư hoặc đơn vị tư vấn giám sát. Sau khi nhận yêu cầu, PM tạo dashboard và gửi báo cáo định kỳ cho bên liên quan, sử dụng phần mềm hỗ trợ ghi nhận yêu cầu. Đồng thời, PM phân công nhiệm vụ cho các thành viên tham gia dự án, theo dõi tiến độ và cập nhật công việc. Quá trình này được ghi nhận hàng ngày trên ứng dụng, trong khi dashboard được cập nhật thường xuyên để phản ánh tiến độ thực hiện, và bảng trắng thể hiện rõ phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng thành viên.
Tiếp theo, quá trình kiểm tra và cập nhật nhật ký công trình, bao gồm hình ảnh và văn bản, được thực hiện. Ứng dụng hỗ trợ cập nhật nhật ký hình ảnh để giám sát từ xa, sau đó PM nhận báo cáo từ ứng dụng và kiểm tra độ chính xác. Nhật ký được hiển thị trên bảng trắng để dễ dàng theo dõi và lưu trữ, phục vụ cho việc báo cáo với khách hàng.
Sau đó, việc cập nhật phân tích chi phí từng hạng mục trên bảng trắng cũng được triển khai, với sự hỗ trợ của các đồ thị trực quan. Ứng dụng cung cấp công cụ tính toán và cập nhật chi phí dựa trên dữ liệu thực tế, giúp PM dễ dàng phân tích chi phí của từng hạng mục. Dữ liệu chi phí được cập nhật và xác nhận bởi nhân viên giám sát (SA) để đưa ra các quyết định kịp thời. Đồng thời, bộ phận tài chính (F) chuẩn bị các báo cáo chi phí cho các bên liên quan.
Cuối cùng, quy trình kết thúc với việc PM thực hiện báo cáo tổng kết dự án và gửi cho các bên liên quan. Bộ phận tài chính chuẩn bị các tài liệu và báo cáo chi tiết, đảm bảo tất cả thông tin cần thiết được cung cấp đầy đủ cho khách hàng và các bên liên quan.
by Yspace Team
