Trong quá trình tổ chức các sự kiện (như tiệc cưới, hội nghị…) hoặc vận hành khóa học (từ chuẩn bị lớp đến giảng dạy trực tiếp), việc lập kế hoạch, triển khai và theo dõi tiến độ luôn đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều cá nhân, bộ phận khác nhau. Với Lark (Larksuite), mọi khâu đều được tối ưu hóa trên một nền tảng duy nhất, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và hạn chế những phát sinh không đáng có. Dưới đây là quy trình 5 bước dựa trên nội dung hình ảnh cung cấp, minh họa cách Lark hỗ trợ từ khâu chuẩn bị đến kết thúc sự kiện – khóa học.

1. Lập Kế Hoạch & Chuẩn Bị (Operations / Event Planning)

1.1. Xây dựng Timeline & Kịch bản

• Xác định “lớn khung giờ”: Khách mời, nghi thức, tiệc chính, cắt bánh, chúc mừng, khi nào chụp ảnh…
• Nhanh chóng xác định thứ tự công việc, lưu ý khách mời, bàn gallery, photobooth…

Cách Lark hỗ trợ:
Trên Lark, bạn có thể tạo một Bảng Công Việc (Task List) tương ứng với từng hạng mục, gắn deadline rõ ràng và phân quyền cho các thành viên. Tính năng Lịch (Calendar) tích hợp giúp cả đội cùng theo dõi dòng thời gian (timeline) và kịch bản chi tiết, tránh chồng chéo công việc.

1.2. Lựa chọn & Đặt dịch vụ địa điểm

• Nhà hàng/trung tâm tiệc cưới (nếu là sự kiện như đám cưới, hội nghị…), hoặc phòng học phù hợp (nếu là khóa đào tạo).
• Nhóm dịch vụ: Trang âm thanh, MC, trang điểm cô dâu, trang phục, décor…

Cách Lark hỗ trợ:
Dùng Chat nhóm hoặc Nhóm làm việc (Group) trên Lark để thảo luận với nhà cung cấp, đối tác. Mọi báo giá, hình ảnh, file tham khảo được chia sẻ ngay lập tức, cập nhật minh bạch, giúp bạn nhanh chóng chọn địa điểm và dịch vụ tối ưu.

1.3. Họp nội bộ & Phân công nhân sự

• Phòng kỹ thuật: Âm thanh, ánh sáng…
• Phòng hậu cần, trang trí, MC…
• Event Manager trực tiếp giám sát tổng thể.

Cách Lark hỗ trợ:
Các Cuộc Họp Trực Tuyến (Video Call) trên Lark giúp đội ngũ họp gấp mà không cần di chuyển. Mỗi phòng ban có thể tạo Kênh Chat riêng, ghi chú phân công công việc. Nhờ đó, mọi người nắm bắt nhanh tiến độ và nhiệm vụ của mình.

1.4. Kiểm tra địa điểm trước

• Thăm/đánh giá sảnh, bố trí sân khấu, lối đi…
• Kiểm tra nguồn điện, lối ra vào, an toàn, thoát hiểm…

Cách Lark hỗ trợ:
Chụp ảnh hiện trạng, đăng trực tiếp lên Nhóm Dự Án để mọi thành viên (kỹ thuật, thiết kế, MC…) xem ngay, kịp thời điều chỉnh phương án.

2. Triển Khai Sự Kiện (Wedding Day)

2.1. Lắp đặt, trang trí

• Trang hoàng không gian: đèn, backdrop, bánh gallery, bàn gallery, bàn bánh cưới…
• Kiểm tra lại âm thanh, micro, máy chiếu (nếu cần), sắp xếp bàn ghế.

Cách Lark hỗ trợ:
Bạn có thể tạo Checklist riêng cho khâu set-up. Khi một mục hoàn thành, người phụ trách đánh dấu “Done”, các phòng ban khác sẽ cập nhật tức thì, tránh nhầm lẫn.

2.2. Điều phối chương trình

• Quản lý sự kiện: phối hợp MC, ban nhạc, nhà bếp, nhiếp ảnh…
• Đảm bảo kịch bản diễn ra đúng giờ: cô dâu – chú rể bước vào, phát nhạc, cắt bánh, mời rượu…

Cách Lark hỗ trợ:
Thông báo (Notification) liên tục trên Lark nhắc nhở giờ giấc. Khi cần thay đổi, đội ngũ tổ chức chỉ cần soạn tin trên kênh chung, tất cả liên quan đều nhận thông tin ngay.

2.3. Giải quyết vấn đề phát sinh

• Ví dụ: Đèn không sáng, micro hỏng, khách mời đến muộn, thiếu chỗ ngồi…
• Quản lý sự kiện đưa ra giải pháp nhanh, tránh ảnh hưởng đến không khí buổi tiệc.

Cách Lark hỗ trợ:
Linh hoạt Chat 1-1 hay Nhóm Khẩn Cấp, thông báo gấp cho đội kỹ thuật, MC, nhân viên phục vụ để xử lý tức thì, hạn chế kéo dài lỗi phát sinh.

3. Xếp Lịch & Chuẩn Bị Lớp Học

Không chỉ phù hợp cho sự kiện, Lark còn giúp tối ưu quy trình lên lịch, chuẩn bị lớp học trong những khóa đào tạo trực tiếp.

