Trong câu chuyện xây dựng văn hóa doanh nghiệp và thúc đẩy động lực, thúc đẩy sự tiến bộ của nhân sự, việc báo cáo công việc định kỳ là bắt buộc. Về cơ bản, quá trình làm báo cáo không phải là ghi nhận lại thông tin để gửi cho cấp trên như mọi người thường nghĩ. Quá trình làm báo cáo là lúc nhân viên nhìn lại chính bản thân mình đã làm được những gì trong một giai đoạn cụ thể. Quá trình làm báo cáo cũng gián tiếp thúc đẩy nhân viên suy nghĩ về tình hình chung của cả team và đặt vai trò của mình vào sự phát triển chung.
Để đồng bộ và tận dụng lợi ích của chuyển đổi số, chúng ta có thể chuyển đổi việc báo cáo thành các đặc điểm sau:
Nhắc nhở và yêu cầu làm báo cáo bắt buộc trước thời hạn quy định. Nhân viên nào không làm, hệ thống sẽ tự động gửi tin nhắn nhắc nhở tại thời điểm phù hợp.
Lưu trữ dài hạn để phân tích công việc cụ thể, chất lượng và sự tiến bộ của nhân sự.
Đo đếm sự tuân thủ của nhân sự với các nguyên tắc chung, sử dụng công nghệ để nhắc nhở nhân sự khi cần thiết.
Báo cáo được xây dựng trên Base của Lark như một cơ sở dữ liệu xuyên suốt. Mỗi nhân sự sẽ tự báo cáo trên các bảng theo đúng quy định sẵn. Quá trình này hiện tại đã trở nên tương đối dễ dàng và có nhiều lợi ích đáng để tập trung thực hiện.
Lợi ích của việc báo cáo thường xuyên
Báo cáo kết quả công việc hàng tuần có nhiều mục đích quan trọng trong quản lý doanh nghiệp và làm việc nhóm:
Đánh giá tiến độ - theo dõi mục tiêu và KPIs
Báo cáo hàng tuần giúp quản lý và nhân viên đánh giá xem công việc đang tiến triển như thế nào so với kế hoạch và mục tiêu đã đặt ra. Nó cho phép phát hiện sớm các vấn đề hoặc trì hoãn, và từ đó có thể điều chỉnh kịp thời.
Thường bao gồm các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) và mục tiêu cụ thể, giúp theo dõi tiến độ theo thời gian và đánh giá hiệu suất làm việc.
Tăng cường trách nhiệm
Khi nhân viên biết rằng họ cần phải báo cáo về công việc của mình, họ sẽ có khả năng cao hơn để tập trung vào việc hoàn thành nhiệm vụ và đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Cải thiện giao tiếp
Báo cáo hàng tuần tạo cơ hội cho các nhân viên chia sẻ thông tin về những gì họ đang làm, vấn đề họ đang gặp phải, và cần sự hỗ trợ hoặc nguồn lực gì từ đồng nghiệp hoặc quản lý.
Hỗ trợ ra quyết định
Thông qua việc xem xét báo cáo hàng tuần, quản lý có thể đưa ra quyết định thông tin hơn về việc phân bổ nguồn lực, ưu tiên công việc, và hướng dẫn chiến lược.
Ghi nhận thành tựu
Báo cáo hàng tuần cho phép các nhân viên ghi nhận những gì họ đã hoàn thành, từ đó tạo động lực và sự tự tin cho họ.
Tối ưu hóa quy trình
Bằng cách phân tích báo cáo hàng tuần, các tổ chức có thể nhận ra mô hình làm việc hiệu quả, phát hiện các quy trình không cần thiết hoặc lãng phí, và cải thiện quy trình làm việc.
Các mô hình báo cáo
Để có thông tin báo cáo, các thông tin phải được lưu trữ trên các file dữ liệu và được tích lũy dần theo thời gian. Khi cần thiết, các dữ liệu sẽ được lọc ra để thiết lập các báo cáo. Lark cho phép xây dựng báo cáo trực quan bằng đồ thị và để sẵn ở trên một bảng cụ thể, có thể gửi đến các bộ phận liên quan theo kịch bản.
Dưới đây là các mô hình báo cáo thường gặp.
Báo cáo theo dự án (Project-based reporting): tập trung vào tiến độ, nguồn lực, và kết quả của các dự án cụ thể.
Báo cáo KPI (Key Performance Indicator Reporting): tập trung vào các chỉ số hiệu suất chính của doanh nghiệp.
Báo cáo tiến độ hàng tuần/tháng (Weekly/Monthly Progress Reporting): Báo cáo định kỳ về tiến độ công việc, thách thức, và các thành tựu.
Báo cáo OKR (Objectives and Key Results Reporting): dựa trên mô hình OKR, nơi mục tiêu (Objectives) và kết quả then chốt (Key Results) được xác định và theo dõi.
Báo cáo tài chính (Financial Reporting): tập trung vào các vấn đề tài chính như doanh thu, lợi nhuận, dòng tiền.
Báo cáo đánh giá hiệu suất nhân sự (Performance Appraisal Reporting): đánh giá hiệu suất của nhân viên dựa trên các mục tiêu đã định.
Báo cáo phản hồi khách hàng (Customer feedback reporting): phân tích phản hồi, đánh giá của khách hàng về sản phẩm hoặc dịch vụ.
