Quản lý chất lượng công việc đến từng nhân sự

Bước 1: Phân tách công việc theo mô hình WBS

Hiểu về mô hình WBS

Mô hình WBS (Work Breakdown Structure) là một phương pháp phân tách công việc thành các phần nhỏ hơn, có thể quản lý và đo lường được. Việc áp dụng WBS giúp doanh nghiệp:

• Xác định rõ ràng các nhiệm vụ cần thực hiện
• Đảm bảo không bỏ sót công việc quan trọng
• Tạo điều kiện cho việc phân công và theo dõi công việc

Áp dụng WBS với Lark Base

Sử dụng Lark Base trong Larksuite, bạn có thể tạo cấu trúc WBS một cách dễ dàng:

• Tạo danh sách công việc: Phân chia dự án thành các nhiệm vụ nhỏ, nhập vào Base.
• Phân cấp công việc: Sắp xếp các nhiệm vụ theo cấp độ ưu tiên và mức độ quan trọng.
• Gán nhiệm vụ cụ thể: Chỉ định nhân sự phụ trách từng công việc.

Bước 2: Phân bổ công việc theo thời gian và nhân sự

Nguyên tắc phân bổ công việc

Việc phân bổ công việc cần tuân theo các nguyên tắc sau:

• Phù hợp với năng lực nhân viên: Đảm bảo nhân viên có đủ kỹ năng và kinh nghiệm.
• Đáp ứng mục tiêu dự án: Công việc được giao phải góp phần đạt được mục tiêu chung.
• Cân bằng khối lượng công việc: Tránh tình trạng quá tải hoặc thiếu việc làm.

Sử dụng Larksuite để phân bổ công việc

Larksuite cung cấp các công cụ hỗ trợ phân bổ công việc hiệu quả:

• Lark Task: Tạo và giao nhiệm vụ trực tiếp cho nhân viên, thiết lập thời hạn và nhắc nhở.
• Lark Calendar: Lên lịch công việc, cuộc họp và các sự kiện quan trọng.
• Thông báo và nhắc nhở: Hệ thống tự động gửi thông báo đến nhân viên khi có nhiệm vụ mới.

Bước 3: Đo đếm công việc hoàn thành một cách trực quan

Tầm quan trọng của việc đo lường công việc

Để đánh giá hiệu quả làm việc, cần có các chỉ số đo lường cụ thể:

• Số lượng công việc hoàn thành
• Chất lượng kết quả
• Thời gian hoàn thành so với kế hoạch

Theo dõi tiến độ với Lark Base và Lark Task

• Lark Base: Lưu trữ dữ liệu về tiến độ công việc, kết quả đạt được.
• Lark Task: Hiển thị trạng thái công việc (đang thực hiện, hoàn thành, chờ phê duyệt).
• Biểu đồ và báo cáo: Tạo các báo cáo trực quan để đánh giá hiệu suất.

Bước 4: Đánh giá kết quả định kỳ và tổng kết theo từng nhân sự

Quy trình đánh giá hiệu suất

• Thiết lập tiêu chí đánh giá: Dựa trên KPI và mục tiêu công việc.
• Thu thập dữ liệu: Sử dụng Larksuite để thu thập thông tin về hiệu suất.
• Phản hồi và cải thiện: Cung cấp phản hồi cho nhân viên, đề xuất kế hoạch phát triển.

Sử dụng Larksuite trong đánh giá nhân sự

• Lark Docs: Soạn thảo báo cáo đánh giá, chia sẻ với nhân viên.
• Lark Meeting: Tổ chức cuộc họp đánh giá, thảo luận về kết quả và định hướng tương lai.
• Lark Base: Lưu trữ hồ sơ đánh giá, theo dõi quá trình phát triển của nhân viên.

