Các Phòng Ban Tham Gia Trong Quy Trình

• Phòng Bán hàng: Nhận yêu cầu khách hàng, xác nhận điều kiện.
• Phòng Sản xuất/Phát triển dịch vụ: Kiểm tra và chuẩn bị sản phẩm/dịch vụ.
• Phòng Kế toán: Xác nhận điều kiện thanh toán và hợp đồng.
• Phòng Logistics/Dịch vụ khách hàng: Giao sản phẩm hoặc triển khai dịch vụ.
• Phòng Chăm sóc khách hàng: Theo dõi và hỗ trợ sau bán hàng.

1. Khởi Tạo Yêu Cầu Từ Khách Hàng (Phòng Bán Hàng)

Phòng ban liên quan: Phòng Bán hàng.

Mô tả chi tiết:

Phòng Bán hàng là nơi đầu tiên tiếp xúc với khách hàng và đóng vai trò quan trọng trong việc tiếp nhận và xử lý yêu cầu từ khách hàng. Nhân viên bán hàng nhận được yêu cầu từ khách hàng thông qua nhiều kênh khác nhau như điện thoại, email, hoặc trực tiếp tại cửa hàng. Họ cần xác định rõ yêu cầu của khách hàng, bao gồm loại sản phẩm hoặc dịch vụ, số lượng, thời gian giao hàng, và các yêu cầu đặc biệt khác.

Sử dụng Lark và Larksuite, nhân viên bán hàng có thể nhập thông tin yêu cầu vào hệ thống CRM tích hợp trên Lark Base, giúp quản lý quan hệ khách hàng một cách hiệu quả. Lark Base cho phép lưu trữ và quản lý toàn bộ thông tin khách hàng, lịch sử giao dịch và các tương tác trước đây, giúp nhân viên bán hàng có cái nhìn toàn diện về khách hàng.

Giao tiếp nội bộ:

Nhân viên bán hàng sử dụng các công cụ giao tiếp tức thì của Lark, như chat nhóm hoặc video call, để gửi yêu cầu đến Phòng Kế toán nhằm xác nhận điều kiện thanh toán và hợp đồng. Đồng thời, họ cũng liên hệ với Phòng Sản xuất/Phát triển dịch vụ thông qua Larksuite để kiểm tra tình trạng hàng hóa hoặc dịch vụ. Việc này giúp đảm bảo rằng mọi thông tin được truyền đạt nhanh chóng và chính xác.

2. Kiểm Tra Tình Trạng Hàng Hóa Hoặc Dịch Vụ (Phòng Sản Xuất/Phát Triển Dịch Vụ)

Phòng ban liên quan: Phòng Sản xuất/Phát triển dịch vụ.

Mô tả chi tiết:

Phòng Sản xuất hoặc Phát triển dịch vụ nhận được thông tin từ Phòng Bán hàng thông qua Lark và bắt đầu quá trình kiểm tra tình trạng sản phẩm hoặc dịch vụ. Họ sử dụng Lark Base để truy cập vào cơ sở dữ liệu về kho hàng, nguồn lực và lịch trình sản xuất. Điều này giúp họ xác định xem sản phẩm có sẵn trong kho hay cần sản xuất thêm, hoặc dịch vụ có thể được cung cấp trong thời gian yêu cầu hay không.

Nếu sản phẩm cần được sản xuất thêm, Phòng Sản xuất sẽ lập kế hoạch sản xuất và phối hợp với Phòng Mua hàng để đảm bảo nguyên vật liệu sẵn sàng. Tất cả các thông tin này đều được cập nhật trên Lark Base, giúp các phòng ban khác có thể theo dõi tiến độ.

Giao tiếp nội bộ:

Kết quả kiểm tra được thông báo lại cho Phòng Bán hàng thông qua Larksuite, giúp nhân viên bán hàng cập nhật thông tin cho khách hàng kịp thời. Việc sử dụng Lark giúp các phòng ban liên lạc với nhau một cách nhanh chóng và hiệu quả, giảm thiểu sai sót và chậm trễ.

3. Xác Nhận Điều Kiện Thanh Toán Và Hợp Đồng (Phòng Kế Toán)

Phòng ban liên quan: Phòng Kế toán.

Mô tả chi tiết:

Phòng Kế toán nhận được yêu cầu từ Phòng Bán hàng qua Lark và tiến hành kiểm tra tín dụng của khách hàng. Họ xác nhận các điều khoản thanh toán, như phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán và các chiết khấu nếu có. Đồng thời, Phòng Kế toán cũng đảm bảo rằng hợp đồng bán hàng được lập đúng quy định và tuân thủ các điều khoản tài chính.

Sử dụng Lark Base, Phòng Kế toán có thể quản lý toàn bộ tài liệu liên quan đến hợp đồng và thanh toán, lưu trữ an toàn và dễ dàng truy cập khi cần thiết. Họ cũng cập nhật trạng thái thanh toán trên hệ thống, giúp các phòng ban khác theo dõi tiến độ.

