Tại Sao Nên Sử Dụng Lark và Larksuite Trong Quy Trình Quản Lý Nhân Viên?

Giới Thiệu Về Lark và Larksuite

Lark là một nền tảng quản lý công việc toàn diện, kết hợp các công cụ hữu ích như chat, lịch làm việc, quản lý tài liệu và công cụ làm việc nhóm. Larksuite là bộ công cụ mở rộng của Lark, tích hợp nhiều tính năng hơn để phục vụ cho các nhu cầu quản lý doanh nghiệp, từ quản lý dữ liệu, tự động hóa quy trình (Workflow), đến quản lý hiệu suất nhân viên.

Với sự trợ giúp của Lark và Larksuite, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi tiến trình làm việc của nhân viên, quản lý các chỉ số KPI và phát triển một quy trình tự động hóa tối ưu.

Lợi Ích Khi Sử Dụng Lark và Larksuite

1. Tiết Kiệm Thời Gian và Chi Phí: Quy trình quản lý nhân viên được tự động hóa giúp giảm thiểu khối lượng công việc thủ công.
2. Tăng Tính Minh Bạch: Các chỉ số hiệu suất được quản lý một cách rõ ràng, từ đó giúp nhân viên và quản lý có cái nhìn toàn diện hơn về hiệu quả công việc.
3. Tạo Động Lực Làm Việc: Nhân viên hiểu rõ vai trò của mình và biết rõ chỉ tiêu cần đạt được, từ đó có thêm động lực để phát triển và hoàn thành mục tiêu.

Quy Trình Quản Lý Nhân Viên Bằng Mô Hình BSC Kết Hợp Workflow

Dựa trên hình ảnh quy trình quản lý hiệu suất công việc bằng BSC, các bước sau đây sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng một hệ thống quản lý nhân viên hiệu quả và dễ dàng theo dõi.

Giai Đoạn 1: Xác Định Mục Tiêu Chiến Lược

Nhân Sự Liên Quan

Trong giai đoạn đầu, Ban Giám Đốc, bộ phận chiến lược, bộ phận nhân sự và trưởng các bộ phận sẽ tham gia vào việc xác định các mục tiêu chiến lược. Các mục tiêu này sẽ được chia thành các mục tiêu dài hạn và ngắn hạn, liên quan đến tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp.

Công Việc Thực Hiện

1. Thảo Luận và Đưa Ra Mục Tiêu: Các thành viên chủ chốt sẽ thảo luận và xác định mục tiêu phù hợp cho từng phòng ban và cá nhân.
2. Sử Dụng Lark Để Ghi Chép và Lưu Trữ: Lark hỗ trợ ghi chép và lưu trữ các mục tiêu này một cách an toàn, đảm bảo rằng tất cả các thành viên đều có thể truy cập và cập nhật thông tin dễ dàng.

Lợi Ích Khi Áp Dụng Workflow

Workflow giúp tự động hóa các bước trong việc xác định và phân bổ mục tiêu. Mỗi khi có sự thay đổi trong mục tiêu hoặc chiến lược, hệ thống Workflow trong Lark sẽ gửi thông báo đến từng phòng ban liên quan, đảm bảo tất cả các bên đều được cập nhật.

Giai Đoạn 2: Phát Triển Các Khía Cạnh Của BSC

Nhân Sự Liên Quan

Các phòng ban chịu trách nhiệm trong việc phát triển các khía cạnh của BSC bao gồm: Ban Giám Đốc, bộ phận kế toán, bộ phận vận hành, bộ phận Marketing và nhân sự.

Công Việc Thực Hiện

1. Phát Triển 4 Khía Cạnh Chính:
   • Tài chính (Financial Perspective): Đánh giá hiệu quả tài chính và doanh thu.
   • Khách hàng (Customer Perspective): Xác định mức độ hài lòng và quan hệ với khách hàng.
   • Quy trình nội bộ (Internal Process Perspective): Đánh giá sự hiệu quả của các quy trình nội bộ.
   • Học hỏi và phát triển (Learning and Growth Perspective): Phát triển kỹ năng và tri thức của nhân viên.
2. Phân Công Trách Nhiệm: Giao cho từng phòng ban nhiệm vụ cụ thể liên quan đến đo lường và cải tiến trong mỗi khía cạnh của BSC.

Lợi Ích Khi Sử Dụng Larksuite

Larksuite giúp tích hợp các khía cạnh của BSC một cách mượt mà, cho phép nhân viên dễ dàng cập nhật và theo dõi tiến độ. Larksuite còn cho phép tạo báo cáo tự động dựa trên các số liệu từ BSC, giúp Ban Giám Đốc có cái nhìn tổng quan về hiệu suất của từng bộ phận.

