Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt và thị trường ngày càng biến động, việc quản lý và vận hành doanh nghiệp theo phương thức truyền thống khó lòng đảm bảo tốc độ tăng trưởng và hiệu quả tối ưu. Đây chính là lúc chuyển đổi số toàn diện trên Lark trở thành “chìa khóa vàng” giúp doanh nghiệp sắp xếp lại quy trình, tối ưu nguồn lực và nâng cao năng suất lao động. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp một bức tranh tổng quan về cách triển khai Lark cho các phòng ban của doanh nghiệp, dựa trên sơ đồ chi tiết, nhằm giúp bạn định hướng rõ ràng và áp dụng thành công trong tổ chức của mình.
1. Tổng Quan về Giải Pháp Lark
1.1. Lark Là Gì?
Lark (thuộc hệ sinh thái Larksuite) là nền tảng cộng tác tích hợp bao gồm chat, quản lý tài liệu, lịch làm việc và nhiều tính năng thông minh khác. Điểm vượt trội của Lark nằm ở khả năng mở rộng và tùy biến linh hoạt, đáp ứng đa dạng nhu cầu của từng bộ phận trong doanh nghiệp, từ phòng mua hàng, phòng kế toán, phòng marketing đến phòng chăm sóc khách hàng. Nhờ đó, mỗi phòng ban có thể dễ dàng thích nghi, xây dựng và hoàn thiện quy trình làm việc của riêng mình.
1.2. Lợi Ích Cốt Lõi Khi Triển Khai Lark Cho Các Phòng Ban Của Doanh Nghiệp
Tăng Tính Minh Bạch và Hiệu Suất: Mọi thông tin, tài liệu và tiến độ công việc được công khai, giúp đội ngũ nắm rõ ai đang làm gì, làm đến đâu.
Tối Ưu Quy Trình Quản Lý: Hạn chế sai sót và giảm thiểu thời gian chờ đợi nhờ tích hợp và tự động hóa.
Tiết Kiệm Chi Phí: Thay vì phải sử dụng nhiều công cụ riêng lẻ, Lark cung cấp một giải pháp đồng bộ, giúp tiết kiệm chi phí bản quyền và vận hành.
Kết Nối Thông Suốt: Giao tiếp nội bộ dễ dàng với chat, video call, hội họp trực tuyến… phù hợp với mô hình làm việc “lai” (hybrid) hoặc từ xa.
2. Chuyển Đổi Số Toàn Diện Trên Lark: Các Phòng Ban Cốt Lõi
Dựa trên sơ đồ chi tiết, việc chuyển đổi số toàn diện trên Lark được chia thành nhiều nhánh, tương ứng với các phòng ban và nhóm chức năng. Dưới đây là cái nhìn bao quát về từng nhánh, đồng thời giải thích cách Lark hỗ trợ tối đa cho từng bộ phận.
2.1. Phòng Mua Hàng (Purchasing Department)
2.1.1. Lựa Chọn Sản Phẩm và Nhà Cung Cấp
Quản Lý Danh Sách Nhà Cung Cấp: Thông qua Lark, đội ngũ mua hàng có thể tạo kho dữ liệu thông tin nhà cung cấp (liên hệ, giá cả, điều khoản hợp đồng) dưới dạng bảng (Sheet) hoặc cơ sở dữ liệu tích hợp.
Đàm Phán Giá và Theo Dõi Hợp Đồng: Sử dụng tính năng chat, hội họp trực tuyến, giúp rút ngắn vòng đời đàm phán. Tất cả trao đổi, thỏa thuận được lưu trữ trực tiếp, dễ dàng truy xuất.
Đánh Giá Nhà Cung Cấp: Sau mỗi kỳ mua hàng, phòng mua hàng có thể lập phiếu đánh giá trong Lark để xếp hạng và lựa chọn đối tác chiến lược.
2.1.2. Quản Lý Danh Mục Sản Phẩm
Cập Nhật Thông Tin Sản Phẩm Liên Tục: Dễ dàng thay đổi, thêm mới, xóa bỏ sản phẩm trong Sheet của Lark, giúp các bộ phận khác (bán hàng, kho) luôn nắm bắt kịp thời.
Phối Hợp với Phòng Kho: Thiết lập quy trình phê duyệt tự động (Approval) cho việc nhập hàng, xuất kho, đơn đặt hàng…
2.1.3. Kiểm Soát Chất Lượng
Quy Trình Kiểm Tra: Tạo checklist trong Lark để theo dõi tiêu chuẩn chất lượng, hạn sử dụng.