Các loại task của một nhân sự trong doanh nghiệp

Loại 1: Daily Task - Nhiệm vụ hàng ngày

Đặc điểm của Daily Task

• Lặp đi lặp lại hàng ngày
• Thường là các công việc thường xuyên, quen thuộc
• Đóng vai trò quan trọng trong hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp

Quản lý Daily Task với Lark Task

• Tự động sinh nhiệm vụ: Lark Task trong Larksuite cho phép tạo nhiệm vụ hàng ngày tự động.
• Nhắc nhở định kỳ: Hệ thống gửi thông báo nhắc nhở nhân viên về nhiệm vụ cần thực hiện.
• Theo dõi tiến độ: Quản lý có thể xem trạng thái hoàn thành của các Daily Task.

Loại 2: Task dự án - Nhiệm vụ trong dự án

Đặc điểm của Task dự án

• Liên quan đến mục tiêu cụ thể của dự án
• Có thời hạn và yêu cầu rõ ràng
• Đòi hỏi sự phối hợp giữa nhiều nhân viên hoặc phòng ban

Quản lý Task dự án với Lark Base

• Copy hệ thống tất cả task cùng lúc: Sử dụng Lark Base để tạo danh sách nhiệm vụ của dự án.
• Phân công và theo dõi tiến độ: Gán nhiệm vụ cho nhân viên, thiết lập thời hạn và theo dõi tiến độ.
• Báo cáo và đánh giá: Tạo báo cáo tiến độ dự án, đánh giá kết quả và điều chỉnh kế hoạch khi cần.

Loại 3: Task đột xuất - Nhiệm vụ phát sinh

Đặc điểm của Task đột xuất

• Phát sinh bất ngờ, không nằm trong kế hoạch
• Cần xử lý nhanh chóng để tránh ảnh hưởng đến hoạt động chung
• Có thể đến từ yêu cầu của khách hàng, cấp trên hoặc tình huống khẩn cấp

Quản lý Task đột xuất trên Lark Task và Base

• Giao nhiệm vụ nhanh chóng: Sử dụng Lark Task để giao nhiệm vụ đột xuất đến nhân viên liên quan.
• Theo dõi và cập nhật: Cập nhật tiến độ và kết quả trên Lark Base để mọi người cùng nắm bắt.
• Thông báo và phối hợp: Sử dụng Lark Messenger để trao đổi thông tin, đảm bảo công việc được xử lý hiệu quả.

Lợi ích khi sử dụng Larksuite trong quản lý công việc

Tối ưu hóa quy trình làm việc

• Tích hợp đa chức năng: Larksuite kết hợp nhiều công cụ như Lark Base, Lark Task, Lark Docs, giúp quản lý công việc toàn diện.
• Tiết kiệm thời gian: Tự động hóa nhiều tác vụ, giảm thiểu công việc thủ công.
• Tăng hiệu suất: Nhân viên tập trung vào nhiệm vụ chính, giảm thiểu phân tâm.

Nâng cao khả năng giao tiếp và hợp tác

• Giao tiếp nội bộ hiệu quả: Lark Messenger và Lark Meeting hỗ trợ trao đổi thông tin nhanh chóng.
• Chia sẻ tài liệu dễ dàng: Lark Docs cho phép đồng bộ và chia sẻ tài liệu giữa các thành viên.
• Phối hợp linh hoạt: Các công cụ của Larksuite hỗ trợ làm việc nhóm, dù ở bất kỳ đâu.

Đo lường và đánh giá chính xác

• Dữ liệu real-time: Thông tin được cập nhật liên tục trên Lark Base và Lark Task.
• Báo cáo trực quan: Tạo các báo cáo chi tiết, giúp quản lý đưa ra quyết định kịp thời.
• Theo dõi hiệu suất cá nhân: Đánh giá hiệu quả làm việc của từng nhân sự dựa trên dữ liệu cụ thể.

Kết luận

Việc quản lý chất lượng công việc đến từng nhân sự là một thách thức nhưng cũng là cơ hội để doanh nghiệp nâng cao hiệu suất và cạnh tranh trên thị trường. Sử dụng các công cụ hiện đại như Lark, Larksuite, và Lark Base, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình làm việc, phân loại và quản lý các loại task một cách hiệu quả. Larksuite download mang đến cho bạn giải pháp toàn diện, từ việc phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ đến đánh giá hiệu suất nhân viên.