1. Chấp nhận và dự phòng sự phản ứng của nhân sự ở giai đoạn đầu
Khi thực hiện chuyển đổi số, không phải tất cả nhân viên đều dễ dàng chấp nhận sự thay đổi. Có nhiều lý do khiến nhân sự có thể có phản ứng tiêu cực ở giai đoạn đầu, nguyên nhân là do tâm lý hành vi kháng cự với sự thay đổi. Con người theo bản năng thường có xu hướng kháng cự với sự thay đổi. Việc từ bỏ những quy trình làm việc quen thuộc và phải học cách thích nghi với các công cụ và quy trình mới có thể gây ra sự lo lắng và kháng cự.
Lo ngại về việc mất việc làm
Thiếu kỹ năng cần thiết
Thiếu thông tin và giao tiếp, dẫn tới sự nghi ngờ
Tác động đến quyền lợi và vị thế
Thiếu hỗ trợ từ lãnh đạo
Quen với văn hóa cũ của công ty
Để dự phòng những ứng tiêu cực của tất cả các phòng ban, bộ phận trong một tổ chức khi thực hiện lộ trình chuyển đổi số, doanh nghiệp phải khắc phục hoặc chuẩn bị sẵn những công cụ để sử dụng trong trường hợp cần thiết. Chẳng hạn, quá trình đào tạo phải diễn ra quyết liệt nhưng cần thực hiện từng bước chắc chắn để nhân viên không thấy bất ngờ hoặc không theo kịp lộ trình học tập. Các thông tin tương tác và truyền thông để giải đáp các thắc mắc phải thực hiện qua các kênh chính thức, đến từ cấp cao nhất. Từ đó, nhân viên có thể lường trước tất cả những vấn đề có thể xảy ra và có phản ứng phù hợp.
2. Chuẩn bị và đào tạo nhân sự trước khi thay đổi
Cần ưu tiên chuẩn bị 1 nhân sự xuyên suốt quản lý hệ thống chuyển đổi số doanh nghiệp. Ban đầu, công việc có thể tương đối đơn giản chỉ là tìm hiểu các ứng dụng phần mềm và đưa vào sử dụng thay thế cho các giải pháp cũ. Việc chuyển đổi định dạng dữ liệu giữa các phần mềm không phải là điều quá khó khăn trong giai đoạn kết nối rộng mở hiện tại. Tuy nhiên, một nhân sự chuyển đổi số còn yêu cầu nhiều hơn thế. Ngoài chuyện nền tảng có sẵn, còn phải liên hệ đến giải pháp kinh doanh cụ thể, cuối cùng là quá trình tối ưu dựa trên dữ liệu.
Nhân sự chuyển đổi số phải là người phù hợp, tránh mắc sai lầm là sử dụng HR hoặc admin chuyển qua kiêm nhiệm. Nếu không có sẵn người, có thể tìm kiếm các bạn nhân viên Junior Dev hoặc BA để thuê ngoài.
Hiện tại chưa có định nghĩa về vị trí công việc như thế này, nhưng lại rất cần thiết. Giống như một bước chuyển đổi của nhân sự CNTT ở doanh nghiệp trước đây. Nhân sự chuyển đổi số có vai trò cũng gần giống như vai trò của Business Analytist (BA) trong các doanh nghiệp hiện nay nhưng khối lượng công việc và góc nhìn rộng hơn. Hãy cũng thử đặt tên vị trí mới là Digital Transfomer (DT)
Hiện tại, có lẽ các trường đại học chưa có mô hình đào tạo cho vị trí như thế này, tuy nhiên đây là nhu cầu có thật và sẽ bắt đầu phổ biến trong tương lai gần. Nhiệm vụ của vị trí và sự chuyển đổi số là kiểm soát các thông tin trong doanh nghiệp, hỗ trợ quá trình sử dụng phần mềm của nhân sự, phân tích dữ liệu tập hợp được của doanh nghiệp, đảm bảo cung ứng thông tin cho bộ phận quản lý khi cần thiết. Ngoài ra, nhân sự ở vị trí này còn có thể xem xét quá trình làm việc của các bộ phận, từ đó lên phương án tích hợp công nghệ để tối ưu quy trình làm việc hiệu quả hơn.
3. Ứng phó với sự thay đổi khi thời gian làm việc giảm xuống, nhân sự thừa ra
Trong quá trình chuyển đổi số, các doanh nghiệp thường tìm cách tối ưu hóa quy trình làm việc thông qua tự động hóa và áp dụng các công nghệ mới. Điều này có thể dẫn đến việc giảm thời gian để thực hiện các công việc cũ và thậm chí là giảm số lượng nhân sự cần thiết cho các tác vụ nhất định. Để ứng phó với sự thay đổi này, doanh nghiệp cần có một số kế hoạch và chiến lược như sau:
Sắp xếp lại công việc và thêm các công việc mới cho nhân sự hiện có
Điều chỉnh lại số lượng nhân sự theo hướng giảm xuống, tạo ra cơ hội tăng thu nhập cho nhân viên còn lại.
Thực hiện các dự án mới theo số lượng nhân sự thừa ra
Nâng cao KPIs và các mục tiêu tương đương để giúp doanh nghiệp tăng trưởng nhanh hơn
Thử nghiệm các giải pháp trước, sau đó mới điều chỉnh về mặt nhân sự
KẾT LUẬN
Sự phản ứng của các thành viên trong tổ chức trong giai đoạn đầu là điều không thể tránh. Vì vậy, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng trước về nhân sự, đào tạo, giải pháp cho nhân viên trước khi tiến hành chuyển đổi số.
by Nguyễn Thị Nhi
