Quản lý tài chính đóng vai trò then chốt trong việc duy trì và phát triển bền vững của bất kỳ doanh nghiệp nào, đặc biệt là trong lĩnh vực khách sạn – nơi tập trung rất nhiều chi phí vận hành, cơ hội doanh thu và sức ép cạnh tranh. Việc nắm bắt và kiểm soát dòng tiền, xây dựng cơ cấu tài chính hợp lý, ứng dụng nền tảng công nghệ như Lark, Larksuite, kết hợp với xu hướng chuyển đổi số khách hàng đang trở thành “chìa khóa” để gia tăng hiệu suất quản trị. Bài viết này sẽ phân tích các đặc trưng của tài chính trong doanh nghiệp khách sạn, đồng thời gợi ý một số phương thức tối ưu, bao gồm cả việc sử dụng công cụ hiện đại và hoạch định nhân sự thông minh. Qua đó, các nhà quản lý có thể tham khảo, áp dụng vào thực tế, nâng cao sức cạnh tranh cũng như khả năng sinh lời dài hạn.

1. ĐẶC THÙ TÀI CHÍNH TRONG NGÀNH KHÁCH SẠN

1.1. Cấu trúc chi phí đa dạng

Trong lĩnh vực khách sạn, chi phí không chỉ nằm ở thuê/mua mặt bằng hay trang thiết bị phòng (giường, tủ, TV, máy lạnh…), mà còn bao gồm nhiều khoản “ẩn” khác như điện, nước, internet phục vụ khách hay duy trì vận hành. Có thể chia chi phí cố định thành những hạng mục lớn như:

• Chi phí mặt bằng (thuê, mua, bảo trì, nâng cấp cơ sở hạ tầng).
• Trang thiết bị phòng (nội thất, đồ dùng điện tử, vật dụng vệ sinh, ga giường…).
• Kết nối internet và hệ thống truyền hình cáp.

Bên cạnh đó, chi phí biến đổi thường gắn liền với khối lượng dịch vụ được cung cấp, bao gồm:

• Lương nhân viên: Phụ thuộc số lượng nhân sự và mùa du lịch cao hay thấp.
• Nguyên liệu F&B: Thực phẩm, đồ uống, nguyên liệu bếp…
• Hóa đơn điện nước: Chi phí điện, nước cũng tăng giảm tùy theo công suất phòng (Occupancy) và mức độ sử dụng tiện ích của khách.
• Chi phí marketing: Tăng cường quảng bá trên các kênh OTA, chạy khuyến mãi, tổ chức sự kiện…

Việc nắm vững và phân tách chi phí cố định – biến đổi sẽ giúp nhà quản lý đưa ra chính sách giá phù hợp, giảm rủi ro thua lỗ khi thị trường biến động. Đặc biệt, trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng mạnh mẽ, nhiều doanh nghiệp khách sạn áp dụng các giải pháp công nghệ như Download Lark để giám sát và kiểm tra chi phí theo thời gian thực, hạn chế sai sót trong quá trình nhập liệu.

1.2. Mùa cao điểm, mùa thấp điểm và chính sách giá linh hoạt

Trong ngành khách sạn, khái niệm mùa cao điểm (peak season) và mùa thấp điểm (low season) có ảnh hưởng lớn đến chiến lược định giá. Vào mùa cao điểm, khi lượng khách du lịch tăng đột biến, khách sạn có thể điều chỉnh giá phòng, tung ra gói kết hợp (combo phòng + bữa ăn) hoặc các chương trình khuyến mãi đặc biệt để tối ưu doanh thu. Ngược lại, trong mùa thấp điểm, giá có thể được hạ linh hoạt hoặc triển khai ưu đãi kích cầu (free breakfast, giảm giá giờ check-in sớm, check-out muộn…) nhằm giữ công suất phòng ở mức ổn định.

