Vì sao khi chuyển đổi số cần có quy trình mua tài sản cố định?

Việc chuyển đổi số trong doanh nghiệp hiện nay không chỉ là xu hướng mà còn là nhu cầu cần thiết để cải thiện hiệu suất hoạt động. Đối với quy trình mua sắm tài sản cố định, việc áp dụng công nghệ số không chỉ giúp tăng tính chính xác mà còn giúp tiết kiệm thời gian, tăng cường sự minh bạch và cải thiện khả năng quản lý tài chính. Dưới đây là những lý do chính giải thích vì sao chuyển đổi số là cần thiết trong quy trình mua tài sản cố định:

1. Tăng hiệu quả và tiết kiệm thời gian

Một trong những lợi ích lớn nhất của việc áp dụng chuyển đổi số vào quy trình mua sắm tài sản cố định là tăng cường hiệu suất và tiết kiệm thời gian. 

Với Lark Approval, các yêu cầu và thông tin liên quan đến mua sắm được phê duyệt theo quy trình rõ ràng, giảm thiểu các sai sót do yếu tố con người gây ra.

3. Tăng tính minh bạch và kiểm soát tài chính

Việc quản lý mua sắm tài sản cố định cần có sự minh bạch để đảm bảo rằng nguồn ngân sách được sử dụng đúng cách và hợp lý. Chuyển đổi số với Lark cho phép lưu trữ và quản lý mọi hồ sơ liên quan đến quá trình mua sắm, giúp dễ dàng tra cứu và kiểm soát khi cần. Điều này cũng giúp doanh nghiệp theo dõi và so sánh giữa các lựa chọn nhà cung cấp, giá cả và chất lượng để đưa ra quyết định hợp lý nhất.

4. Ra quyết định nhanh chóng và chính xác

Quy trình mua tài sản cố định đòi hỏi sự phê duyệt từ nhiều cấp quản lý, do đó, tốc độ xử lý phê duyệt cũng quyết định hiệu quả của toàn bộ quy trình. Lark Approval cho phép giám đốc hoặc các cấp quản lý phê duyệt nhanh chóng mọi lúc mọi nơi thông qua các thiết bị di động, giúp giảm thời gian chờ đợi và đảm bảo rằng quy trình không bị gián đoạn.

Mô tả cụ thể quy trình mua tài sản cố định của bộ phận tài chính - kế toán

Quy trình mua tài sản cố định có sự tham gia của nhiều bộ phận, từ phòng ban có nhu cầu đến bộ phận kế toán, phòng mua hàng và cấp quản lý. Khi áp dụng Larksuite, quy trình này được tối ưu hóa từng bước, từ lập yêu cầu mua sắm, phê duyệt đến việc quản lý tài sản sau khi nhận hàng. Dưới đây là mô tả chi tiết về các bước trong quy trình mua sắm tài sản cố định khi áp dụng Larksuite:

1. Lập yêu cầu mua sắm

Khi một phòng ban xác định rằng họ cần mua sắm tài sản cố định để phục vụ cho hoạt động của mình, họ sẽ lập yêu cầu mua tài sản và gửi cho phòng kế hoạch để kiểm tra và đánh giá sự phù hợp. Tất cả các thông tin về loại tài sản cần mua, mục đích sử dụng và thời gian cần thiết đều được ghi rõ trong yêu cầu này.

Lark Base là công cụ giúp lưu trữ và quản lý các yêu cầu mua sắm, đảm bảo rằng mọi yêu cầu đều được xử lý kịp thời và đầy đủ thông tin.

2. Lập kế hoạch mua sắm

Sau khi nhận được yêu cầu, phòng kế hoạch sẽ tiến hành lập kế hoạch mua sắm, bao gồm việc xác định nguồn tài chính, lựa chọn loại tài sản và thời gian mua sắm phù hợp. Kế hoạch này sẽ được trình lên giám đốc để xét duyệt.

Lark Approval cho phép các cấp quản lý phê duyệt kế hoạch mua sắm trực tuyến, giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi và đảm bảo rằng các quyết định được đưa ra nhanh chóng và chính xác.

3. Phê duyệt kế hoạch

Giám đốc sẽ tiến hành xem xét kế hoạch mua sắm và quyết định phê duyệt hay không. Nếu kế hoạch được phê duyệt, quá trình sẽ tiếp tục với việc tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp.

Với Lark Approval, quá trình này được thực hiện một cách nhanh chóng, cho phép các nhà quản lý phê duyệt mọi lúc mọi nơi.

4. Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp

Bộ phận mua hàng sẽ tìm kiếm các nhà cung cấp tiềm năng, yêu cầu báo giá và so sánh về giá cả, chất lượng sản phẩm, điều kiện bảo hành và điều khoản thanh toán. Sau khi xem xét, họ sẽ chọn ra nhà cung cấp phù hợp nhất.

Sử dụng Lark Download, các hợp đồng, báo giá và hồ sơ mua sắm được lưu trữ an toàn, giúp bộ phận mua hàng dễ dàng truy xuất và đối chiếu khi cần.

5. Mua sắm tài sản và nhận hàng

Sau khi chọn được nhà cung cấp, bộ phận mua hàng sẽ tiến hành mua sắm tài sản và phối hợp với bộ phận quản lý tài sản để nhận hàng. Hàng hóa sẽ được kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo chất lượng và số lượng đúng như yêu cầu ban đầu.

6. Thanh toán

Sau khi kiểm tra và xác nhận rằng hàng hóa đã được giao đúng yêu cầu, bộ phận kế toán sẽ thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp. Thanh toán được thực hiện theo đúng điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng.

Lark Approval hỗ trợ việc phê duyệt thanh toán và đảm bảo rằng các khoản thanh toán được thực hiện đúng thời gian, tránh tình trạng chậm trễ.

7. Ghi nhận và theo dõi tài sản

Sau khi tài sản được mua và thanh toán, bộ phận kế toán sẽ tiến hành ghi nhận tài sản vào sổ sách kế toán, bao gồm việc định giá trị tài sản và xác định thời gian khấu hao. Điều này giúp doanh nghiệp theo dõi được tài sản cố định và đảm bảo rằng chúng được quản lý một cách hiệu quả.

Lợi ích khi áp dụng Larksuite vào quy trình mua tài sản cố định

Khi áp dụng Larksuite vào quy trình mua tài sản cố định, doanh nghiệp sẽ nhận thấy nhiều lợi ích đáng kể:

• Tự động hóa quy trình: Các bước từ lập yêu cầu, phê duyệt đến thanh toán đều được tự động hóa, giúp giảm thiểu thời gian xử lý và tối ưu hóa công việc.
• Giảm thiểu sai sót: Với sự hỗ trợ của Lark Base và Lark Approval, thông tin được xử lý chính xác và minh bạch, giảm thiểu các sai sót thường gặp khi nhập liệu thủ công.
• Tăng cường quản lý và kiểm soát: Các dữ liệu về tài sản, hợp đồng và chi phí được lưu trữ rõ ràng, dễ dàng truy xuất, giúp doanh nghiệp theo dõi tài sản và kiểm soát chi phí hiệu quả.