Các giai đoạn trong quy trình xử lý hoá đơn phải trả

Quy trình xử lý hóa đơn phải trả thường bao gồm nhiều bước và sự tham gia của các bộ phận khác nhau như kế toán, mua hàng và thủ quỹ. Mỗi giai đoạn đều có mục tiêu và nhiệm vụ cụ thể nhằm đảm bảo rằng mọi hóa đơn đều được xử lý một cách chính xác và đúng thời hạn.

Dưới đây là các giai đoạn chính trong quy trình xử lý hóa đơn phải trả:

1. Tiếp nhận hóa đơn

Đây là giai đoạn đầu tiên trong quy trình, khi bộ phận kế toán tiếp nhận hóa đơn từ nhà cung cấp. Hóa đơn sẽ được kiểm tra về các thông tin cơ bản như: số lượng hàng hóa, giá trị hóa đơn, điều khoản thanh toán, ngày xuất hóa đơn, và mã số thuế. Việc so sánh hóa đơn với đơn đặt hàng và phiếu nhận hàng cũng sẽ được thực hiện để đảm bảo rằng thông tin trên hóa đơn là chính xác.

Việc tiếp nhận hóa đơn được hỗ trợ bởi Lark Base, giúp lưu trữ và quản lý hóa đơn một cách tập trung và có hệ thống. Điều này giúp đảm bảo rằng tất cả các hóa đơn đều được ghi nhận và xử lý đúng quy trình.

2. Xác nhận hóa đơn

Sau khi hóa đơn được tiếp nhận, bộ phận mua hàng và kế toán sẽ kiểm tra và xác nhận hóa đơn. Trong giai đoạn này, thông tin trên hóa đơn sẽ được so sánh với đơn đặt hàng và phiếu nhận hàng để đảm bảo rằng hóa đơn phản ánh đúng các giao dịch mua hàng đã diễn ra. Nếu có bất kỳ sai lệch nào, kế toán sẽ liên hệ với nhà cung cấp để điều chỉnh hóa đơn hoặc giải quyết các vấn đề phát sinh.

Sự hỗ trợ của Lark Approval trong việc xác nhận hóa đơn giúp quá trình này trở nên nhanh chóng và minh bạch hơn. Các bên liên quan có thể dễ dàng xem xét và phê duyệt hóa đơn trực tiếp trên nền tảng Lark, giảm thiểu thời gian chờ đợi và sai sót.

3. Ghi nhận khoản phải trả

Khi hóa đơn đã được xác nhận, bộ phận kế toán sẽ ghi nhận khoản phải trả vào sổ kế toán. Điều này bao gồm việc lập bảng kê các hóa đơn cần thanh toán, chuẩn bị các hồ sơ thanh toán cần thiết như: hóa đơn, đơn đặt hàng, phiếu nhận hàng và các chứng từ liên quan.

4. Phê duyệt thanh toán

Sau khi hồ sơ thanh toán đã được chuẩn bị, kế toán sẽ chuyển hồ sơ này lên cấp quản lý hoặc giám đốc để phê duyệt thanh toán. Trong giai đoạn này, các lãnh đạo sẽ xem xét lại các hồ sơ, xác nhận rằng các điều kiện thanh toán đã được đáp ứng trước khi phê duyệt.

Lark Approval đóng vai trò quan trọng trong việc tự động hóa quy trình phê duyệt. Nhờ có công cụ này, cấp quản lý có thể phê duyệt hóa đơn và thanh toán từ xa mà không cần phải xử lý giấy tờ thủ công, từ đó giúp tiết kiệm thời gian và tăng tính hiệu quả.

5. Lập chứng từ thanh toán

Sau khi được phê duyệt, bộ phận kế toán sẽ lập chứng từ thanh toán và thực hiện các thao tác cần thiết để chuẩn bị chuyển tiền cho nhà cung cấp. Chứng từ thanh toán bao gồm phiếu chi, ủy nhiệm chi, hoặc chuyển khoản, tùy thuộc vào yêu cầu của nhà cung cấp và chính sách của doanh nghiệp.

