Vì sao khi chuyển đổi số cần có quy trình phải thu?

Quy trình quản lý và xử lý hóa đơn phải thu đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc đảm bảo tính ổn định tài chính của doanh nghiệp. Việc quản lý công nợ khách hàng không chỉ giúp doanh nghiệp theo dõi các khoản thanh toán mà còn giúp đảm bảo rằng các hợp đồng và giao dịch kinh doanh được thực hiện đúng thời hạn. Khi các khoản phải thu được quản lý hiệu quả, doanh nghiệp sẽ kiểm soát tốt hơn về dòng tiền, tránh tình trạng thiếu hụt nguồn vốn lưu động.

Tuy nhiên, khi quản lý hóa đơn phải thu thủ công, doanh nghiệp thường gặp phải một số vấn đề như:

• Mất thời gian: Việc xử lý hóa đơn, kiểm tra công nợ và theo dõi các khoản thanh toán thường mất rất nhiều thời gian nếu thực hiện thủ công. Điều này ảnh hưởng đến hiệu suất công việc của bộ phận tài chính - kế toán.
• Sai sót do thủ công: Xử lý hóa đơn phải thu theo phương pháp thủ công dễ dẫn đến các sai sót như nhập liệu sai, quên hạn thanh toán, hoặc mất các chứng từ quan trọng.
• Khó kiểm soát nợ xấu: Khi không có một hệ thống quản lý tự động, việc theo dõi các khoản nợ xấu và xử lý chúng trở nên phức tạp. Điều này có thể dẫn đến việc doanh nghiệp phải gánh chịu rủi ro lớn từ những khoản nợ không thu hồi được.

Với chuyển đổi số, đặc biệt khi sử dụng Larksuite, doanh nghiệp có thể tự động hóa hoàn toàn quy trình xử lý hóa đơn phải thu. Các công cụ như Lark Base, Lark Approval giúp quản lý hóa đơn, theo dõi công nợ, và nhắc nhở khách hàng thanh toán đúng hạn, từ đó giảm thiểu các rủi ro liên quan đến tài chính và nợ xấu.

Mô tả cụ thể quy trình xử lý hoá đơn phải thu của bộ phận tài chính - kế toán

Quy trình xử lý hóa đơn phải thu của bộ phận tài chính - kế toán bao gồm nhiều bước và đòi hỏi sự phối hợp giữa các bộ phận liên quan như bộ phận bán hàng, kế toán và thủ quỹ. Với sự hỗ trợ của Larksuite, quy trình này được thực hiện một cách tự động và hiệu quả hơn. Dưới đây là mô tả chi tiết các bước trong quy trình này:

1. Lập hóa đơn

Khi bộ phận bán hàng hoàn thành việc cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ, họ sẽ gửi thông tin giao dịch cho bộ phận kế toán để lập hóa đơn. Hóa đơn này sẽ ghi rõ thông tin về khách hàng, sản phẩm/dịch vụ cung cấp, số lượng, đơn giá, thuế, tổng tiền và thời hạn thanh toán.

Với sự hỗ trợ của Lark Base, bộ phận kế toán có thể lập hóa đơn một cách nhanh chóng và chính xác. Tất cả các thông tin liên quan đến giao dịch được lưu trữ và quản lý một cách hệ thống, giúp việc xử lý và theo dõi hóa đơn trở nên dễ dàng hơn.

2. Gửi hóa đơn cho khách hàng

Sau khi lập hóa đơn, bộ phận kế toán sẽ gửi hóa đơn cho khách hàng, thường là qua email hoặc các kênh điện tử khác. Bộ phận bán hàng cũng có trách nhiệm theo dõi và xác nhận rằng khách hàng đã nhận được hóa đơn.

Larksuite hỗ trợ quá trình này bằng cách cho phép kế toán lưu trữ và truy xuất các hóa đơn đã gửi một cách dễ dàng. Điều này giúp giảm thiểu tình trạng thất lạc hóa đơn và đảm bảo rằng mọi giao dịch đều được ghi nhận một cách minh bạch.