3.1. Tạo lịch khóa học

• Đưa ra thời gian học viên đăng ký, phòng học có sẵn, thời gian rảnh của giảng viên…
• Lập thời khóa biểu theo tuần (ngày, giờ, phòng).

Cách Lark hỗ trợ:
Tính năng Lịch (Calendar) cho phép chia sẻ lịch dạy công khai với học viên. Khi có thay đổi (phòng trống, lịch giảng viên bận…), chỉ cần vài cú nhấp chuột để cập nhật, tránh sai sót.

3.2. Sắp xếp nội dung & Tổ giảng

• Phân công giảng viên phù hợp (cấp độ, kinh nghiệm).
• Chuẩn bị giáo trình, bài giảng trước.

Cách Lark hỗ trợ:
Lưu trữ slide, tài liệu trên Drive tích hợp, tạo Nhóm Giảng Viên để trao đổi nhanh. Mọi người có thể truy cập tài liệu dạy từ máy tính hay điện thoại mà không cần gửi email qua lại.

3.3. Chuẩn bị tài liệu, giáo trình

• In ấn giáo trình, tài liệu bài giảng (nếu cần).
• Kiểm tra thiết bị phòng học (màn hình, projector, loa, micro…).

Cách Lark hỗ trợ:
Tạo Danh sách công việc (Task) để chia các hạng mục cần chuẩn bị, gắn deadline cho từng nhân sự. Khi hoàn thành, nhân sự cập nhật trên Lark để giảng viên, điều phối biết rõ tình trạng.

4. Tổ Chức Dạy & Học (Giảng dạy trực tiếp)

4.1. Khai giảng & Phổ biến quy chế

• Gặp gỡ học viên, giới thiệu chương trình, giáo viên.
• Hướng dẫn nội quy: thời gian bắt đầu, quy định điểm danh, tương tác lớp…

Cách Lark hỗ trợ:
Ngay trong Nhóm Học Viên, giáo viên có thể đăng nội quy, video giới thiệu, tài liệu chung, mọi người cùng xem và thảo luận.

4.2. Triển khai bài giảng

• Giáo án vạch dạy theo giáo trình, kết hợp hoạt động thực hành, nộp bài, xem video…
• Theo dõi trật tự lớp, chấm bài tập, đánh giá kết quả.

Cách Lark hỗ trợ:
Dùng Chat nhóm chia sẻ bài tập, bài kiểm tra. Học viên nộp bài, giáo viên chấm online, phản hồi ngay. Tính năng Gọi video hỗ trợ giảng giải trực tuyến nếu cần.

4.3. Theo dõi tiến độ học tập

• Đọc báo cáo từ giảng viên, sổ điểm, lịch học.
• Lập danh sách nhắc nhở học viên còn thiếu bài…

Cách Lark hỗ trợ:
Dashboard tổng hợp kết quả học tập, thống kê số buổi học, điểm bài kiểm tra, giúp quản lý/điều phối viên kịp thời hỗ trợ học viên yếu.

5. Đánh Giá & Kết Thúc Khóa Học

5.1. Kiểm tra cuối khóa

• Bài thi, nhận xét, nộp… tùy mục tiêu (giáo tiếp, phỏng vấn, chứng chỉ).
• Đối chiếu kết quả xem học viên có đạt chuẩn “đầu ra” hay không.

Cách Lark hỗ trợ:
Tạo Form kiểm tra online, học viên làm bài thi trong thời gian quy định. Hệ thống tự động thu bài, chấm hoặc thống kê (nếu có câu hỏi trắc nghiệm).

5.2. Cấp chứng chỉ / Hoàn thành khóa

• Trao giấy chứng nhận, hỗ trợ đăng ký thi chứng chỉ quốc tế (IELTS, TOEIC…) nếu có.
• Thư giãn, liên hoan cuối khóa…

Cách Lark hỗ trợ:
Thông báo lịch trao chứng chỉ, nhắc học viên chuẩn bị hồ sơ. Tất cả thao tác (xác nhận, gửi file PDF chứng chỉ) đều có thể tiến hành qua Chat, đảm bảo minh bạch và nhanh chóng.

Tóm Lại

Dù là tổ chức một sự kiện (tiệc cưới, hội nghị) hay vận hành một khóa học (lên lịch giảng, quản lý học viên), việc “điều quân” nhiều cá nhân và hạng mục phức tạp luôn tiềm ẩn rủi ro. Nhờ Lark (Larksuite), bạn có thể gói gọn mọi khâu:

• Quản lý công việc theo dạng checklist, gắn deadline, theo dõi tiến độ dễ dàng.
• Giao tiếp tức thời bằng chat nhóm, gọi video, chia sẻ file, tránh bỏ sót thông tin.
• Phân quyền linh hoạt, tạo môi trường làm việc khoa học, bảo mật.
• Báo cáo và thống kê chi tiết, giúp người quản lý đưa ra quyết định kịp thời.

Hãy để Lark đồng hành, giúp bạn tạo nên những sự kiện trơn tru, những khóa học thành công, từ giai đoạn chuẩn bị đến lúc kết thúc – tất cả trên một nền tảng hợp nhất, tiết kiệm thời gian và nâng cao chất lượng tổ chức.