6. Thực hiện thanh toán

Bộ phận kế toán phối hợp với thủ quỹ để thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp theo đúng các điều kiện và thời hạn đã thỏa thuận. Thanh toán có thể được thực hiện qua nhiều phương thức như chuyển khoản hoặc thanh toán trực tiếp.

Lark Base giúp lưu trữ và quản lý chứng từ thanh toán, đảm bảo mọi khoản thanh toán đều được ghi nhận và có thể truy xuất dễ dàng khi cần.

7. Ghi nhận thanh toán

Sau khi thanh toán đã được thực hiện, bộ phận kế toán sẽ ghi nhận khoản thanh toán vào sổ kế toán và cập nhật số dư khoản phải trả. Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính và quản lý dòng tiền một cách hiệu quả.

8. Lưu trữ

Cuối cùng, tất cả các hóa đơn, chứng từ thanh toán và các tài liệu liên quan sẽ được lưu trữ cẩn thận theo quy định của doanh nghiệp trên Lark Base

Mô tả cụ thể quy trình xử lý hóa đơn phải trả của bộ phận tài chính - kế toán

Dưới đây là mô tả chi tiết về quy trình xử lý hóa đơn phải trả của bộ phận tài chính - kế toán, dựa trên các giai đoạn đã được trình bày trong hình ảnh:

1. Tiếp nhận hóa đơn

Khi nhận được hóa đơn từ nhà cung cấp, bộ phận kế toán sẽ tiếp nhận và kiểm tra các thông tin trên hóa đơn như: số lượng, giá trị, điều khoản thanh toán, ngày xuất hóa đơn, và mã số thuế. Hóa đơn sẽ được so sánh với đơn đặt hàng và phiếu nhận hàng để đảm bảo tính chính xác của giao dịch.

2. Xác nhận hóa đơn

Sau khi hóa đơn được tiếp nhận, bộ phận mua hàng và kế toán sẽ kiểm tra và xác nhận rằng các thông tin trên hóa đơn là hợp lệ. Nếu có bất kỳ sai sót nào, kế toán sẽ liên hệ với nhà cung cấp để điều chỉnh hóa đơn hoặc giải quyết các vấn đề phát sinh.

3. Ghi nhận khoản phải trả

Sau khi xác nhận, kế toán sẽ ghi nhận khoản phải trả vào sổ kế toán và lập bảng kê các hóa đơn cần thanh toán. Hồ sơ thanh toán sẽ được chuẩn bị, bao gồm: hóa đơn, đơn đặt hàng, phiếu nhận hàng, và các chứng từ liên quan.

4. Phê duyệt thanh toán

Giám đốc hoặc cấp quản lý sẽ xem xét hồ sơ thanh toán và phê duyệt. Nếu không có vấn đề gì, kế toán sẽ tiến hành lập chứng từ thanh toán.

5. Lập chứng từ thanh toán

Khi hồ sơ thanh toán đã được phê duyệt, kế toán sẽ lập các chứng từ thanh toán như: phiếu chi, ủy nhiệm chi, hoặc chuyển khoản cho nhà cung cấp.

6. Thực hiện thanh toán

Thủ quỹ sẽ thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp theo đúng thời hạn đã thỏa thuận. Việc thanh toán sẽ được thực hiện qua các phương thức thanh toán như chuyển khoản hoặc các hình thức khác phù hợp với quy định của doanh nghiệp.

7. Ghi nhận thanh toán

Sau khi thanh toán, kế toán sẽ ghi nhận khoản thanh toán đã thực hiện vào sổ kế toán, từ đó cập nhật tình hình tài chính của doanh nghiệp.

8. Lưu trữ

Cuối cùng, tất cả các hóa đơn và chứng từ thanh toán sẽ được lưu trữ để dễ dàng truy xuất và kiểm tra khi cần thiết.