Trong lĩnh vực công nghệ sinh học, việc tổ chức sự kiện và hội thảo đóng vai trò quan trọng trong việc chia sẻ kiến thức, kết nối đối tác và quảng bá thương hiệu. Với quy mô 21-30 nhân sự, việc quản lý và phân chia công việc hiệu quả là chìa khóa để đảm bảo sự thành công của các sự kiện. Lark, với các tính năng mạnh mẽ, có thể giúp công ty của bạn tối ưu hóa quy trình tổ chức sự kiện một cách hiệu quả. Hãy cùng khám phá cách chuyển đổi số trên Lark có thể nâng cao hiệu suất làm việc của doanh nghiệp trong lĩnh vực công nghệ sinh học.

Thiết lập hệ thống quản lý công việc trên Lark

Xây dựng bảng dữ liệu tổng quan dự án

Bước đầu tiên trong quá trình chuyển đổi số hệ thống quản lý công việc trên Lark là xây dựng một bảng dữ liệu tổng quan cho tất cả các dự án sự kiện và hội thảo. Sử dụng Lark Base, bạn có thể tạo một bảng dữ liệu với các cột sau:

• Tên sự kiện/hội thảo

• Ngày diễn ra

• Người phụ trách chính

• Trạng thái (Lên kế hoạch, Đang thực hiện, Hoàn thành)

• Ngân sách

• Số lượng người tham dự dự kiến

Phân chia công việc chi tiết

Sau khi có bảng tổng quan, tạo các bảng con cho từng sự kiện/hội thảo để phân chia công việc chi tiết:

• Tên công việc

• Người thực hiện

• Deadline

• Trạng thái

• Ưu tiên

• Ghi chú

Sử dụng tính năng liên kết của Lark Base để kết nối các bảng con với bảng tổng quan, giúp theo dõi tiến độ một cách toàn diện.

Tự động hóa quy trình công việc

Chuyển giao và ghi nhận task

Khi một công việc được thêm vào hệ thống, Lark Workflow có thể được cấu hình để:

• Tự động gửi thông báo đến người thực hiện qua Lark Chat.

• Tạo một task trong Lark Tasks cho người thực hiện.

• Cập nhật trạng thái công việc trong bảng dữ liệu.

Phân chia chi phí và lương thưởng

• Tích hợp một bảng tính trong Lark Sheets để tự động tính toán:

• Chi phí nhiệm vụ dựa trên độ phức tạp và thời gian hoàn thành.

• Hoa hồng và lương thưởng cho từng nhân sự dựa trên hiệu suất và đóng góp.

Tự động chuyển tiếp công việc

Sử dụng Lark Workflow để tạo quy trình tự động:

• Khi một nhân sự đánh dấu công việc hoàn thành, hệ thống sẽ tự động cập nhật trạng thái trong bảng dữ liệu.

• Nếu có công việc tiếp theo phụ thuộc vào công việc vừa hoàn thành, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo và tạo task cho nhân sự tiếp theo.

• Cập nhật tiến độ tổng thể của sự kiện/hội thảo trong bảng tổng quan.

Theo dõi tiến độ và báo cáo

Bảng điều khiển trực quan

Tạo một bảng điều khiển (dashboard) trong Lark Base để hiển thị:

• Tổng quan tiến độ các sự kiện/hội thảo

• Công việc đang thực hiện và sắp đến hạn

• Hiệu suất của từng nhân sự

Báo cáo tự động

Cấu hình Lark để tự động tạo và gửi báo cáo định kỳ:

• Báo cáo hàng tuần về tiến độ công việc

• Báo cáo hàng tháng về hiệu suất nhân sự và chi phí dự án

Tối ưu hóa quy trình tổ chức sự kiện

Lập kế hoạch sự kiện

Sử dụng Lark Docs để tạo một template kế hoạch sự kiện bao gồm:

• Mục tiêu và chủ đề sự kiện

• Lịch trình chi tiết

• Danh sách khách mời và diễn giả

• Ngân sách và các nguồn lực cần thiết

Quản lý logistics

Tận dụng Lark Base để theo dõi:

• Đặt địa điểm và các nhà cung cấp

• Quản lý đăng ký tham dự

• Theo dõi các yêu cầu đặc biệt (ăn uống, thiết bị, v.v.)

Truyền thông và marketing

Sử dụng Lark Bitable để lên kế hoạch và theo dõi các hoạt động truyền thông:

• Lịch đăng bài trên mạng xã hội

• Theo dõi hiệu quả của các chiến dịch email marketing

Tối ưu hóa tổ chức hội thảo

Quản lý nội dung

Sử dụng Lark Docs để cộng tác trong việc chuẩn bị nội dung:

• Tạo và chỉnh sửa các bài thuyết trình

• Lưu trữ và chia sẻ tài liệu hội thảo

• Tổ chức các phiên brainstorming và thu thập ý kiến

Quản lý diễn giả

Tạo một Lark Base riêng để quản lý thông tin diễn giả:

• Thông tin liên hệ và tiểu sử

• Lịch trình và yêu cầu đặc biệt

• Theo dõi quá trình chuẩn bị bài thuyết trình

Tổ chức hội thảo trực tuyến

Tận dụng Lark Webinar để tổ chức hội thảo trực tuyến chuyên nghiệp:

• Đăng ký và quản lý người tham dự

• Tổ chức các phiên Q&A và khảo sát trực tiếp

• Ghi lại và chia sẻ nội dung hội thảo sau sự kiện

Đánh giá và cải tiến

Thu thập phản hồi

Sử dụng Lark Survey để tạo và gửi các bảng khảo sát:

• Đánh giá sự hài lòng của người tham dự

• Thu thập ý kiến từ nhân viên và đối tác

• Xác định các điểm cần cải thiện

Phân tích hiệu quả

Tận dụng công cụ phân tích của Lark để đánh giá:

• Tỷ lệ tham dự và tương tác

• ROI của sự kiện và hội thảo

• So sánh hiệu quả giữa các sự kiện khác nhau

Cải tiến liên tục

Sử dụng Lark Wiki để tạo một kho kiến thức về tổ chức sự kiện:

• Lưu trữ best practices và bài học kinh nghiệm

• Cập nhật quy trình và checklist dựa trên phản hồi

• Chia sẻ kiến thức giữa các thành viên trong team

• Bằng cách áp dụng hệ thống quản lý công việc toàn diện này trên Lark, công ty công nghệ sinh học của bạn có thể tối ưu hóa quá trình tổ chức sự kiện và hội thảo, nâng cao hiệu suất làm việc và đảm bảo sự thành công của mỗi dự án. Việc chuyển đổi số lĩnh vực tổ chức sự kiện trên Lark không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực mà còn tạo ra một quy trình làm việc minh bạch và hiệu quả.

Để bắt đầu hành trình chuyển đổi số hệ thống quản lý công việc của bạn, hãy truy cập trang web chính thức của Lark để tìm hiểu thêm và download Lark ngay hôm nay. Với Larksuite, quá trình chuyển đổi số cho công ty trong lĩnh vực công nghệ sinh học sẽ trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết. Hãy để Lark trở thành đối tác đáng tin cậy trong hành trình số hóa và tối ưu hóa quy trình tổ chức sự kiện của doanh nghiệp bạn.