Hai chỉ số thường được nhắc đến trong quản lý khách sạn là Occupancy (tỷ lệ lấp đầy phòng) và ADR (Average Daily Rate – giá phòng trung bình). Dựa trên hai chỉ số này, nhà quản lý có thể nhận biết xu hướng cung cầu, dự báo doanh thu và lập kế hoạch điều chỉnh chi phí. Việc cập nhật liên tục số liệu này trên các nền tảng Lark hay Larksuite giúp đội ngũ quản lý tài chính và ban điều hành dễ dàng trao đổi, đánh giá và đưa ra quyết định kịp thời.

1.3. Quản lý dòng tiền và minh bạch tài chính

Đặc trưng ngành khách sạn nằm ở chỗ doanh thu thường cập nhật “hàng ngày” theo lượt khách check-in, check-out, cùng với những khoản thu phát sinh (F&B, laundry, dịch vụ vận chuyển…). Để tránh tình trạng thâm hụt ngân quỹ, khách sạn cần xây dựng hệ thống quản lý dòng tiền chặt chẽ, ghi nhận đầy đủ các khoản chi và thu, đối chiếu thường xuyên với kế hoạch đặt ra.

Ngoài ra, việc kiểm soát công nợ với nhà cung cấp (thực phẩm, đồ dùng) và các kênh OTA (hoa hồng theo phần trăm) cũng rất quan trọng. Một báo cáo tài chính từng team rõ ràng, trong đó hiển thị chi phí và doanh thu riêng lẻ cho từng phòng ban (Lễ tân, Housekeeping, Bếp…), sẽ giúp Ban Giám đốc/Quản lý cấp cao xác định khu vực nào đang làm tốt hoặc cần tối ưu thêm. Lúc này, sự hỗ trợ của chuyển đổi số khách hàng và các công cụ phân tích dữ liệu trong Lark sẽ giúp tạo nên báo cáo công ty tổng quan, minh bạch.

1.4. Hoạch định nhân sự và tính thời vụ

Đặc thù kinh doanh du lịch – khách sạn đòi hỏi phải có hoạch định nhân sự một cách linh hoạt. Vào mùa cao điểm, doanh nghiệp thường tuyển dụng thêm hoặc thuê theo thời vụ (casual) cho các vị trí lễ tân, housekeeping, bếp… nhằm đáp ứng khối lượng công việc tăng đột biến. Ngược lại, mùa thấp điểm có thể giảm bớt nhân lực, tập trung vào đào tạo nội bộ, bảo trì cơ sở vật chất, tối ưu quy trình.

Giải pháp công nghệ như Larksuite hay hệ thống phân tích dữ liệu nhân sự (HR analytics) cho phép quản lý luân phiên ca làm, nắm sát tình hình công – lương, qua đó xây dựng chính sách tối ưu chi phí lao động. Thậm chí, nhiều khách sạn đã tích hợp quy trình kiểm soát này với hệ thống phân bổ và quản lý team để đảm bảo từng phòng ban luôn có đủ người, không bị quá tải hay thiếu hụt nhân lực vào đúng thời điểm quan trọng.

2. ỨNG DỤNG LARK VÀ CHUYỂN ĐỔI SỐ KHÁCH HÀNG TRONG QUẢN LÝ TÀI CHÍNH

2.1. Tối ưu quy trình với Download Lark

Trong cuộc đua về năng suất và minh bạch, việc áp dụng những công cụ số hóa như Download Lark đã trở thành xu hướng. Lark không chỉ hỗ trợ giao tiếp nội bộ (chat, video call, quản lý nhiệm vụ) mà còn cung cấp giải pháp tích hợp với nhiều phần mềm kế toán, nhân sự, CRM… Việc tạo ra một hệ sinh thái thống nhất giúp khách sạn:

• Giao tiếp nhanh chóng: Giảm thiểu thời gian chuyển giao thông tin giữa các bộ phận (Lễ tân, Tài chính, Marketing…).
• Báo cáo tức thời: Dữ liệu doanh thu, chi phí, Occupancy hay ADR được cập nhật theo thời gian thực, hỗ trợ Ban Giám đốc đưa ra quyết định chính xác.
• Phân quyền & quản lý: Hệ thống phân bổ và quản lý dịch vụ trong Lark cho phép kiểm soát ai được truy cập báo cáo nào, nâng cao tính bảo mật.

