Bài viết này sẽ tập trung vào việc chuyển đổi số trên Lark trong lĩnh vực nhân sự, cụ thể là cách quản lý nhân sự trên Lark thông qua hai khía cạnh chính: xây dựng hệ thống quản lý phiếu làm bù và đơn xin nghỉ phép, cùng với việc giám sát, quản lý nhân sự học việc một cách hiệu quả. Tất cả nhằm hướng đến mục tiêu chuyển đổi số phòng nhân sự công ty kế toán, giúp tối ưu hoá quy trình, giảm thiểu sai sót và nâng cao năng suất làm việc. Hãy Download Lark ngay hôm nay và sẵn sàng bước vào hành trình chuyển đổi số thực sự.
Xây dựng hệ thống quản lý phiếu làm bù và đơn xin nghỉ phép trên Lark
Trong công ty kế toán, việc quản lý ngày nghỉ, ngày phép, giờ làm thêm (làm bù) là một trong những công việc quan trọng. Quá trình này đòi hỏi tính chính xác cao, vừa để đảm bảo quyền lợi cho nhân viên, vừa giúp bộ phận nhân sự theo dõi sát sao tình hình nhân sự, hạn chế tình trạng thừa hoặc thiếu nguồn lực, gây ảnh hưởng đến tiến độ và hiệu quả công việc.
Với Lark, doanh nghiệp có thể triển khai Lark và thiết lập quy trình tự động hóa hoàn toàn cho việc xử lý phiếu làm bù và đơn xin nghỉ phép. Các bước cơ bản như sau:
Tạo biểu mẫu điện tử trên Lark Approval: Thay vì nhân viên phải gửi email thủ công, họ có thể điền thông tin về ngày nghỉ, lý do, số ngày muốn xin nghỉ hoặc số giờ làm bù trực tiếp trên biểu mẫu điện tử. Hệ thống Lark sẽ tự động gửi yêu cầu này đến người quản lý phòng nhân sự hoặc cấp trên có thẩm quyền duyệt.
Quy trình phê duyệt tự động và minh bạch: Khi yêu cầu được gửi đi, Lark tự động thông báo đến người phê duyệt. Họ có thể xem xét, xác minh thông tin và ra quyết định chỉ với vài cú nhấp chuột. Kết quả được cập nhật ngay lập tức, và nhân viên sẽ nhận được thông báo phản hồi mà không cần chờ đợi lâu.
Cập nhật dữ liệu thời gian làm việc: Một trong những lợi thế quan trọng của việc quản lý nhân sự trên Lark là khả năng tự động cập nhật số ngày làm việc của từng nhân viên sau mỗi quyết định phê duyệt. Nghĩa là, khi đơn xin nghỉ phép được chấp nhận, hệ thống sẽ trừ số ngày nghỉ từ quỹ phép của nhân viên. Nếu là phiếu làm bù, số giờ hoặc ngày làm bù sẽ được cộng vào tổng thời gian làm việc tương ứng. Điều này giúp loại bỏ việc phải nhập liệu thủ công, giảm nguy cơ sai sót và tiết kiệm thời gian cho bộ phận nhân sự.
Dữ liệu tập trung và dễ dàng phân tích: Nhờ chuyển đổi số trên Lark, toàn bộ dữ liệu về đơn xin nghỉ, phiếu làm bù, quỹ phép, số ngày làm việc đều được lưu trữ trong một nền tảng duy nhất. Bộ phận nhân sự có thể dễ dàng trích xuất dữ liệu, phân tích tình hình nghỉ phép theo thời gian, phòng ban, hoặc so sánh giữa các kỳ. Qua đó, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định điều chỉnh nguồn lực kịp thời, tối ưu hoá hiệu suất lao động.
Nhờ việc triển khai Lark, công ty kế toán không chỉ tiết kiệm thời gian, công sức mà còn nâng cao tính minh bạch và chính xác trong quản lý nhân sự. Đây chính là bước tiến quan trọng trong việc chuyển đổi số phòng nhân sự công ty kế toán, mang lại giá trị lâu dài và bền vững.
Theo dõi và quản lý tình trạng của nhân sự học việc
Bên cạnh việc quản lý nghỉ phép và làm bù, một thách thức khác đối với phòng nhân sự trong công ty kế toán là giám sát, đánh giá và quản lý nhân sự học việc (intern). Nhân sự học việc là nguồn lực tiềm năng, cần được theo dõi sát sao để đánh giá năng lực, thái độ, sự tiến bộ cũng như khả năng trở thành nhân viên chính thức.
Nhờ vào quản lý nhân sự trên Lark, doanh nghiệp kế toán có thể xây dựng một quy trình theo dõi nhân sự học việc hiệu quả, minh bạch và dễ quản lý.
