Khi đi công tác hoặc chi tiêu xong, Người YC tập hợp chứng từ và lập Bảng kê thanh toán tạm ứng (BKHU) và đính kèm với chứng từ gốc. Nếu đi công tác, LCT&GDD được duyệt cần phải chuẩn bị và đính kèm với BKHU. Khi đi công tác hoặc chi tiêu xong, Người YC tập hợp chứng từ và lập Bảng kê thanh toán tạm ứng (BKHU) và đính kèm với chứng từ gốc. Nếu đi công tác, LCT&GDD được duyệt cần phải chuẩn bị và đính kèm với BKHU.
Khi nhận được BKHU, LCT&GDD đã được duyệt, Kế toán sẽ kiểm tra việc ký duyệt, tính chính xác và hợp lý của chi phí, hóa đơn chứng từ và số dư tạm ứng. Trong trường hợp không chấp nhận, kế toán chuyển trả lại người YC.
Nếu đã chính xác, Kế toán sẽ trình chứng từ quyết toán tạm ứng cho Kế Toán Trưởng theo qui định của Công ty để xem xét và ký kiểm soát. Các BKHU, LCT không được duyệt sẽ được trả lại cho kế toán để kế toán kiểm tra hoặc trả lại cho người YC
Kế toán sẽ trình chứng từ quyết toán tạm ứng đã được Kế Toán Trưởng ký kiểm soát cho BGĐ phê duyệt theo qui định của Công ty. Các BKHU, LCT không được duyệt sẽ được trả lại cho kế toán để kế toán kiểm tra hoặc trả lại cho người YC.
Kế toán sẽ kiểm tra, ghi nhận nghiệp vụ, lập PC, PT, lấy chữ ký KTT và chuyển cho Thủ Quỹ để quyết toán thừa hay thiếu cho Người YC.