Xử Lý Sản Phẩm Lỗi: Khi phát hiện lỗi, bộ phận mua hàng lập tức trao đổi với nhà cung cấp qua chat nhóm, gán nhiệm vụ (Task) giải quyết, kèm thời hạn rõ ràng.
2.2. Phòng Kho Vận (Warehouse & Logistics)
2.2.1. Quản Lý Nhập – Xuất – Tồn
Ghi Nhận Tự Động: Kết nối với hệ thống quản lý hàng tồn, giúp phòng kho cập nhật mỗi khi hàng hóa được nhập về hoặc xuất đi.
Kiểm Soát Hao Hụt: Khi phát sinh chênh lệch, Lark tự động gửi thông báo cho quản lý, đồng thời kích hoạt quy trình kiểm tra thực tế.
2.2.2. Bảo Quản Hàng Hóa
Quy Định Sắp Xếp: Danh mục sản phẩm, khu vực lưu trữ, điều kiện nhiệt độ… đều được lưu trữ trong tài liệu trên Lark.
An Toàn Phòng Cháy Chữa Cháy: Phòng kho chia sẻ hướng dẫn và checklist an toàn trực tiếp qua Lark, nhân viên cập nhật tình hình thường xuyên.
2.2.3. Quản Lý Vận Chuyển
Tối Ưu Hóa Tuyến Đường: Phòng logistics có thể lập bảng kế hoạch giao hàng, tích hợp Google Map hoặc các công cụ định vị, thông báo kịp thời cho khách.
Đồng Bộ Thông Tin Vận Chuyển: Khi đơn hàng được đóng gói, tự động chuyển trạng thái sang “đang giao”, liên kết với các bên vận chuyển và khách hàng.
2.3. Phòng Bán Hàng (Sales Department)
2.3.1. Quản Lý Kênh Bán Hàng
Kênh Online và Offline: Thống nhất quản lý thông tin đơn hàng, khách hàng từ website, mạng xã hội, cửa hàng vật lý… Tất cả đều đồng bộ trên Lark.
Cập Nhật Mức Tồn Kho: Nhờ tích hợp với phòng kho, nhân viên bán hàng luôn biết tình trạng hàng trong kho, tránh bán quá số lượng.
2.3.2. Theo Dõi Doanh Số và Chỉ Tiêu
Báo Cáo Tự Động: Thiết lập báo cáo doanh số định kỳ, hiển thị trực quan dưới dạng biểu đồ, bảng trong Lark.
Hỗ Trợ Ra Quyết Định: Dựa trên dữ liệu doanh số, phòng bán hàng có thể đề xuất khuyến mãi, điều chỉnh kế hoạch tiếp cận khách hàng.
2.4. Phòng Marketing
2.4.1. Chiến Lược Quảng Cáo và Truyền Thông
Lập Kế Hoạch và Phê Duyệt: Từ việc xây dựng ý tưởng đến triển khai, tất cả đều có thể quản lý trong Lark, tạo luồng phê duyệt nhanh chóng.
Tích Hợp Các Kênh Truyền Thông: Lưu trữ nội dung, tài liệu marketing trên Drive của Lark, chia sẻ cho các nhóm liên quan như thiết kế, viết bài…
2.4.2. Triển Khai Chiến Dịch
Lên Lịch và Theo Dõi: Tạo Calendar (lịch làm việc) để lên lịch đăng bài, chạy quảng cáo, theo dõi KPI lượt tiếp cận, tỷ lệ chuyển đổi.
Đánh Giá Hiệu Quả: Tất cả số liệu thu thập được (từ Facebook Ads, Google Ads, v.v.) có thể nhập vào Sheet trên Lark, tự động hóa quy trình phân tích.
2.5. Phòng Kế Toán – Tài Chính (Accounting & Finance)
2.5.1. Hạch Toán và Báo Cáo Tài Chính
Quản Lý Chứng Từ: Thay vì lưu trữ bản cứng, Lark cho phép tạo bảng theo dõi các chứng từ. Nghiệp vụ kế toán cũng được số hóa, rút ngắn thời gian hạch toán.
Xuất Hóa Đơn và Báo Cáo: Tạo hóa đơn điện tử, báo cáo tài chính trên nền tảng, chia sẻ cho ban lãnh đạo hoặc cơ quan thuế theo yêu cầu.