Tạo hồ sơ nhân sự học việc trên Lark Base: Với chức năng lưu trữ và quản lý dữ liệu của Lark Base, doanh nghiệp có thể tạo cơ sở dữ liệu riêng cho đội ngũ thực tập sinh. Tại đây, thông tin về tên, chức danh, phòng ban, thời gian học việc, người hướng dẫn, và các mục tiêu cần đạt được trong thời gian thử việc đều được lưu trữ một cách khoa học.
Theo dõi tiến độ và hiệu suất làm việc: Bằng cách chuyển đổi số trên Lark, công ty kế toán có thể thiết lập các tiêu chí đánh giá và cập nhật tiến độ làm việc của nhân sự học việc. Mỗi lần nhân viên hướng dẫn hoặc quản lý đánh giá hiệu suất, họ chỉ cần nhập dữ liệu hoặc nhận xét trực tiếp lên hồ sơ trên Lark. Điều này giúp loại bỏ việc ghi chú trên giấy, gửi email lẻ tẻ và khó tìm kiếm khi cần phân tích.
Lập báo cáo và phân tích dễ dàng: Dữ liệu về nhân sự học việc được cập nhật liên tục và tập trung. Khi cần đánh giá cuối kỳ hoặc quyết định về việc chuyển đổi thực tập sinh thành nhân viên chính thức, phòng nhân sự chỉ cần truy cập vào Lark Base để xem xét đầy đủ thông tin, từ lịch sử làm việc, nhận xét, kết quả thử nghiệm, cho đến các báo cáo tiến độ. Việc này giảm đáng kể thời gian đối chiếu dữ liệu và hạn chế sai sót.
Phân quyền truy cập linh hoạt: Nhờ triển khai Lark, doanh nghiệp có thể thiết lập quyền truy cập linh hoạt. Người hướng dẫn, quản lý trực tiếp, phòng nhân sự, hay ban giám đốc đều có thể xem, chỉnh sửa dữ liệu nhân sự học việc tùy theo vai trò, tạo nên một hệ thống minh bạch nhưng vẫn đảm bảo bảo mật thông tin.
Bằng cách áp dụng quản lý nhân sự trên Lark vào quy trình theo dõi và quản lý thực tập sinh, công ty kế toán có thể đánh giá chính xác năng lực của nguồn nhân lực tiềm năng, ra quyết định nhân sự kịp thời và nâng cao chất lượng tuyển dụng trong tương lai. Đây cũng là một phần quan trọng của quá trình chuyển đổi số phòng nhân sự công ty kế toán, giúp nâng cao hiệu quả và minh bạch trong quản trị nhân sự.
Lợi ích dài hạn của việc áp dụng Lark vào quản lý nhân sự
Việc triển khai Lark trong quản lý nhân sự không chỉ là cải thiện quy trình tạm thời, mà còn mang lại nhiều lợi ích dài hạn cho công ty kế toán:
Tối ưu hoá thời gian và nguồn lực: Nhờ tự động hoá quy trình xin nghỉ phép, làm bù và đánh giá nhân sự học việc, phòng nhân sự tiết kiệm đáng kể thời gian, có thể tập trung vào các hoạt động mang tính chiến lược hơn như đào tạo, phát triển đội ngũ và chính sách phúc lợi.
Nâng cao tính minh bạch, chính xác: Khi toàn bộ dữ liệu nhân sự được lưu trữ trên một nền tảng thống nhất như Lark, việc sai sót, nhầm lẫn do thao tác thủ công sẽ giảm thiểu đáng kể. Mọi thông tin luôn sẵn sàng để truy xuất, so sánh, phân tích bất cứ khi nào cần thiết.
Cải thiện trải nghiệm nhân viên: Việc xin nghỉ phép, làm bù, hay kiểm tra tiến độ học việc trên một nền tảng số hoá mang lại trải nghiệm làm việc chuyên nghiệp, hiện đại. Nhân viên sẽ cảm thấy được hỗ trợ, đánh giá công bằng, và có quyền kiểm soát thông tin cá nhân tốt hơn.
Đặt nền tảng cho chuyển đổi số toàn diện: Quản lý nhân sự trên Lark chỉ là một phần của chuyển đổi số phòng nhân sự công ty kế toán. Khi đã quen với quy trình số hóa, doanh nghiệp có thể ứng dụng Larksuite vào nhiều hoạt động khác như quản lý dự án, kế toán tổng hợp, tương tác khách hàng, mở rộng phạm vi số hóa toàn bộ công ty.
Cách triển khai Lark và bắt đầu chuyển đổi số trong quản lý nhân sự
Trước khi bước vào hành trình chuyển đổi số trên Lark, doanh nghiệp cần nắm vững các bước cơ bản để triển khai nền tảng này:
Download Lark: Truy cập trang chủ hoặc kho ứng dụng (App Store, Google Play) để tải và cài đặt Lark. Nền tảng hỗ trợ trên nhiều hệ điều hành, giúp doanh nghiệp linh hoạt lựa chọn.
