Tại sao nên chuyển đổi số cho phòng tài chính - kế toán? Cách triển khai chuyển đổi số đơn giản cho phòng tài chính - kế toán qua phần mềm ứng dụng Larksuite
2. Các thành phần triển khai cho phòng tài chính - kế toán
a. File tài liệu đào tạo ban đầu
Vai trò:
Các quy trình tài chính
Mô tả công việc của nhân viên tài chính - kế toán.
Các biểu mẫu tài chính
Mô tả công việc: Nhân viên kế toán
Các quy định cho bộ phận tài chính - kế toán
Cách làm:
Vẽ đầy đủ các quy trình dành cho bộ phận tài chính kế toán để bất kỳ nhân viên liên quan nào cũng có thể tham khảo và áp dụng vào công việc.
Viết rõ lại các quy định, mô tả công việc để làm căn cứ áp dụng chính thức.
Các biểu mẫu tài chính nên được xây dựng trên Sheet hoặc Base kết hợp Docugenius để có thể kiểm soát và sử dụng thống nhất, không bị thay đổi mẫu
b. Kế hoạch tài chính
Vai trò:
Kế hoạch tài chính cho từng phòng ban
Kết nối thông tin tài chính, tính toán các chỉ số cần thiết cho các phòng ban
Cách làm:
Kế hoạch tài chính có thể xây dựng trên Docs, Sheet. Có thể trình bày theo văn bản hoặc theo mô hình báo cáo trực quan dựa trên vị trí và màu sắc.
Các kết quả liên quan đến tài chính từ các chu kỳ trước đó có thể được cập nhật vào các báo cáo để làm căn cứ tính toán.
c. Báo cáo tài chính
STT
Tính năng
Vai trò
1
Theo dõi yêu cầu thu chi
Quản lý thu chi
2
Báo cáo tài chính
Bảng cân đối kế toán
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (dòng tiền)
3
Báo cáo ngân sách
Báo cáo ngân sách hàng năm
Phân tích lệch ngân sách
Dự báo tài chính
4
Quản lý lương và lợi ích
Bảng lương và các khoản liên quan
5
Thuế và chính sách
Báo cáo thuế GTGT/VAT
Tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp
Báo cáo thuế TNCN
6
Quản lý tài sản
Sổ theo dõi Tài sản cố định
Biểu mẫu khấu hao
Báo cáo kiểm kê tài sản
7
Quản lý công nợ
Quản lý nợ phải thu
Quản lý nợ phải trả
8
Quản lý hợp đồng và pháp lý
Hợp đồng với khách hàng, nhà cung cấp
Cách làm:
Có thể xây dựng các giải pháp liên quan đến tài chính thông qua Approval để kiểm soát chặt chẽ. Sau đó, các dữ liệu từ Approval được đổ về Base để tính toán chi tiết hơn.
Có thể xây dựng mô hình chỉ với Base để tiện sử dụng và theo dõi các thông số.
Tất cả các thông tin phải được ghi nhận rõ ràng và liên tục bởi tất cả các bộ phận liên quan và sẵn sàng trước khi đến chu kỳ báo cáo.
Dữ liệu trong phần này có thể kết nối đến các file khác ở các bộ phận như kinh doanh, nhân sự để tính toán cụ thể hơn mà không cần phải nhập lại, dự phòng sai sót.
Theo dõi các báo cáo tài chính trong 1 folder
Theo dõi các thông số trên Lark Base
Lợi ích khi chuyển đổi số trong báo cáo tài chính:
Theo dõi các thông số để phát hiện các điểm bất thường
Tự động hóa các thủ tục liên quan đến tài chính kế toán
Kết nối với các phần mềm bên ngoài để thực hiện các thủ tục hành chính linh hoạt.
Theo dõi tài chính nhanh hơn, hiệu quả hơn,
Tiết kiệm thời gian chuyển giấy tờ, tài liệu.
Không phải lưu trữ quá nhiều file, thông tin, giấy tờ, tích hợp luôn trên Lark
by Yspace Team
