Cấu Trúc Chi Phí Trong Agency Quảng Cáo

1. Chi Phí Nhân Sự

Account / Client Service Team

• Account Manager / Account Executive: Liên hệ trực tiếp với khách hàng, thu thập yêu cầu, quản lý tiến độ dự án.
• Quản lý nhân sự phòng Marketing trên Lark: Sử dụng Lark Suite để theo dõi và phân bổ nguồn lực hiệu quả.

Strategic Planning

• Digital Strategist / Planner: Phân tích thị trường, lên chiến lược marketing, đề xuất kênh và hình thức quảng cáo phù hợp.

Creative Team

• Copywriter, Art Director / Designer, Social Media Content Creator: Phát triển nội dung sáng tạo, thiết kế đồ họa và quản lý nội dung trên các kênh mạng xã hội.

Media / Performance Team

• Media Buyer / Media Planner, SEO Specialist, Analytics: Chọn kênh quảng cáo, tối ưu chi phí, theo dõi hiệu quả và phân tích số liệu.

Technology / Web Dev Team (nếu cung cấp dịch vụ)

• Web Developer, Tech Support: Phát triển và bảo trì website, quản trị hệ thống.

Bộ Phận Hỗ Trợ Khác

• Tài Chính – Kế Toán, Hành Chính – Nhân Sự, Phòng Pháp Lý: Quản lý thu chi, hợp đồng, tuyển dụng, đào tạo và bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ.

2. Chi Phí Công Cụ / Phần Mềm

Công cụ thiết kế

• Sử dụng Lark Design tích hợp trong Lark Suite để tạo ra các thiết kế sáng tạo và chia sẻ chúng với đội ngũ qua Lark Drive.

Công cụ đo lường

• Lark Analytics tích hợp với Google Analytics, Facebook Ads Manager giúp đo lường hiệu quả chiến dịch.

Hosting website

• Tech Support quản trị hosting, domain và bảo trì hệ thống thông qua Lark Permissions và Lark Projects.

3. Chi Phí Vận Hành

Văn phòng

• Quản lý không gian làm việc, trang thiết bị văn phòng thông qua Lark Tasks và Lark Calendar.

Trang thiết bị

• Đảm bảo tất cả thiết bị làm việc được cập nhật và bảo trì thường xuyên với sự hỗ trợ của Lark Suite.

Truyền thông nội bộ

• Sử dụng Lark Chat, Lark Meeting để duy trì liên lạc và phối hợp nội bộ hiệu quả.

4. Doanh Thu & Lợi Nhuận

Doanh thu

• Từ phí dịch vụ (service fee), phí quản lý ngân sách ads, các dự án triển khai website...
• Quản lý các nguồn doanh thu thông qua hệ thống phân bổ và quản lý dịch vụ trên Lark Suite.

Lợi nhuận

• Lợi nhuận phụ thuộc vào khả năng quản lý dự án, tiết kiệm chi phí, tối ưu quy trình.
• Sử dụng Lark Sheets để theo dõi và phân tích chi phí, đảm bảo tối ưu hóa lợi nhuận.

5. Quy Trình Thanh Toán

Phân chia thanh toán

• Thường chia theo đợt (ví dụ: 50% ký hợp đồng, 30% sau khi chạy được 50% thời gian chiến dịch, 20% khi kết thúc hoặc tùy thỏa thuận).
• Đảm bảo dòng tiền ổn định để trả lương, chi phí sản xuất, chạy ads thông qua hệ thống tài chính trong lĩnh vực Agency quảng cáo trên Lark Suite.

Đảm bảo dòng tiền

• Quản lý dòng tiền thông qua hệ thống phân bổ và quản lý team tài chính, giúp thanh toán đúng hạn và duy trì hoạt động kinh doanh liên tục.

Hệ Thống Tài Chính Chuyên Nghiệp Với Lark Suite

Hệ thống tài chính trong lĩnh vực Agency quảng cáo

Hệ thống tài chính của chúng tôi được xây dựng dựa trên Lark Suite, cho phép quản lý mọi khía cạnh tài chính một cách hiệu quả và minh bạch. Lark Suite hỗ trợ chúng tôi trong việc triển khai Lark để tối ưu hóa các quy trình tài chính, từ chi phí nhân sự đến quản lý dự án và báo cáo tài chính.

Hệ thống phân bổ và quản lý team tài chính

Với Lark Suite, chúng tôi có thể dễ dàng phân bổ và quản lý team tài chính thông qua các công cụ như Lark Tasks và Lark Calendar. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi thành viên trong team tài chính đều biết rõ nhiệm vụ và thời hạn của mình, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và giảm thiểu sai sót.