Giao tiếp nội bộ:

Phòng Kế toán gửi thông tin xác nhận lại cho Phòng Bán hàng thông qua Lark, đảm bảo mọi thông tin được truyền đạt chính xác và kịp thời. Việc này giúp nhân viên bán hàng cung cấp thông tin đầy đủ cho khách hàng và tiến hành các bước tiếp theo.

4. Giao Hàng Hoặc Triển Khai Dịch Vụ (Phòng Logistics/Dịch Vụ Khách Hàng)

Phòng ban liên quan: Phòng Logistics hoặc Phòng Dịch vụ khách hàng.

Mô tả chi tiết:

Sau khi các bước trên được hoàn thành, Phòng Logistics hoặc Phòng Dịch vụ khách hàng sẽ tiến hành giao hàng hoặc triển khai dịch vụ cho khách hàng. Sử dụng Lark Base, họ có thể quản lý lịch trình giao hàng, phân công nhân viên và theo dõi tiến độ thực hiện.

• Đối với sản phẩm: Phòng Logistics chuẩn bị sản phẩm và sắp xếp vận chuyển đến khách hàng. Họ cập nhật thông tin vận chuyển trên Larksuite, giúp Phòng Bán hàng và khách hàng theo dõi trạng thái đơn hàng.
• Đối với dịch vụ: Phòng Dịch vụ khách hàng sắp xếp nhân sự và triển khai dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng. Họ sử dụng Lark để phối hợp với các thành viên trong nhóm, chia sẻ tài liệu và thông tin cần thiết trên Lark Base.

Giao tiếp nội bộ:

Phòng này cập nhật thông tin giao hàng hoặc triển khai dịch vụ vào hệ thống Lark Base và thông báo tiến độ cho Phòng Bán hàng thông qua Lark. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi người đều nắm bắt được tình hình và có thể hỗ trợ khách hàng kịp thời nếu cần.

5. Theo Dõi Và Hỗ Trợ Sau Bán Hàng (Phòng Chăm Sóc Khách Hàng)

Phòng ban liên quan: Phòng Chăm sóc khách hàng.

Mô tả chi tiết:

Sau khi sản phẩm được giao hoặc dịch vụ được triển khai, Phòng Chăm sóc khách hàng liên hệ với khách hàng để đảm bảo rằng họ hài lòng với sản phẩm hoặc dịch vụ. Họ sử dụng Lark và Larksuite để theo dõi phản hồi của khách hàng, quản lý các yêu cầu hỗ trợ và giải quyết các vấn đề phát sinh.

Sử dụng Lark Base, họ lưu trữ toàn bộ thông tin phản hồi và tương tác với khách hàng, giúp cải thiện dịch vụ trong tương lai. Phòng Chăm sóc khách hàng cũng phối hợp với các phòng ban khác thông qua Lark để giải quyết nhanh chóng các vấn đề của khách hàng.

Giao tiếp nội bộ:

Phòng Chăm sóc khách hàng chia sẻ phản hồi từ khách hàng với các phòng ban liên quan thông qua Lark và Lark Base, giúp doanh nghiệp cải thiện quy trình và chất lượng sản phẩm/dịch vụ. Việc này không chỉ nâng cao sự hài lòng của khách hàng mà còn đóng góp vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Lợi Ích Khi Sử Dụng Lark và Larksuite Trong Quy Trình Liên Phòng Ban

Việc tích hợp Lark, Larksuite và Lark Base vào quy trình liên phòng ban mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp:

• Tăng Cường Giao Tiếp: Lark cung cấp các công cụ giao tiếp tức thời như chat, video call, giúp các phòng ban phối hợp hiệu quả và giải quyết vấn đề nhanh chóng.
• Quản Lý Dữ Liệu Tập Trung: Lark Base cho phép lưu trữ và quản lý dữ liệu tập trung, dễ dàng truy cập và chia sẻ, giảm thiểu sai sót và chồng chéo công việc.
• Tối Ưu Hóa Quy Trình: Việc sử dụng Larksuite giúp tự động hóa nhiều bước trong quy trình, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất làm việc.
• Nâng Cao Trải Nghiệm Khách Hàng: Theo dõi và hỗ trợ khách hàng một cách chuyên nghiệp, tăng cường sự hài lòng và trung thành của khách hàng.

Tải Về Larksuite Và Khám Phá Lark Base

Để triển khai hiệu quả các quy trình liên phòng ban như trên, doanh nghiệp có thể tải về Larksuite thông qua Larksuite download. Việc cài đặt và sử dụng Lark, Larksuite và Lark Base rất đơn giản, với giao diện thân thiện và hỗ trợ đa nền tảng.

Larksuite download cung cấp các phiên bản cho cả máy tính và thiết bị di động, giúp nhân viên có thể làm việc mọi lúc, mọi nơi.