1. Hệ Thống Kinh Doanh – Triển Khai Các Phần

1.1. Mô hình & Quy trình Sale

Ngành cưới hỏi có tính đặc thù: Nhiều gói dịch vụ linh hoạt (trang trí, MC, ban nhạc, quay phim, chụp ảnh…), nhiều đơn vị đối tác (nhà hàng, studio, florists…). Do đó, doanh nghiệp cần một quy trình Sale rõ ràng, từ lúc khách hàng đặt vấn đề đến khi sự kiện hoàn tất.

• Lark Docs: Tạo và lưu trữ các tài liệu về mô hình, chính sách giá, quy trình tư vấn. Cập nhật phiên bản mới ngay trên đám mây, tránh gửi email qua lại.
• Drive: Lưu bộ nhận diện, profile công ty, video giới thiệu các gói dịch vụ để nhân viên kinh doanh dễ dàng chia sẻ với khách.

1.2. Kế hoạch Sale theo từng team

Doanh nghiệp thường chia đội ngũ Sales theo khu vực, theo dòng dịch vụ (gói VIP, gói phổ thông…) hoặc theo khách hàng mục tiêu (cặp đôi, doanh nghiệp…).

• Calendar & Task: Lên lịch gặp gỡ khách, tạo nhiệm vụ riêng cho từng sales, gắn deadline chốt hợp đồng, nhắc nhở tự động.
• Phân quyền: Trưởng phòng Sales, nhân viên sale, kế toán, ban giám đốc… được gán quyền truy cập phù hợp, xem đúng phần thông tin cần thiết.

1.3. Quản lý quan hệ khách hàng (CRM)

Khi khách hàng (cặp đôi) bày tỏ quan tâm, họ có thể để lại thông tin qua website, fanpage, hotline… Việc phân loại, lưu trữ và theo dõi lead (khách tiềm năng) cực kỳ quan trọng.

• Lark Forms: Tạo form thu thập thông tin online, tích hợp trực tiếp vào website. Dữ liệu tự động cập nhật vào Sheets hoặc một CRM bên ngoài (thông qua API).

• Nhóm Chat CRM: Đội ngũ kinh doanh thảo luận ngay khi có lead mới, cập nhật trạng thái (đã gọi, hẹn gặp, chốt hợp đồng…) một cách nhanh chóng.

1.4. Báo cáo kết quả kinh doanh/team

Ban Giám đốc hay Trưởng phòng Sales muốn theo dõi tình hình chốt hợp đồng, doanh thu, nợ công…

• Bảng điều khiển (Dashboard): Tổng hợp số lượng khách hàng mới, tỉ lệ chốt thành công, doanh thu dự kiến…
• Sheets: Bảng tính tự động tính toán tỉ lệ chuyển đổi, khoản đặt cọc, giúp quản lý ra quyết định kịp thời.

2. Tư Vấn & Chốt Hợp Đồng (SALE)

2.1. Lắng nghe nhu cầu khách hàng

Các cặp đôi thường chia sẻ mong muốn về phong cách cưới (cổ điển, hiện đại, tối giản…), ngân sách dự kiến, số lượng khách mời, địa điểm dự tính…

• Chat nhóm: Nhân viên Sales có thể tạo nhóm trao đổi chung, gửi hình ảnh tư vấn về địa điểm (nhà hàng, ngoài trời…), concept trang trí… để khách tham khảo.
• Video Call: Nếu khách ở xa, hãy mời họ vào cuộc họp trực tuyến trên Lark để thảo luận chi tiết, chia sẻ màn hình giới thiệu các ý tưởng trang trí.

2.2. Đề xuất gói dịch vụ

Từ thông tin thu thập, Sales đưa ra các gói dịch vụ (trang trí, MC, ban nhạc, quay phim, chụp ảnh, hoa cưới…) hoặc dịch vụ tùy chọn theo sở thích khách.

• File giới thiệu gói dịch vụ: Lưu trên Drive, gửi link cho khách duyệt. Cập nhật kịp thời nếu có thay đổi (chẳng hạn khách muốn nâng gói, thêm hoa ngoại nhập…).
• Báo giá & timeline: Sử dụng Docs để trình bày chi tiết, kèm timeline thanh toán linh hoạt (đặt cọc, thanh toán trước – sau sự kiện…).