Báo cáo tài chính từng team trên Lark

Lark Suite cung cấp các công cụ mạnh mẽ như Lark Sheets và Lark Docs để tạo ra các báo cáo tài chính chi tiết cho từng team. Nhờ đó, chúng tôi có thể theo dõi và phân tích hiệu quả hoạt động của mỗi bộ phận, từ Account / Client Service Team đến Media / Performance Team, giúp đưa ra các quyết định chiến lược chính xác và kịp thời.

Hệ thống phân bổ và quản lý dịch vụ

Chúng tôi sử dụng Lark Suite để phân bổ và quản lý dịch vụ một cách linh hoạt và hiệu quả. Từ việc phân công nhiệm vụ cho từng team đến quản lý tiến độ và chất lượng dịch vụ, Lark Suite giúp chúng tôi duy trì sự đồng bộ và phối hợp tốt nhất giữa các bộ phận.

Quy Trình Làm Việc Tài Chính Với Lark Suite

Bước 1: Tiếp Cận & Thu Thập Yêu Cầu Khách Hàng

Tìm kiếm khách hàng tiềm năng (Lead Generation)

Chúng tôi sử dụng Lark Suite để quản lý và phân loại khách hàng tiềm năng thông qua các kênh như mạng lưới quan hệ, website, sự kiện, hội thảo và các chiến dịch quảng cáo tự chạy. Với tính năng quản lý dự án của Lark, việc theo dõi và chăm sóc từng lead trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết.

Brief từ khách hàng

Thông qua Lark Docs, đội ngũ của chúng tôi ghi nhận và tổng hợp các yêu cầu từ khách hàng, bao gồm mong muốn, mục tiêu kinh doanh, chân dung khách hàng, ngân sách và thời gian. Tài liệu "Creative/Marketing Brief" được lưu trữ và chia sẻ nhanh chóng trong Lark Drive, đảm bảo mọi thông tin đều được truyền đạt chính xác cho nội bộ agency.

Phân tích sơ bộ

Đội ngũ chiến lược (Strategy) và Account sử dụng Lark Sheets để đánh giá quy mô dự án, tính khả thi, ngân sách và thời gian. Việc này giúp chúng tôi đưa ra những quyết định đúng đắn ngay từ giai đoạn đầu, đảm bảo dự án được triển khai hiệu quả.

Bước 2: Xây Dựng & Trình Bày Đề Xuất (Proposal)

Nghiên cứu thị trường & đối thủ

Với Lark Meeting, chúng tôi tổ chức các buổi brainstorming để phân tích ngành hàng, hành vi khách hàng và các kênh digital phù hợp như Facebook, Google, TikTok, LinkedIn. Sử dụng Lark Docs, chúng tôi ghi chép và lưu trữ các phân tích về hoạt động marketing online của đối thủ cạnh tranh.

Lên ý tưởng & Chiến lược

Chúng tôi xác định Key Message, Creative Idea, KPI và Timeline triển khai thông qua Lark Whiteboard. Đề xuất các kênh quảng cáo (Facebook Ads, Google Ads, SEO...) và hình thức nội dung (video, infographic, livestream...) được trình bày một cách trực quan và dễ hiểu.

Báo giá & Dự toán ngân sách

Sử dụng Lark Sheets, chúng tôi tính toán phí dịch vụ bao gồm chi phí sản xuất nội dung, media booking, phí quản lý, v.v. Đồng thời, lịch thanh toán được sắp xếp linh hoạt theo milestone tiến độ dự

Pitching / Trình bày Proposal cho khách hàng

Chúng tôi sử dụng Lark Meeting để thuyết phục khách hàng về tính hiệu quả, ROI dự kiến và kế hoạch chi tiết. Phản hồi từ khách hàng được ghi lại ngay trong Lark Chat, giúp chúng tôi nhanh chóng điều chỉnh proposal nếu cần thiết.

Bước 3: Ký Hợp Đồng & Thiết Lập Dự Án

Soạn thảo Hợp đồng

Tài liệu hợp đồng được soạn thảo và chỉnh sửa cùng nhau trong Lark Docs, bao gồm phạm vi công việc, ngân sách, lịch thanh toán, cam kết KPI cơ bản, điều khoản bảo mật, quyền sở hữu nội dung sáng tạo và trách nhiệm hai bên.

Lập kế hoạch chi tiết (Project Planning)

Chúng tôi dựng timeline cụ thể trên Lark Calendar và phân công nhân sự thông qua Lark Tasks. Mỗi thành viên trong team đều biết rõ vai trò và nhiệm vụ của mình, từ sáng tạo, chạy media đến báo cáo số liệu.

Chuẩn bị cơ sở hạ tầng

Dự án được mở trên Lark Projects, tạo thư mục lưu trữ thông tin khách hàng, đối tượng và brand guideline trên Lark Drive. Chúng tôi cũng xác định kênh truyền thông và quản lý quyền truy cập tài khoản quảng cáo (Facebook Business Manager, Google Ads...) thông qua Lark Permissions.