3. Ghi nhận khoản phải thu

Khi hóa đơn đã được gửi cho khách hàng, bộ phận kế toán sẽ ghi nhận khoản phải thu vào sổ kế toán. Điều này bao gồm việc nhập số dư của hóa đơn và ghi lại ngày đáo hạn - tức là ngày mà khách hàng cần thanh toán hóa đơn đó.

Lark Base giúp quản lý và ghi nhận các khoản phải thu này, từ đó giúp bộ phận kế toán có thể theo dõi được công nợ của từng khách hàng và đảm bảo rằng mọi hóa đơn đều được quản lý chặt chẽ.

4. Theo dõi

Sau khi ghi nhận khoản phải thu, bộ phận kế toán sẽ theo dõi hạn thanh toán của từng hóa đơn. Trước khi đến hạn, bộ phận kế toán hoặc bán hàng có thể nhắc nhở khách hàng về khoản nợ phải thanh toán để đảm bảo rằng không có sự chậm trễ trong việc thanh toán.

Nếu khách hàng không thanh toán đúng hạn, Lark Approval có thể được sử dụng để thông báo và xử lý các khoản nợ xấu. Nhờ tính năng tự động nhắc nhở và quản lý, doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro từ những khoản nợ quá hạn và cải thiện hiệu quả thu hồi nợ.

5. Đối chiếu và xác nhận

Khi khách hàng thanh toán, bộ phận kế toán sẽ kiểm tra xem khoản thanh toán có khớp với hóa đơn đã phát hành hay không. Nếu không có bất kỳ sai lệch nào, khoản thanh toán sẽ được ghi nhận vào sổ kế toán và giảm số dư nợ của khách hàng tương ứng.

Việc đối chiếu và xác nhận này được thực hiện một cách nhanh chóng và chính xác với sự hỗ trợ của Lark Base, giúp giảm thiểu các sai sót trong quá trình xử lý thanh toán.

6. Lưu trữ

Cuối cùng, tất cả các hóa đơn và chứng từ liên quan sẽ được lưu trữ để đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng truy xuất khi cần đối chiếu hoặc kiểm tra. Lark Base hỗ trợ việc lưu trữ và quản lý chứng từ một cách có hệ thống, giúp bộ phận tài chính - kế toán có thể truy xuất dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác.

Kết quả khi áp dụng Larksuite vào quy trình xử lý hóa đơn phải thu

Khi áp dụng Larksuite vào quy trình xử lý hóa đơn phải thu, doanh nghiệp sẽ thấy rõ những lợi ích như:

• Tăng hiệu quả làm việc: Quy trình xử lý hóa đơn được tự động hóa giúp giảm thiểu thời gian xử lý và hạn chế các công việc thủ công, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc cho bộ phận tài chính - kế toán.
• Giảm thiểu sai sót: Nhờ vào các công cụ như Lark Base thông tin hóa đơn và chứng từ được quản lý chặt chẽ, giúp giảm thiểu các sai sót trong quá trình nhập liệu và theo dõi hóa đơn.
• Quản lý công nợ hiệu quả hơn: Việc theo dõi công nợ và nhắc nhở khách hàng về các khoản thanh toán được thực hiện tự động, giúp doanh nghiệp hạn chế các rủi ro liên quan đến nợ xấu và cải thiện khả năng thu hồi nợ.

Tổng kết

Quy trình xử lý hóa đơn phải thu là một phần quan trọng trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Khi áp dụng chuyển đổi số với Larksuite, quy trình này không chỉ trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn mà còn giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn các khoản công nợ và đảm bảo dòng tiền ổn định. Các công cụ như Lark Base, Lark Approval, và Lark Download mang lại nhiều lợi ích cho bộ phận tài chính - kế toán, giúp họ xử lý hóa đơn một cách chính xác và minh bạch.