2.2. Chuyển đổi số khách hàng: Tận dụng dữ liệu và cá nhân hóa dịch vụ

Khái niệm chuyển đổi số khách hàng (Digital Transformation for Customer Experience) nhấn mạnh vào việc thu thập, phân tích dữ liệu hành vi của khách để đưa ra dịch vụ, chính sách giá phù hợp. Khi khách đặt phòng qua OTA, website hoặc trực tiếp, khách sạn có thể lưu trữ thông tin (tên, quốc tịch, sở thích ăn uống, lịch sử sử dụng dịch vụ…) để chủ động phục vụ lần sau. Những dữ liệu này không chỉ hữu ích trong việc xây dựng chương trình khách hàng thân thiết, mà còn giúp phòng Tài chính dự báo doanh thu, tính toán chi phí biến đổi (F&B, điện nước…).

Đặc biệt, việc tổng hợp dữ liệu khách hàng, tài chính, hoạt động marketing trên Larksuite sẽ tạo nên một bức tranh tổng thể về hiệu suất kinh doanh. Hơn thế nữa, các chỉ số tài chính (doanh thu trung bình theo khách, doanh thu trên mỗi phòng có sẵn – RevPAR) có thể kết nối trực tiếp với công cụ báo cáo trong Lark, giúp các nhà quản lý “nhìn” được tình hình kinh doanh theo thời gian thực và điều chỉnh kịp thời.

2.3. Báo cáo tài chính thông minh và phân tích đa chiều

Thay vì phải chờ đến cuối tháng để tổng hợp số liệu, giờ đây nhiều khách sạn áp dụng báo cáo tài chính từng team hằng ngày hoặc theo tuần. Mỗi phòng ban có thể cập nhật chi phí, doanh thu, so sánh với kế hoạch đặt ra. Hệ thống báo cáo công ty tự động trên Lark cung cấp góc nhìn tổng thể, trong đó:

• Phòng Lễ tân: Báo cáo số khách check-in, check-out, tình hình đặt phòng.
• Nhà hàng/Bếp: Tính toán doanh thu theo bữa (sáng, trưa, tối), kiểm kê nguyên liệu tồn kho.
• Buồng phòng: Thống kê mức tiêu hao dịch vụ vệ sinh, khấu hao trang thiết bị.
• Phòng Tài chính: Tổng hợp toàn bộ dữ liệu thu chi, chi phí nhân sự, chi phí vận hành…

Nhờ đó, Ban Giám đốc có thể kiểm soát công nợ, theo dõi dòng tiền, đánh giá hiệu quả hoạt động của từng team. Nếu có dấu hiệu vượt quá ngân sách, cảnh báo sẽ được gửi ngay đến bộ phận liên quan, tránh việc để các khoản nợ chồng chất hoặc thất thoát không đáng có.

3. XÂY DỰNG CƠ CẤU TÀI CHÍNH VÀ KẾ HOẠCH PHÁT TRIỂN BỀN VỮNG

3.1. Cơ cấu tài chính ổn định và dự báo dài hạn

Để duy trì sức khỏe tài chính, khách sạn cần thiết lập cơ cấu tài chính phù hợp, cân đối giữa vốn tự có, vốn vay và dòng tiền lưu động (cash flow). Một số nguyên tắc quan trọng:

1. Dự phòng rủi ro: Dành một khoản ngân sách cho việc bảo trì, nâng cấp cơ sở vật chất, phòng ngừa các biến động kinh tế hoặc khủng hoảng (như đại dịch).
2. Tập trung vào dịch vụ cốt lõi: Đầu tư vào những hạng mục sinh lời cao (phòng, F&B), tránh lãng phí quá mức vào tiện ích ít khách dùng.
3. Tỷ lệ đòn bẩy hợp lý: Vay ngân hàng hay kêu gọi vốn từ nhà đầu tư cũng cần có kế hoạch trả lãi, kiểm soát khả năng gánh nợ trong dài hạn.

