Khi bạn đã quen với Lark Base, chắc chắn bạn sẽ thấy công cụ này rất hữu ích. Và càng sử dụng nhiều, bạn sẽ càng muốn công cụ này hỗ trợ mình nhiều hơn nữa. Một trong những cách đó là thiết lập tự động hóa trên Lark Base để thực hiện được nhiều việc hơn mà lại tiết kiệm thời gian. Hãy cùng Yspace tìm hiểu về tính năng tự động hóa trên Lark Base nhé.

1. Tổng quan về Tự động hóa trên Lark Base

Tự động hóa trên Lark Base hoạt động theo mô hình Kích hoạt - Hành động.

Tự động hóa là tính năng có trên phiên bản PC của Lark Base, giúp người dùng định hình lại quy trình làm việc.

Tự động hóa cho phép bạn định hình quy trình làm việc tùy chỉnh theo dạng kích hoạt - hành động ngay trong cơ sở dữ liệu Lark Base. Nhóm làm việc của bạn sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian bằng cách tự động hóa những công việc mang tính lặp lại, tăng hiệu quả giao tiếp và giảm thiểu sai sót.

Tự động hóa giới hạn trong cơ sở dữ liệu của từng cá nhân và có thể được sử dụng trên phiên bản desktop của Lark Base. Tự động hóa hiện không có sẵn trên phiên bản ứng dụng iOS và Android.

Chỉ những người có quyền Chủ sở hữu hoặc Người tạo mới có thể tạo quy trình tự động hóa. Cộng tác viên và Biên tập viên sẽ được xem nhưng không thể chỉnh sửa các quy trình tự động hóa.

2. Lợi ích của tính năng Tự động hóa trên Lark Base

Tự động hóa trên Lark Base giúp bạn tối ưu các quy trình.

Tự động hóa giúp tổ chức tiết kiệm thời gian nhờ quy trình được tối ưu, hạn chế những công việc mang tính lặp lại.

Tự động hóa trên Lark Base sẽ mang đến cho người dùng rất nhiều lợi ích:

• Thích nghi với nhu cầu thay đổi: Dù dữ liệu tăng lên bao nhiêu lần thì những tự động hóa mà bạn thiết lập vẫn sẽ giữ nguyên.
• Tối ưu hóa quy trình: Nếu bạn nhận thấy một quy trình chưa hiệu quả trong quá trình tạo các tự động hóa, bạn hoàn toàn có thể tạo mới và tối ưu lại quy trình đó.
• Giảm công việc lặp lại: Nếu việc sao chép rồi dán không phải là điều bạn muốn làm, Lark Base có thể tự động hóa những công việc đó cho bạn.

3. Cách tạo quy trình tự động hóa trên Lark Base

Có 3 giai đoạn để tạo nên quy trình tự động hóa trên Lark Base.

Thiết lập Tự động hóa

Bước 1: Bấm chọn “Automations” ở góc phải màn hình.

Bấm chọn Automations trên màn hình

Bước 2: Chọn các mẫu tự động hóa có sẵn trên Lark Base. Bạn vẫn có thể điều chỉnh lại quy trình trong từng mẫu.

Người dùng có thể sử dụng các mẫu tự động hóa mà Lark Base cung cấp hoặc tạo tự động hóa của riêng mình bằng cách tùy chỉnh tự động hóa

Nếu bạn muốn tự tạo một tự động hóa, chọn “Add automation”. Để tránh những hiểu nhầm về sau, hãy đặt tên hoặc thêm mô tả cho quy trình này.

Bước 3:  Tùy vào trigger mà bạn chọn, bạn có thể cần phải chọn thêm bảng hoặc chế độ xem tương ứng. Ví dụ, nếu bạn chọn trigger “When a record…” bạn sẽ phải chọn chế độ xem và bảng tương ứng vì chế độ xem ở đây sẽ là chế độ xem mà bạn tạo ra dành riêng cho quy trình tự động hóa.

Nếu bạn chọn nhầm trigger, bạn hoàn toàn có thể chọn lại.

4. Hạn chế của tự động hóa trên Lark Base

Để tạo một quy trình tự động hóa trên Lark Base không tốn nhiều thời gian hay công sức. Nhưng những quy trình tự động hóa này cũng có giới hạn của nó. Giới hạn ở đây là số lượng ứng dụng hỗ trợ và số hành động có thể thực hiện được. Nếu doanh nghiệp của bạn ở quy mô vừa và nhỏ thì Lark rất phù hợp.