Giai Đoạn 3: Giao Chỉ Tiêu

Nhân Sự Liên Quan

Bộ phận nhân sự và trưởng các bộ phận sẽ thực hiện việc giao chỉ tiêu cụ thể cho từng phòng ban và cá nhân.

Công Việc Thực Hiện

1. Giao Chỉ Tiêu Rõ Ràng: Các chỉ tiêu (KPIs) sẽ được giao dựa trên khía cạnh của BSC, đảm bảo rằng mỗi nhân viên hiểu rõ mục tiêu cần đạt.
2. Theo Dõi Bằng Workflow: Lark hỗ trợ tạo workflow để tự động theo dõi quá trình giao chỉ tiêu và thông báo khi có cập nhật. Điều này giúp đảm bảo không có nhân viên nào bỏ lỡ chỉ tiêu hoặc thông tin quan trọng.

Giai Đoạn 4: Theo Dõi và Thu Thập

Nhân Sự Liên Quan

Bộ phận nhân sự và các trưởng bộ phận sẽ tiến hành theo dõi và thu thập thông tin về hiệu suất của nhân viên.

Công Việc Thực Hiện

1. Theo Dõi Hiệu Suất Nhân Viên: Sử dụng Lark để ghi nhận hiệu suất của nhân viên hàng ngày, tuần hoặc tháng, đảm bảo cập nhật kịp thời.
2. Ghi Nhận và Tổng Hợp Hiệu Suất: Bộ phận nhân sự sẽ tổng hợp thông tin từ các phòng ban và lưu trữ trên hệ thống Lark Base.

Lợi Ích Khi Sử Dụng Lark và Larksuite

Lark và Larksuite giúp tự động hóa quá trình theo dõi hiệu suất, giúp quản lý có thể xem được hiệu quả công việc của từng nhân viên một cách nhanh chóng và chính xác. Larksuite cũng hỗ trợ tạo báo cáo hiệu suất tự động, giúp tiết kiệm thời gian cho bộ phận nhân sự.

Giai Đoạn 5: Tính Toán và Đánh Giá

Nhân Sự Liên Quan

Ban Giám Đốc, bộ phận nhân sự và trưởng các bộ phận sẽ tham gia vào quá trình đánh giá hiệu suất.

Công Việc Thực Hiện

1. Đánh Giá Hiệu Suất: Sử dụng Lark để tổng hợp các chỉ tiêu đã đạt và tiến hành đánh giá thành tích của nhân viên.
2. Xử Lý Kết Quả Đạt Được: Nhân viên đạt kết quả sẽ nhận thưởng, trong khi những nhân viên không đạt yêu cầu có thể nhận cảnh báo hoặc các biện pháp khác để cải thiện.

Lợi Ích Khi Sử Dụng Workflow

Workflow trong Lark giúp tự động hóa việc thông báo kết quả đánh giá cho từng nhân viên và ghi nhận thông tin này vào hồ sơ nhân sự. Điều này giúp quá trình đánh giá trở nên minh bạch và dễ theo dõi.

Mô Tả Tổng Quan Về Quy Trình Quản Lý Nhân Viên Bằng BSC

Quy trình quản lý hiệu suất dựa trên BSC (Balanced Scorecard) kết hợp với hệ thống Workflow của Lark giúp tự động hóa và đơn giản hóa quy trình. Các phòng ban không chỉ theo dõi và đánh giá hiệu suất nhân viên mà còn dễ dàng thực hiện các biện pháp điều chỉnh khi cần.

Tích Hợp BSC Trong Larksuite

BSC cung cấp một cái nhìn tổng quan về hiệu suất từ bốn khía cạnh: Tài chính, Khách hàng, Quy trình nội bộ và Học hỏi phát triển. Khi tích hợp BSC trong Larksuite, doanh nghiệp có thể theo dõi và điều chỉnh chiến lược quản lý nhân sự để phù hợp với mục tiêu phát triển dài hạn.

Sử Dụng Workflow Để Đơn Giản Hóa Quá Trình Quản Lý

Workflow trong Lark tự động hóa các nhiệm vụ thường xuyên như giao chỉ tiêu, theo dõi hiệu suất và thông báo kết quả, giúp giảm tải cho bộ phận nhân sự và tăng tính chính xác của dữ liệu.

Kết Luận

Quy trình quản lý nhân viên bằng Lark và Larksuite là một bước tiến lớn trong việc tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Từ việc xác định mục tiêu chiến lược đến việc theo dõi và đánh giá hiệu suất, hệ thống này giúp doanh nghiệp đạt được sự minh bạch và công bằng trong quản lý. Hãy áp dụng mô hình BSC và Workflow trong Lark ngay hôm nay để xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động và đạt hiệu quả cao.