Trong thời đại chuyển đổi số, việc áp dụng các nền tảng công nghệ hiện đại để cải thiện năng suất và tối ưu hóa quy trình làm việc là một bước đi không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp. Lark, một nền tảng thuộc hệ sinh thái Larksuite, đã và đang trở thành lựa chọn hàng đầu cho các tổ chức muốn đơn giản hóa quy trình và nâng cao hiệu quả làm việc. Dưới đây là hướng dẫn triển khai và những lợi ích của chuyển đổi số trên Lark.

Quy trình chuyển đổi số với Lark

1. Xây dựng cấu trúc doanh nghiệp

Để bắt đầu quá trình triển khai Lark, việc đầu tiên là xác định và xây dựng cấu trúc doanh nghiệp.

Bước 1: Review và xây dựng cấu trúc tổng quan

Nhân sự cấp Leader cần dành khoảng một ngày để xem xét cấu trúc doanh nghiệp hiện tại, bao gồm các phòng ban, bộ phận và vai trò cụ thể của từng thành viên.

Bước 2: Mô tả chi tiết cấu trúc

Sau khi xác định cấu trúc tổng thể, hãy mô tả chi tiết chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban. Việc này giúp chuẩn bị dữ liệu đầy đủ và rõ ràng để đưa lên hệ thống của Lark.

Công cụ sử dụng: Mindnote

Đây là công cụ hiệu quả để vẽ cấu trúc và mô tả dữ liệu, đảm bảo sự minh bạch và dễ hiểu trong quy trình.

2. Vẽ lại quy trình

Quá trình vẽ lại quy trình là bước tiếp theo trong hành trình chuyển đổi số trên Lark. Giai đoạn này thường cần sự phối hợp giữa Leader và Manager trong khoảng hai ngày.

Bước 1: Xác định quy trình cụ thể

Hãy lập danh sách quy trình hoạt động của từng phòng ban, từ quy trình nội bộ đến quy trình hợp tác liên phòng ban.

Bước 2: Mô tả chi tiết từng quy trình

Cần vạch rõ từng bước trong mỗi quy trình, bao gồm các công đoạn, thành viên tham gia và thời gian thực hiện. Điều này giúp tránh sai sót trong quá trình triển khai và đảm bảo tất cả các bộ phận đều nắm rõ vai trò của mình.

Công cụ sử dụng: Board

Board là công cụ trực quan và tiện lợi để theo dõi và quản lý các quy trình một cách hiệu quả.

3. Thiết lập cấu trúc folder

Sau khi xác định quy trình, bước tiếp theo là tạo cấu trúc lưu trữ cho dữ liệu doanh nghiệp. Leader sẽ đảm nhận việc này trong khoảng nửa ngày.

Bước 1: Set up folder

Cấu trúc folder phải được thiết kế hợp lý, không quá phức tạp nhưng vẫn đảm bảo tính logic và dễ truy cập.

Bước 2: Đặt tên folder và thư mục

Việc đặt tên các folder cần tuân theo quy chuẩn của doanh nghiệp để dễ dàng quản lý và tránh nhầm lẫn trong tương lai.

Công cụ sử dụng: Docs

Công cụ này hỗ trợ doanh nghiệp lưu trữ tài liệu và tổ chức dữ liệu một cách khoa học.

4. Làm hệ thống file

Hệ thống file là nơi lưu trữ tất cả dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp. Giai đoạn này thường kéo dài khoảng 0.5 ngày và cần sự phối hợp giữa Leader và Manager.

Bước 1: Chuẩn bị file đúng định dạng

Hãy kiểm tra và đảm bảo tất cả các file đều tuân theo định dạng quy chuẩn của doanh nghiệp.

Bước 2: Đưa file vào folder

File cần được đặt đúng vị trí trong các folder đã thiết lập trước đó, đảm bảo tính đồng bộ và dễ dàng truy cập.

Công cụ sử dụng: Admin, Docs

Các công cụ này hỗ trợ quản lý file hiệu quả và tiết kiệm thời gian.

5. Thiết lập tự động hóa

Một trong những lợi thế lớn nhất của Lark là khả năng tự động hóa các quy trình. Đây là bước mà doanh nghiệp có thể tận dụng để tối ưu hóa hiệu quả làm việc.

Bước 1: Thiết lập quy trình tự động hóa

Các phòng ban có thể thiết lập các quy trình tự động hóa trên Board, từ việc theo dõi tiến độ dự án đến gửi thông báo tự động cho các thành viên.

Bước 2: Kiểm tra hoạt động

Đảm bảo rằng các quy trình tự động hóa đã được cấu hình đúng cách và hoạt động hiệu quả.

Công cụ sử dụng: Base

Công cụ này giúp doanh nghiệp số hóa và tự động hóa quy trình làm việc một cách dễ dàng.

6. Chuyển nội dung lên Wiki

Wiki là nơi lưu trữ và chia sẻ kiến thức nội bộ của doanh nghiệp. Quá trình này kéo dài khoảng một ngày và cần sự tham gia của Manager và Employee.

Bước 1: Import dữ liệu lên Wiki

Hãy sắp xếp dữ liệu theo đúng trình tự đã chuẩn bị và chuyển chúng lên Wiki.

Bước 2: Kiểm tra và đối chiếu

Đảm bảo rằng toàn bộ dữ liệu đã được cập nhật chính xác và không có thông tin nào bị bỏ sót.

Công cụ sử dụng: Wiki

Wiki trên Lark là công cụ tuyệt vời để tổ chức và lưu trữ thông tin một cách khoa học.

7. Phân quyền và đào tạo đội ngũ

Bước cuối cùng trong quá trình triển khai Lark là phân quyền cho các thành viên và đào tạo đội ngũ để sử dụng hệ thống mới.

Bước 1: Kiểm tra và gán quyền

Đảm bảo rằng mỗi thành viên được phân quyền phù hợp với vai trò và trách nhiệm của mình.

Bước 2: Đào tạo và hướng dẫn

Hãy tổ chức các buổi training để giúp nhân viên làm quen với hệ thống và sử dụng các công cụ trên Lark một cách hiệu quả.

Công cụ sử dụng: Wiki

Wiki cũng có thể được sử dụng để tạo tài liệu hướng dẫn và chia sẻ thông tin đào tạo.

Lợi ích của việc chuyển đổi số trên Lark

Chuyển đổi số trên Lark mang lại nhiều lợi ích vượt trội, bao gồm:

• Tăng năng suất: Nhờ vào sự tích hợp của nhiều công cụ mạnh mẽ, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình làm việc và giảm thiểu thời gian lãng phí.
• Tiết kiệm chi phí: Với việc Download Lark, doanh nghiệp không cần đầu tư vào nhiều phần mềm riêng lẻ.
• Đảm bảo tính bảo mật: Larksuite cung cấp các tiêu chuẩn bảo mật cao cấp, giúp bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp.
• Thúc đẩy hợp tác: Các công cụ như chat nhóm, hội họp trực tuyến và chia sẻ tài liệu giúp tăng cường sự gắn kết giữa các thành viên.

Kết luận

Triển khai Lark là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả làm việc và thích nghi với sự thay đổi của thời đại. Hãy bắt đầu hành trình số hóa bằng cách Download Lark và tận dụng sức mạnh của nền tảng này để đưa doanh nghiệp của bạn tiến xa hơn trong tương lai. Với Larksuite, mọi thách thức của bạn đều sẽ được giải quyết một cách hiệu quả!