2.5.2. Quản Lý Chi Phí và Dòng Tiền
Tích Hợp Ngân Hàng: Phòng kế toán có thể liên kết dữ liệu giao dịch ngân hàng, tự động đối chiếu, giảm thiểu rủi ro.
Xét Duyệt Đề Nghị Chi Phí: Khi bộ phận khác gửi yêu cầu chi phí, Lark tự động chuyển đến phòng kế toán phê duyệt, cập nhật kết quả trong thời gian thực.
2.6. Phòng Nhân Sự (Human Resources)
2.6.1. Tuyển Dụng và Đào Tạo
Quy Trình Tuyển Dụng: Từ đăng tin, nhận CV, phỏng vấn đến onboarding, tất cả bước đều có thể “chạy” trên Lark.
Chương Trình Đào Tạo: Tạo khóa học, chia sẻ tài liệu, kiểm tra kiến thức thông qua tính năng nhóm, video call, hoặc webinar.
2.6.2. Chấm Công và Lương Thưởng
Chấm Công Điện Tử: Nhân viên có thể check-in/check-out ngay trên ứng dụng Lark, hệ thống tự động tổng hợp công, làm căn cứ tính lương.
Phê Duyệt Nghỉ Phép: Phòng nhân sự tự động nhận yêu cầu, lịch nghỉ phép, theo dõi quỹ ngày phép… mọi thứ gói gọn trong một giao diện.
2.7. Phòng Chăm Sóc Khách Hàng (Customer Service)
2.7.1. Quản Lý Yêu Cầu và Khiếu Nại
Phân Luồng Ticket: Sử dụng tính năng chatbot hoặc form gửi yêu cầu, Lark tự động phân bổ cho nhân viên phụ trách, giúp phản hồi nhanh.
Theo Dõi Mức Độ Hài Lòng: Sau khi xử lý, hệ thống gửi khảo sát đánh giá chất lượng dịch vụ, lưu trữ kết quả để cải thiện quy trình.
2.7.2. Cập Nhật Thông Tin Tương Tác
Tích Hợp CRM: Dữ liệu khách hàng, lịch sử mua hàng có thể kết nối với Lark, giúp nhân viên chăm sóc khách hàng có bức tranh toàn diện về khách.
3. Những Tính Năng Nổi Bật của Lark Giúp Tối Ưu Quy Trình
3.1. Quản Lý Công Việc (Task Management)
Giao Việc: Dễ dàng tạo nhiệm vụ, gán người phụ trách, hạn nộp; theo dõi tiến độ một cách minh bạch.
Nhắc Nhở Tự Động: Lark tự động gửi thông báo đến người liên quan khi sắp đến hạn hoặc trễ hạn.
3.2. Kho Tài Liệu Tập Trung (Drive)
Chia Sẻ Tài Liệu: Mọi file Word, Excel, PDF… đều được lưu trữ trên Lark Drive, có thể quản lý quyền xem/chỉnh sửa theo phòng ban hoặc từng nhân viên.
Tìm Kiếm Nhanh Chóng: Tính năng tìm kiếm thông minh hỗ trợ người dùng “định vị” file dựa trên từ khóa, loại file, người tạo, thời gian…
3.3. Trò Chuyện và Hội Họp Trực Tuyến
Tin Nhắn và Chat Nhóm: Kết nối tức thời, chia sẻ hình ảnh, file đính kèm mọi lúc, mọi nơi.
Video Call và Webinar: Tổ chức cuộc họp, đào tạo trực tuyến không giới hạn số lượng, chất lượng âm thanh và hình ảnh ổn định.
3.4. Tự Động Hóa Quy Trình (Workflow Automation)
Phê Duyệt (Approvals): Tạo luồng phê duyệt cho các yêu cầu mua sắm, chi phí, nghỉ phép… Từ đó giảm tải cho bộ phận hành chính và quản lý.
Chatbot: Tùy chỉnh chatbot trên Lark để nhắc nhở lịch công việc, xử lý công việc lặp đi lặp lại hoặc cung cấp thông tin nhanh
4. Lộ Trình Triển Khai Lark Cho Các Phòng Ban Của Doanh Nghiệp
4.1. Đánh Giá Nhu Cầu và Hiện Trạng
Đầu tiên, doanh nghiệp cần rà soát tình hình hoạt động, xác định điểm yếu và cơ hội cải thiện. Mỗi phòng ban liệt kê các quy trình quan trọng, thời gian xử lý, chi phí, và các công cụ đang sử dụng.