Lí do cần ưu tiên báo cáo trực quan
Các con số trong dữ liệu sẽ gây nhàm chán với bất cứ ai khiến cho việc trực quan hóa dữ liệu là rất cần thiết. Trước đây, nếu muốn chuyển đổi dữ liệu số thành các đồ thị thì phải ứng dụng phần mềm hoặc trang web bên ngoài. Hiện tại, ứng dụng Base trên nền tảng Lark cho phép thiết lập các đồ thị đa dạng với mức độ tùy biến rất cao, đáp ứng nhu cầu đa dạng của nhiều nhóm nhân sự trong bất kỳ doanh nghiệp nào. Điều này làm cho quá trình báo cáo trở nên linh hoạt và hiệu quả. Việc thiết lập báo cáo bắt buộc trong doanh nghiệp mang lại nhiều tác dụng quan trọng, giúp cải thiện hiệu quả hoạt động và quản lý của tổ chức.
Dưới đây là một số lợi ích chính:
Tăng cường khả năng nhận biết: Báo cáo trực quan sử dụng hình ảnh như biểu đồ, đồ thị và infographics để trình bày thông tin, giúp mọi người dễ dàng hiểu và nắm bắt được các dữ liệu phức tạp. Điều này cực kỳ hữu ích cho việc giáo dục và thông tin cho tất cả nhân viên về tình hình doanh nghiệp.
Tăng cường hiệu quả giao tiếp: Báo cáo trực quan giúp truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và hiệu quả, vì hình ảnh thường dễ hiểu hơn văn bản dài. Điều này có thể giảm thiểu sự hiểu lầm và thúc đẩy giao tiếp tốt hơn trong tổ chức.
Phát hiện nhanh xu hướng và mẫu: Với việc sử dụng các biểu đồ và đồ thị, các xu hướng, mẫu và mối quan hệ giữa các dữ liệu có thể được nhận biết một cách nhanh chóng và dễ dàng, giúp cho việc ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Thúc đẩy ra quyết định dựa trên dữ liệu: Báo cáo trực quan cung cấp một cách tiếp cận dễ hiểu đối với phân tích dữ liệu, giúp các nhà quản lý và nhân viên có thể đưa ra quyết định thông minh và có thông tin dựa trên những hiểu biết sâu sắc về dữ liệu.
Tăng cường khả năng ghi nhớ: Hình ảnh có một tác động mạnh mẽ đối với trí nhớ. Khi thông tin được trình bày một cách trực quan, người xem có khả năng ghi nhớ thông tin đó tốt hơn so với thông tin chỉ được trình bày dưới dạng văn bản.
Các loại hình báo cáo
Báo cáo khi đi ra ngoài, hoặc thực hiện công việc cụ thể, có khả năng tận dụng kiến thức của nhân sự khác
Nhân viên trong team có thể trao đổi và chia sẻ thông tin khi có việc đi làm bên ngoài, đi gặp ai đó, đi đến một nơi cụ thể nào đó hoặc chỉ đơn giản là chia sẻ về những công việc đang làm để mọi người chia sẻ góp ý thêm. Các thông tin bổ sung có thể rất giá trị và mang tính quyết định. Bên cạnh đó, nhân viên gặp vướng mắc gì trong quá trình làm việc cũng có thể chia sẻ lên để mọi người cùng hỗ trợ. Nhân viên đi thực tế hiện trường, đi đến nơi của khách hàng, học được điều gì mới, có thể chụp ảnh lại và chia sẻ cho mọi người trong công ty cùng biết để có thể tham khảo một cách trực quan. Nhân viên có tài liệu và tri thức mới, có thể chia sẻ lại cho cả nhóm và cả công ty cùng tham khảo. Điều này tuy đơn giản nhưng góp phần tích lũy kinh nghiệm rất lớn, mang tính tham khảo thực tiễn cao.
Báo cáo kiến thức mới học được
Nhân viên có thể tự tìm học các khóa học, nếu thấy chương trình nào học hay, hoặc thấy kiến thức gì mới trên các nguồn, có thể dễ dàng chia sẽ lại cho mọi người thông qua một kênh chat duy nhất. Nội dung chia sẻ đôi khi chỉ là một thông tin, 1 link, 1 khóa học mà bạn nhân viên đó tin rằng có giá trị cho những người khác. Nhân viên có thể chia sẻ thông tin và kêu gọi cùng nhau tham gia các khóa học để tiết kiệm thời gian và chi phí. Cách này không thể hiện kết quả được ngay, nhưng rất thích nhân viên cùng học tập và chia sẻ trong thời gian lâu dài và cùng tiến bộ. Kết quả sẽ được tích lũy dần theo thời gian và càng ngày càng có giá trị.
Chính nhân sự nội bộ cũng có thể tự xây dựng các khoa học và chia sẻ lại cho mọi người trong công ty. Đôi khi chúng ta có thể bắt buộc nhân sự phải đào tạo với định mức cụ thể trong năm. Quá trình chia sẻ được tích hợp sẵn vào hệ thống quản trị nhân sự, yêu cầu nhân viên bắt buộc phải chia sẻ và ghi nhận ý kiến từ các nhân viên khác. Các tài liệu được chia sẻ bởi dân sự cũng có thể tổng hợp lại, tạo thành nguồn học liệu nội bộ rất tốt cho tất cả mọi người.
Báo cáo kết quả công việc hàng tuần
Báo cáo kết quả công việc hàng tuần là nhiệm vụ bắt buộc của mỗi nhân viên. Đây là lúc mỗi bạn nhân viên tự nhìn lại kết quả làm việc của mình trong suốt tuần vừa qua. Ngoài ra, toàn bộ các báo cáo công việc này sẽ được lưu lại suốt thời gian làm việc, từ đó đo đếm và cho thấy sự tiến bộ của nhân viên theo thời gian.
Báo cáo kết quả công việc hàng tuần có thể thực hiện theo phương thức retrospective. Đây là một phương thức dựa trên nguyên lý làm việc Agile. Phương thức này sẽ được mô tả chi tiết hơn ở phần sau.
Share:
Your experience on this site will be improved by allowing cookies
Cookie Policy
by Yspace Team