Với sự hỗ trợ của Lark và các công cụ quản trị, doanh nghiệp dễ dàng phân bổ nguồn ngân sách, theo dõi lợi nhuận gộp (Gross Profit), lợi nhuận ròng (Net Profit), cũng như các chỉ số sức khỏe tài chính khác. Việc dự báo dòng tiền, lên kế hoạch kinh doanh theo mùa cao điểm – thấp điểm trở nên chính xác hơn, giúp nhà quản lý hạn chế rủi ro và nâng cao tỷ lệ thành công.

3.2. Quản lý dịch vụ và tối ưu chi phí vận hành

Trong kinh doanh khách sạn, việc kiểm soát chi phí vận hành không chỉ nằm ở việc cắt giảm, mà còn phải tối ưu cách thức hoạt động để gia tăng giá trị cho khách. Các giải pháp bao gồm:

• Tiết kiệm năng lượng: Sử dụng đèn LED, lắp đặt hệ thống cảm biến nhiệt độ tự động trong phòng, cài đặt lịch bảo trì máy lạnh định kỳ.
• Quản lý chuỗi cung ứng: Ký kết hợp đồng dài hạn với nhà cung cấp thực phẩm, vật tư để nhận giá ưu đãi; ứng dụng định mức nguyên liệu cho bếp.
• Áp dụng công nghệ: Triển khai hệ thống phân bổ và quản lý dịch vụ trên Larksuite để đặt lịch vệ sinh, kiểm kê minibar, thống kê lỗi kỹ thuật… theo luồng thông tin thống nhất.

Nhờ vậy, khách sạn duy trì chất lượng phục vụ cao nhưng vẫn tối ưu được chi phí, đảm bảo tỉ suất sinh lời lâu dài.

3.3. Nhân sự và chiến lược đào tạo

Tài chính bền vững cũng liên quan chặt chẽ đến hoạch định nhân sự. Chi phí nhân viên thường chiếm tỉ lệ lớn trong tổng chi phí biến đổi. Việc lên lịch làm việc theo ca khoa học, thiết lập KPI rõ ràng, kết hợp cùng Lark (giao tiếp nội bộ, báo cáo, đào tạo trực tuyến) cho phép doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn lực. Bên cạnh đó, các chương trình đào tạo thường xuyên (chẳng hạn bồi dưỡng ngoại ngữ, kỹ năng sale…) có thể gia tăng chất lượng dịch vụ, nâng cao doanh thu trung bình trên khách (ADR), từ đó bù đắp chi phí nhân công.

4. KẾT LUẬN

Quản lý tài chính trong doanh nghiệp khách sạn đòi hỏi sự nhạy bén và khả năng thích ứng nhanh với biến động thị trường. Bên cạnh các nguyên tắc cốt lõi như phân tách chi phí cố định – chi phí biến đổi, giám sát quản lý dòng tiền, điều chỉnh chính sách giá linh hoạt theo mùa cao điểm – thấp điểm, doanh nghiệp cũng cần chú trọng đến công tác hoạch định nhân sự và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Trong xu hướng chuyển đổi số khách hàng, việc áp dụng các nền tảng quản trị như Lark hay Larksuite giúp tự động hóa nhiều quy trình tài chính, kết nối tất cả phòng ban (Lễ tân, Housekeeping, Bếp, Tài chính – Kế toán, Marketing…) vào một môi trường làm việc thống nhất. Các công cụ phân tích, báo cáo theo thời gian thực cũng hỗ trợ Ban Giám đốc đưa ra quyết định chính xác hơn, giảm thiểu rủi ro và tối ưu hiệu quả hoạt động.