4.2. Xây Dựng Kế Hoạch Triển Khai
Phân Công Nhóm Dự Án: Chọn đội ngũ có chuyên môn IT, quản lý dự án, đại diện từ các phòng ban.
Chọn Module Ưu Tiên: Quyết định những tính năng nào sẽ triển khai trước, ví dụ: chat, quản lý tài liệu, phê duyệt…
4.3. Tùy Chỉnh và Đào Tạo
Tùy Chỉnh Quy Trình: Tạo các nhóm (team), channel, phân quyền cho từng phòng ban, thiết lập quy tắc phê duyệt theo đặc thù.
Đào Tạo Sử Dụng: Tổ chức khóa huấn luyện, hướng dẫn chi tiết cho nhân viên, đặc biệt nhấn mạnh vào lợi ích của Lark để khuyến khích áp dụng.
4.4. Triển Khai Thực Tế và Theo Dõi
Thử Nghiệm: Cho phép một số phòng ban “chạy thử” và ghi nhận phản hồi, điều chỉnh kịp thời trước khi mở rộng quy mô.
Thu Thập Phản Hồi: Sử dụng khảo sát, phỏng vấn để đánh giá mức độ hài lòng của người dùng sau khi triển khai.
4.5. Duy Trì và Phát Triển
Cập Nhật Liên Tục: Lark thường xuyên ra phiên bản mới, bổ sung tính năng nên phòng IT cần theo dõi và áp dụng kịp thời.
Mở Rộng Ứng Dụng: Nếu doanh nghiệp muốn triển khai thêm tính năng nâng cao (chatbot xử lý nâng cao, tích hợp AI…), có thể tiếp tục hoàn thiện và tối ưu.
5. Kết Quả Khi Chuyển Đổi Số Toàn Diện Trên Lark
Tăng Năng Suất: Hợp lý hóa quy trình, giảm thiểu thời gian chờ phê duyệt, rút ngắn vòng đời sản phẩm/dịch vụ.
Giảm Chi Phí: Giảm giấy tờ in ấn, hạn chế lỗi sai, xử lý công việc nhanh chóng, tiết kiệm nguồn lực.
Minh Bạch và Trách Nhiệm: Mọi hoạt động, từ mua hàng đến chăm sóc khách, đều được ghi lại và báo cáo rõ ràng.
Cải Thiện Trải Nghiệm Khách Hàng: Khách hàng nhận sản phẩm và phản hồi nhanh hơn, điều chỉnh phù hợp với xu hướng thị trường.
6. Lời Kết
Việc chuyển đổi số toàn diện trên Lark không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu suất, mà còn thúc đẩy văn hóa làm việc cộng tác và sáng tạo. Thay vì chạy theo nhiều công cụ riêng lẻ, một nền tảng tích hợp như Lark cho phép mỗi phòng ban – từ mua hàng, kho vận, bán hàng, marketing đến nhân sự, tài chính, chăm sóc khách hàng – đều phối hợp dễ dàng và đồng bộ.
Để triển khai Lark cho các phòng ban của doanh nghiệp hiệu quả, điều quan trọng là bạn cần xây dựng chiến lược bài bản, có lộ trình rõ ràng và trao quyền cho nhân viên khám phá, sáng tạo với công nghệ mới. Bên cạnh đó, cần thường xuyên tổ chức đào tạo, chia sẻ kinh nghiệm nội bộ nhằm khuyến khích tinh thần học hỏi và thích ứng cao.
Trong xu hướng số hóa ngày càng mạnh mẽ, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển bền vững cần phải liên tục thay đổi và cải tiến. Lark chính là công cụ giúp các tổ chức “rút ngắn” quãng đường chuyển đổi, sớm gặt hái thành quả và vững vàng trên đường đua toàn cầu. Hãy bắt đầu từ những bước nhỏ nhất, từ những phòng ban cốt lõi nhất, và tiến dần đến chuyển đổi số toàn diện trên Lark cho toàn bộ doanh nghiệp. Đây không chỉ là cách để bắt kịp đối thủ, mà còn là cơ hội dẫn đầu, kiến tạo giá trị mới cho thị trường.
by Yspace Team