Bước 4: Sản Xuất Nội Dung & Triển Khai Quảng Cáo

Sáng tạo nội dung (Content & Creative)

Copywriter và Designer sử dụng Lark Docs và Lark Design để phát triển ý tưởng đã duyệt thành nội dung chi tiết như bài viết, hình ảnh, video và infographic. Quá trình kiểm duyệt nội bộ được thực hiện thông qua Lark Chat và Lark Approvals để đảm bảo tuân thủ brand guideline của khách hàng.

Media Execution

Media Team lập kế hoạch chạy quảng cáo trên Lark Sheets, chọn kênh phù hợp (Facebook, Google, TikTok, email...) và setup chiến dịch bao gồm target audience, ngân sách và thời gian chạy. Việc theo dõi và tối ưu chiến dịch được thực hiện liên tục thông qua Lark Dashboards.

Phối hợp & Kiểm soát chất lượng

Account cập nhật tiến độ cho khách hàng qua Lark Meeting và chia sẻ các tài liệu như storyboard video, bản thảo nội dung, bản thiết kế banner trên Lark Drive. Chỉnh sửa theo phản hồi được thực hiện nhanh chóng, đảm bảo đúng cam kết về chất lượng sáng tạo và timeline.

Bước 5: Theo Dõi & Tối Ưu (Monitoring & Optimization)

Theo dõi chỉ số (KPIs)

Chúng tôi theo dõi các chỉ số quan trọng như reach, impression, CTR, CPC, conversion và ROAS thông qua Lark Analytics tích hợp với Google Analytics, Facebook Ads Manager, Google Data Studio và phần mềm CRM.

Phân tích & Đưa ra phương án tối ưu

Nếu chi phí trên mỗi chuyển đổi cao, chúng tôi sử dụng Lark Sheets để chỉnh lại target audience, nội dung quảng cáo và thời gian chạy. Thử nghiệm A/B testing được thực hiện thông qua Lark Experiments để tìm ra phiên bản hiệu quả nhất.

Báo cáo tiến độ

Account cập nhật tình hình cho khách hàng hàng tuần hoặc theo thỏa thuận thông qua Lark Reports. Dựa trên dữ liệu, chúng tôi đề xuất điều chỉnh ngân sách và thay đổi thông điệp nếu cần thiết để đạt được hiệu quả tối ưu.

Bước 6: Tổng Kết Chiến Dịch & Bàn Giao

Thu thập dữ liệu cuối chiến dịch

Chúng tôi chốt số liệu về reach, impression, click, conversion, ROI và ROAS, sau đó phân tích sâu xem kênh nào hiệu quả nhất và nội dung nào có sức hút cao nhất bằng Lark Analytics.

Lập báo cáo tổng kết

Báo cáo tổng kết được so sánh với KPI đã cam kết, rút ra bài học, điểm mạnh, điểm yếu và đề xuất cải tiến cho các chiến dịch tiếp theo thông qua Lark Docs và chia sẻ với khách hàng qua Lark Drive.

Bàn giao tài sản truyền thông

Chuyển giao cho khách hàng các file thiết kế gốc (banner, video, infographic...) và quyền quản trị fanpage, tài khoản quảng cáo thông qua Lark Permissions. Quyết toán hợp đồng được hoàn tất nếu đó là dự án kết thúc.

Bước 7: Chăm Sóc Khách Hàng & Phát Triển Mối Quan Hệ

Chăm sóc sau chiến dịch (After Campaign Service)

Chúng tôi hỗ trợ khách hàng trong việc duy trì nội dung, trả lời câu hỏi liên quan và đáp ứng nhu cầu tiếp tục hoặc mở rộng chiến dịch mới thông qua Lark Chat và Lark Meetings.

Upsell / Cross-sell

Giới thiệu thêm các dịch vụ SEO, website, influencer marketing... phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Mời khách hàng ký hợp đồng retainer để duy trì và tối ưu marketing lâu dài thông qua Lark CRM.

Đo lường mức độ hài lòng

Thu thập phản hồi từ khách hàng qua Lark Forms, đề xuất cải thiện dựa trên ý kiến đóng góp. Ghi nhận đánh giá và testimonial để làm case study cho các dự án sau thông qua Lark Docs và chia sẻ trong Lark Drive.

Kết Luận

Với hệ thống tài chính chuyên nghiệp và quy trình làm việc chi tiết, cùng sự hỗ trợ mạnh mẽ từ Lark Suite, chúng tôi cam kết mang đến những chiến dịch marketing hiệu quả, tối ưu hóa nguồn lực và đạt được mục tiêu kinh doanh của bạn. Việc triển khai Lark ngay hôm nay sẽ giúp bạn trải nghiệm sự khác biệt trong quản lý tài chính và hợp tác đội ngũ.