2.3. Thương lượng & Ký hợp đồng

Khách hàng có thể đưa ra yêu cầu đặc biệt (bánh cưới, background, bài hát…). Sales thương lượng, chốt ngân sách và ký hợp đồng trực tiếp hay online.

• Chỉnh sửa online: Thay vì in hợp đồng nhiều lần, Sales cùng khách kiểm tra chi tiết trên Docs, áp dụng tính năng “nhận xét” (comment). Sau khi thống nhất, chuyển sang hình thức ký chính thức.
• Workflow phê duyệt: Hợp đồng giá trị lớn cần Ban Giám đốc phê duyệt? Hãy tạo request phê duyệt trên Lark, tránh trì hoãn do thủ tục giấy tờ.

2.4. Thanh toán & Hoàn tất sổ sách

Khách thường đặt cọc 30–50%. Sau sự kiện, họ sẽ thanh toán phần còn lại.

• Nhóm Chat Kế toán – Sales: Cập nhật ngay khi khách chuyển tiền, đính kèm ảnh hóa đơn. Kế toán tick “Đã nhận”, sổ sách sẽ tự động ghi lại trong Sheets.
• Kiểm soát công nợ: Với Dashboard, ban quản lý nắm rõ hợp đồng nào đã trả, hợp đồng nào còn nợ…

2.5. Lưu trữ dữ liệu & Chăm sóc khách hàng

Sau khi tiệc kết thúc, doanh nghiệp gửi lời cảm ơn, tặng album ảnh, clip highlight (nếu có), đồng thời khuyến khích cặp đôi đánh giá và phản hồi.

• Nhóm Chat riêng với khách: Chia sẻ link ảnh, video. Khách có thể tải về hoặc đăng lên mạng xã hội, tạo tương tác tích cực cho thương hiệu.
• Mời họ tham gia chương trình tri ân: Gửi quà kỷ niệm, offer giảm giá nếu tổ chức lễ kỷ niệm, anniversary năm tới.

Lợi Ích Khi Sử Dụng Lark Trong Dịch Vụ Cưới Hỏi

1. Tối ưu thời gian: Thay vì họp bàn nhiều lần, giờ đây mọi trao đổi (từ tư vấn khách, phê duyệt hợp đồng đến ghi nhận thanh toán) đều diễn ra online, minh bạch.
2. Giảm thiểu sai sót: Mọi dữ liệu được cập nhật ngay, tránh thất lạc, nhầm lẫn giữa các bộ phận.
3. Tăng trải nghiệm khách hàng: Đội ngũ Sales, kể cả làm việc từ xa, vẫn có thể tư vấn, gửi ảnh/video… cực nhanh, để khách thấy sự chuyên nghiệp.
4. Kiểm soát dòng tiền: Biết rõ hợp đồng nào đã thanh toán, còn nợ, giúp doanh nghiệp dự trù chi phí, xoay vòng vốn tốt hơn.
5. Duy trì mối quan hệ lâu dài: Lưu trữ dữ liệu khách (sở thích, ngày kỷ niệm…), từ đó chăm sóc về sau, mở rộng cơ hội bán chéo (cross-sell) dịch vụ event khác (kỷ niệm ngày cưới, anniversary…).

Kết Luận

Quy trình tư vấn, chốt hợp đồng và chăm sóc khách hàng trong dịch vụ cưới hỏi đòi hỏi sự chi tiết, linh hoạt và tính chuyên nghiệp cao. Bằng cách áp dụng Lark (Larksuite), doanh nghiệp có thể gộp mọi bước trong hệ thống kinh doanh – từ lập kế hoạch, quản lý thông tin dịch vụ, CRM, đến việc theo dõi báo cáo doanh thu – trên một nền tảng duy nhất. Kết quả là tối ưu thời gian, giảm thiểu sai sót, nâng cao trải nghiệm khách hàng và gia tăng doanh thu một cách bền vững.

Hãy để Lark đồng hành, giúp doanh nghiệp dịch vụ cưới hỏi của bạn vươn tầm chuyên nghiệp, chinh phục lòng tin của mọi cặp đôi và trở thành thương hiệu hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức tiệc cưới.