Với sự hỗ trợ của nền tảng Larksuite (Lark), các quy trình này có thể được số hóa và tự động hóa một cách hiệu quả. Các công cụ như Lark Base, Lark Approval khi tải Lark tại Lark Download không chỉ giúp bộ phận tài chính - kế toán quản lý chặt chẽ hơn mà còn tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro sai sót.

Lợi ích khi áp dụng quy trình tạm ứng vào chuyển đổi số

Việc áp dụng chuyển đổi số vào quy trình chi tạm ứng không chỉ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp mà còn tạo điều kiện cho nhân sự bộ phận tài chính - kế toán làm việc dễ dàng hơn. Dưới đây là những lợi ích mà việc số hóa quy trình tạm ứng mang lại:

1. Tự động hóa và giảm thiểu thời gian xử lý

Một trong những lợi ích lớn nhất của việc chuyển đổi số là tự động hóa quy trình. Với Lark Approval, mọi yêu cầu tạm ứng đều được gửi đến cấp quản lý và kế toán trưởng để xét duyệt một cách nhanh chóng. Thay vì phải mất thời gian xử lý thủ công, các yêu cầu này sẽ được tự động gửi đi và nhận phản hồi trực tiếp trên hệ thống, giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi và tăng tốc độ xử lý.

2. Tăng cường tính minh bạch và kiểm soát

Trong quá trình tạm ứng, việc đảm bảo tính minh bạch là điều quan trọng để tránh những rủi ro không mong muốn. Larksuite cung cấp các công cụ như Lark Base để lưu trữ và quản lý tất cả các thông tin liên quan đến yêu cầu tạm ứng. Tất cả các bước từ lập phiếu tạm ứng đến phê duyệt và chi tiền đều được ghi lại và có thể truy xuất bất cứ lúc nào, giúp cấp quản lý dễ dàng kiểm soát và theo dõi tiến độ.

3. Giảm thiểu sai sót và lỗi phát sinh

Việc xử lý thủ công thường dẫn đến nhiều lỗi sai sót trong quá trình nhập liệu và ghi nhận thông tin. Với sự hỗ trợ của các công cụ kỹ thuật số như Lark Download, mọi thông tin được lưu trữ tự động và có thể truy xuất dễ dàng, giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình làm việc. Đồng thời, việc sử dụng hệ thống tự động còn giúp kế toán kiểm tra thông tin một cách nhanh chóng và chính xác hơn.

4. Dễ dàng truy xuất và lưu trữ dữ liệu

Một trong những khó khăn lớn trong việc quản lý tạm ứng là việc lưu trữ và truy xuất dữ liệu. Lark Base hỗ trợ lưu trữ toàn bộ các tài liệu và chứng từ liên quan đến các yêu cầu tạm ứng. Từ đó, các dữ liệu này có thể được truy xuất bất cứ lúc nào khi cần đối soát hoặc kiểm toán, đảm bảo việc lưu trữ thông tin luôn minh bạch và rõ ràng.

Quy trình tạm ứng của bộ phận tài chính - kế toán

Quy trình chi tạm ứng là một phần quan trọng trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp, đặc biệt khi doanh nghiệp có nhu cầu tạm ứng chi phí cho các hoạt động kinh doanh. Dưới đây là mô tả chi tiết về quy trình chi tạm ứng của bộ phận tài chính - kế toán khi chuyển đổi số với sự hỗ trợ của Larksuite.