Tạo tài khoản và thiết lập phân quyền: Sau khi cài đặt, hãy tạo tài khoản dành riêng cho doanh nghiệp. Thiết lập phân quyền cho từng phòng ban, đảm bảo mỗi người truy cập vào dữ liệu nhân sự chỉ ở mức độ phù hợp.
Xây dựng biểu mẫu, cơ sở dữ liệu: Trên Lark, tận dụng công cụ Approval và Base để tạo biểu mẫu xin nghỉ, làm bù, kho dữ liệu nhân sự học việc. Chuẩn hóa thông tin, định dạng trường dữ liệu để dễ dàng thống kê về sau.
Đào tạo nội bộ: Tổ chức buổi đào tạo ngắn gọn để nhân viên nắm rõ cách sử dụng Larksuite. Hướng dẫn họ cách nộp đơn xin nghỉ, kiểm tra quỹ phép, cập nhật tiến độ học việc hay tìm kiếm thông tin trên Lark.
Theo dõi, điều chỉnh và hoàn thiện quy trình: Trong giai đoạn đầu, phòng nhân sự và ban quản lý nên thường xuyên kiểm tra, đánh giá quy trình, kịp thời điều chỉnh để đạt hiệu suất tốt nhất. Nhờ vào việc lưu trữ và phân tích dữ liệu trên Lark, doanh nghiệp có thể không ngừng cải tiến, nâng cao trải nghiệm cho cả nhân viên và ban điều hành.
Tận dụng lợi thế của Lark để chuyển đổi số phòng nhân sự công ty kế toán
Việc triển khai Lark không chỉ giúp quản lý nhân sự, mà còn đặt nền móng cho sự chuyển đổi số phòng nhân sự công ty kế toán toàn diện. Một khi dữ liệu, quy trình và giao tiếp được số hoá và tập trung, doanh nghiệp có thể mở rộng phạm vi ứng dụng:
Quản lý tài liệu nội bộ: Dễ dàng lưu trữ, chia sẻ hợp đồng lao động, chính sách công ty, quy định về chế độ lương thưởng trên Lark. Việc này giúp nhân sự tra cứu nhanh chóng, đồng thời giảm thiểu việc in ấn, lưu trữ giấy tờ.
Hỗ trợ đánh giá năng lực và phát triển kỹ năng: Dựa trên dữ liệu từ quá trình quản lý nhân sự (ngày nghỉ, hiệu suất học việc, phản hồi từ quản lý), doanh nghiệp có thể phân tích và đề xuất chương trình đào tạo, nâng cao kỹ năng cho nhân viên.
Minh bạch trong giao tiếp nội bộ: Lark tích hợp chức năng chat, call, video conference giúp ban quản lý, phòng nhân sự và nhân viên trao đổi minh bạch, kịp thời. Quá trình ra quyết định và giải quyết vấn đề trở nên nhanh gọn, hiệu quả hơn.
Như vậy, chuyển đổi số trên Lark không chỉ dừng lại ở việc quản lý nhân sự trên Lark, mà còn tạo ra một môi trường làm việc số hoá, tinh gọn và minh bạch, thúc đẩy sự phát triển bền vững của công ty kế toán.
Kết luận
Trong bối cảnh công nghệ số bùng nổ, việc chuyển đổi số phòng nhân sự công ty kế toán là bước đi chiến lược để duy trì lợi thế cạnh tranh. Với Lark, doanh nghiệp không chỉ có thể tự động hóa quy trình quản lý phiếu làm bù, đơn xin nghỉ phép, mà còn dễ dàng theo dõi nhân sự học việc, nâng cao hiệu quả quản lý nguồn lực.
Bằng cách triển khai Lark, doanh nghiệp kế toán có thể hợp nhất dữ liệu, giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian, nâng cao chất lượng dịch vụ nhân sự, đồng thời tạo ra một hệ sinh thái làm việc số hóa, minh bạch và hiện đại. Download Lark ngay hôm nay để tận dụng tối đa sức mạnh của Larksuite, và cùng nhau thực hiện chuyển đổi số trên Lark nhằm đem lại giá trị lâu dài cho doanh nghiệp.
Sự kết hợp giữa công nghệ và quản lý truyền thống, minh bạch, chính xác cùng khả năng phân tích dữ liệu sâu rộng chính là chìa khóa để công ty kế toán vượt qua thách thức, phát triển bền vững trong kỷ nguyên số. Hãy sẵn sàng và dũng cảm bước vào tương lai, nơi quản lý nhân sự trên Lark không còn là xu hướng mà đã trở thành tiêu chuẩn mới cho thành công.
by Yspace Team
