Quy trình thu tiền mặt là gì?

Quy trình thu tiền mặt là một chuỗi các bước thực hiện để đảm bảo việc nhận tiền mặt từ khách hàng hoặc nhân viên của doanh nghiệp được thực hiện đúng quy định và đầy đủ chứng từ. Bộ phận kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo các bước thu tiền mặt diễn ra thuận lợi và minh bạch. Trong quá trình này, vai trò của các nhân sự liên quan và công cụ hỗ trợ là vô cùng quan trọng để giảm thiểu rủi ro và tăng cường tính chính xác.

Dưới đây là quy trình cơ bản của việc thu tiền mặt trong một doanh nghiệp, từ giai đoạn lập đề nghị nộp tiền cho đến ghi sổ và quản lý chứng từ:

1. Giai đoạn lập đề nghị nộp tiền

Giai đoạn đầu tiên trong quy trình thu tiền mặt bắt đầu từ việc người nộp tiền (có thể là nhân viên hoặc khách hàng) lập giấy đề nghị nộp tiền và chuyển cho Kế toán thanh toán (KTT). Giai đoạn này đóng vai trò quan trọng trong việc tạo cơ sở pháp lý cho việc thu tiền mặt và giúp kế toán có đầy đủ thông tin để xử lý các khoản thu đúng theo quy định.

2. Giai đoạn lập phiếu thu

Sau khi nhận được đề nghị nộp tiền, Kế toán thanh toán sẽ lập phiếu thu (thường gồm 3 liên) và điền đầy đủ thông tin liên quan. Phiếu thu này là cơ sở để thực hiện việc thu tiền và giúp việc ghi nhận số tiền được thực hiện một cách chính xác. Sau khi lập phiếu thu, KTT sẽ chuyển phiếu cho Kế toán trưởng (KTT) để kiểm tra và ký duyệt.

3. Giai đoạn ký và duyệt phiếu thu

Kế toán trưởng sẽ thực hiện xem xét phiếu thu để đảm bảo tất cả các thông tin đều hợp lệ và đúng quy định trước khi ký duyệt. Trong trường hợp có bất kỳ vấn đề gì, phiếu thu có thể được yêu cầu điều chỉnh hoặc không được duyệt. Nếu phiếu thu hợp lệ, KTT sẽ ký và trả lại cho kế toán thanh toán để tiếp tục quy trình.

4. Giai đoạn nhận phiếu thu và thu tiền

Khi phiếu thu đã được ký duyệt, người nộp tiền sẽ mang phiếu thu tới và nộp tiền cho thủ quỹ. Thủ quỹ sẽ nhận tiền và kiểm tra lại phiếu thu, sau đó ký tên vào liên phiếu thu thứ 3 và giữ lại liên thứ 2 để lưu trữ. Người nộp tiền sẽ nhận lại liên thứ 3 làm chứng từ xác nhận.

5. Giai đoạn ghi sổ quỹ

Sau khi nhận tiền, thủ quỹ sẽ ghi nhận số tiền vào sổ quỹ và lưu giữ chứng từ. Điều này giúp doanh nghiệp đảm bảo việc quản lý dòng tiền minh bạch và dễ dàng kiểm soát.

6. Giai đoạn ghi sổ tiền mặt

Kế toán thanh toán sẽ hoàn tất quy trình bằng cách ghi nhận giao dịch vào sổ tiền mặt và lưu trữ các chứng từ liên quan. Mọi giao dịch tiền mặt đều cần được ghi chép rõ ràng và đúng quy định để phục vụ cho quá trình đối soát, kiểm toán và báo cáo tài chính sau này.

Quy trình thu tiền mặt của bộ phận tài chính - kế toán

Trong bối cảnh chuyển đổi số, việc tự động hóa quy trình thu tiền mặt của bộ phận tài chính - kế toán trở nên cần thiết hơn bao giờ hết. Với sự hỗ trợ của các công cụ trong Larksuite, bộ phận kế toán có thể giảm thiểu tối đa các bước thủ công, đồng thời tăng cường tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính.

1. Vai trò của các nhân sự trong quy trình

Từng giai đoạn của quy trình thu tiền mặt đều liên quan đến nhiều bên khác nhau, từ người nộp tiền đến các nhân sự trong bộ phận tài chính. Mỗi vai trò đều quan trọng và cần có sự phối hợp chặt chẽ để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ:

• Người nộp tiền: Là người khởi tạo quy trình bằng cách lập đề nghị nộp tiền và trực tiếp nộp tiền cho thủ quỹ.
• Kế toán thanh toán (KTT): Là người chịu trách nhiệm lập phiếu thu và chuyển lên kế toán trưởng để xét duyệt.
• Kế toán trưởng (KTT): Người có trách nhiệm xét duyệt và ký phiếu thu sau khi kiểm tra thông tin.
• Thủ quỹ: Người tiếp nhận tiền mặt từ người nộp, ký tên vào phiếu thu và ghi sổ quỹ.

2. Lợi ích của việc sử dụng Larksuite trong quy trình thu tiền mặt

Larksuite cung cấp một loạt các công cụ hỗ trợ quy trình thu tiền mặt, giúp bộ phận tài chính - kế toán dễ dàng hơn trong việc quản lý và giám sát. Các công cụ như Lark Base, Lark Approval, và Lark Download đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa và tự động hóa quy trình này:

• Lark Base: Cung cấp nền tảng để quản lý thông tin liên quan đến các khoản thu, từ đó giúp việc theo dõi và đối soát dữ liệu trở nên dễ dàng hơn.

• Lark Approval: Giúp tự động hóa quy trình xét duyệt phiếu thu, từ đó giảm thiểu thời gian chờ đợi giữa các bên liên quan.
• Lark Download: Hỗ trợ lưu trữ và truy xuất chứng từ, giúp các nhân sự có thể dễ dàng theo dõi và kiểm tra thông tin trong tương lai.

3. Kết quả của việc chuyển đổi số với Larksuite

Việc áp dụng Larksuite vào quy trình thu tiền mặt không chỉ giúp bộ phận tài chính - kế toán làm việc hiệu quả hơn mà còn giảm thiểu các sai sót phát sinh từ quy trình thủ công. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh các doanh nghiệp đang dần dịch chuyển sang mô hình làm việc trực tuyến và cần tối ưu hóa quy trình làm việc để đối phó với khối lượng công việc ngày càng tăng.

Bên cạnh đó, các công cụ của Larksuite còn giúp tăng cường tính minh bạch và kiểm soát tài chính, từ đó giúp doanh nghiệp dễ dàng đối phó với các yêu cầu kiểm toán và báo cáo tài chính.

Tổng kết

Quy trình thu tiền mặt là một phần không thể thiếu trong hoạt động của bộ phận tài chính - kế toán. Việc chuyển đổi số với Larksuite mang lại nhiều lợi ích vượt trội, giúp bộ phận tài chính - kế toán nâng cao hiệu quả làm việc, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong mọi giao dịch. Bên cạnh đó, việc sử dụng các công cụ như Lark Base, Lark Approval, và Lark Download giúp tự động hóa quy trình, giảm thiểu thời gian xử lý và đảm bảo quản lý tài chính của doanh nghiệp luôn được thực hiện một cách minh bạch và chuyên nghiệp.