1. Vai trò của các nhân sự trong từng giai đoạn

Trong quy trình chi tạm ứng, nhiều nhân sự khác nhau sẽ tham gia và đóng góp vào từng giai đoạn. Tất cả các vai trò này đều cần phải phối hợp chặt chẽ để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ và không xảy ra sai sót:

• Người đề nghị (Người YC): Đây là người khởi tạo quy trình bằng cách chuẩn bị phiếu đề nghị tạm ứng hoặc tạm ứng công tác. Sau đó, phiếu này được gửi cho cấp quản lý để kiểm tra và xét duyệt.
• Cấp quản lý: Là người kiểm tra và xác nhận các thông tin liên quan đến số dư tạm ứng trước khi gửi lên kế toán trưởng.
• Kế toán trưởng (KTT): Sau khi nhận được phiếu đề nghị, KTT sẽ kiểm tra và ký xác nhận nếu các thông tin hợp lệ.
• Giám đốc (GD): Là người xét duyệt cuối cùng trước khi phiếu tạm ứng được chấp thuận. Nếu phiếu hợp lệ, GD sẽ ký và trả lại cho KTT để hoàn tất quy trình chi tiền.
• Thủ quỹ (TQ): Sau khi phiếu tạm ứng được duyệt, thủ quỹ sẽ chi tiền cho người yêu cầu và hoàn thành việc ghi nhận vào sổ quỹ.

2. Các giai đoạn chính trong quy trình tạm ứng

• Lập phiếu đề nghị: Khi có nhu cầu tạm ứng, người yêu cầu sẽ lập phiếu đề nghị tạm ứng hoặc tạm ứng công tác và chuyển cho cấp quản lý để kiểm tra và xét duyệt.
• Kiểm tra và xét duyệt phiếu: Cấp quản lý sẽ kiểm tra các thông tin liên quan đến số dư tạm ứng và xác nhận nếu hợp lệ. Nếu phiếu không hợp lệ, sẽ được yêu cầu điều chỉnh hoặc từ chối. Nếu hợp lệ, phiếu sẽ được chuyển đến kế toán trưởng và giám đốc để xét duyệt.
• Lập phiếu chi: Sau khi được giám đốc xét duyệt, kế toán trưởng sẽ lập phiếu chi để thủ quỹ tiến hành chi tiền.
• Chi tiền và ghi sổ: Thủ quỹ sẽ chi tiền cho người yêu cầu và ghi nhận giao dịch vào sổ quỹ. Đồng thời, người yêu cầu sẽ ký tên để xác nhận đã nhận tiền.
• Lưu trữ và theo dõi: Kế toán trưởng sẽ kiểm tra lại các chứng từ, lưu trữ và theo dõi quá trình hoàn ứng sau này nếu có.

3. Áp dụng Larksuite trong quy trình tạm ứng

Với sự hỗ trợ của Larksuite, quy trình tạm ứng trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn nhờ vào tính năng tự động hóa và quản lý thông tin của nền tảng này. Dưới đây là cách các công cụ của Larksuite giúp tối ưu hóa quy trình tạm ứng:

• Lark Base: Hỗ trợ lưu trữ và quản lý toàn bộ thông tin liên quan đến các yêu cầu tạm ứng, giúp việc kiểm tra và đối soát dữ liệu trở nên dễ dàng hơn.
• Lark Approval: Cho phép tự động hóa quy trình xét duyệt, giúp kế toán trưởng và giám đốc có thể duyệt các yêu cầu tạm ứng ngay trên nền tảng mà không cần phải mất thời gian xử lý giấy tờ thủ công.

Việc áp dụng Larksuite vào quy trình chi tạm ứng không chỉ giúp bộ phận tài chính - kế toán nâng cao hiệu quả làm việc mà còn đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát tốt hơn. Từ đó, giúp doanh nghiệp dễ dàng đối phó với các yêu cầu kiểm toán và báo cáo tài chính trong tương lai.

Tổng kết

Quy trình chi tạm ứng là một phần quan trọng trong hoạt động của bộ phận tài chính - kế toán. Việc chuyển đổi số với Larksuite giúp tối ưu hóa quy trình này, tăng tính minh bạch, giảm thiểu thời gian xử lý và tránh các sai sót không đáng có. Các công cụ như Lark Base, Lark Approval, và Lark Download đóng vai trò quan trọng trong việc giúp bộ phận tài chính - kế toán quản lý tốt hơn các yêu cầu tạm ứng và chi tiền.