1. Tìm kiếm và khai thác khách hàng tiềm năng

1.1. Nghiên cứu thị trường và thấu hiểu nhu cầu

Trước khi tiến hành tìm kiếm khách hàng tiềm năng, doanh nghiệp cần có cái nhìn tổng quan về thị trường để xác định những ngành hàng, khu vực địa lý, phương thức vận chuyển đang có nhu cầu cao. Ở giai đoạn này, đội ngũ kinh doanh thu thập thông tin về các doanh nghiệp sản xuất, thương mại, sàn thương mại điện tử, hoặc cá nhân có nhu cầu giao nhận hàng hóa. Thông tin từ thị trường nội địa và quốc tế (thông qua triển lãm, hội thảo chuyên ngành) đều có thể giúp doanh nghiệp vạch ra chân dung khách hàng mục tiêu.

1.2. Kênh liên lạc đa dạng

Sau khi xác định được phân khúc tiềm năng, cần triển khai nhiều kênh liên lạc như điện thoại, email, mạng xã hội (Facebook, LinkedIn…), hoặc gặp gỡ trực tiếp tại các sự kiện để giới thiệu về dịch vụ Logistics (vận chuyển, kho bãi, thủ tục hải quan…). Chính ở bước này, ứng dụng Lark/Larksuite có thể giúp đội ngũ kinh doanh quản lý danh sách khách hàng tiềm năng, ghi chú trao đổi, và phân quyền tiếp cận, tránh tình trạng trùng lặp hoặc bỏ sót khách hàng. Đồng thời, Larksuite cũng cho phép tạo kênh chat nhóm riêng để chia sẻ, cập nhật thông tin chung về khách hàng nhanh chóng.

1.3. Phân loại và ưu tiên khách hàng

Khi số lượng khách hàng tiềm năng tăng lên, việc phân loại theo quy mô, khu vực, tiềm lực tài chính, hoặc nhu cầu vận chuyển cụ thể là rất cần thiết. Doanh nghiệp có thể thiết lập “điểm số tiềm năng” (lead scoring) để xác định mức độ quan tâm và khả năng trở thành khách hàng thực sự. Các công cụ CRM tích hợp cùng hệ thống kinh doanh sẽ giúp kiểm soát và sắp xếp thứ tự ưu tiên tiếp cận khách hàng, tối ưu nguồn lực bán hàng.

2. Tư vấn dịch vụ và báo giá

2.1. Lắng nghe nhu cầu và điều kiện vận chuyển

Sau khi tạo được liên lạc ban đầu, bước tiếp theo là lắng nghe nhu cầu cụ thể của khách hàng: loại hàng, địa điểm nhận và giao, thời gian mong muốn, yêu cầu về bảo quản hay chứng từ, v.v. Dựa trên đặc thù từng ngành (hàng đông lạnh, hàng nguy hiểm, hàng giá trị cao…), phòng Kinh doanh sẽ xác định phương án vận chuyển tối ưu (đường biển, đường bộ, đường hàng không, đường sắt…) và phạm vi kho bãi phù hợp.

2.2. Đề xuất phương án và báo giá cạnh tranh

Một hệ thống kinh doanh bài bản sẽ cho phép nhân viên kinh doanh lập tức truy cập dữ liệu nội bộ về chi phí, năng lực kho bãi, lịch trình vận chuyển, giá cước, bảo hiểm hàng hóa… để đề xuất phương án vận chuyển khả thi và mức giá cạnh tranh. Điều này không chỉ tạo ấn tượng về tính chuyên nghiệp mà còn giúp khách hàng nhanh chóng hiểu rõ chi phí và giá trị nhận được.

Tại đây, Lark/Larksuite phát huy thế mạnh quản lý tài liệu và chia sẻ thông tin trong thời gian thực. Bằng tính năng Docs và Sheets, nhân viên kinh doanh có thể cập nhật biểu phí, tạo bảng so sánh các phương án vận chuyển, từ đó gửi cho khách hàng bản báo giá cuối cùng mà không sợ sai sót hay lỗi version.

3. Đàm phán và ký kết hợp đồng

3.1. Thương lượng về giá và điều khoản thanh toán

Trong bước đàm phán, việc thảo luận về các yếu tố như giá cước, điều khoản thanh toán, trách nhiệm vận chuyển, thời gian giao nhận… diễn ra với cường độ cao. Khách hàng có thể yêu cầu đàm phán bổ sung, thay đổi lộ trình, hoặc thêm các dịch vụ phụ (ví dụ: khai báo hải quan, đóng gói, bốc xếp). Việc phản hồi kịp thời, giải thích rõ ràng là cơ sở để tạo dựng lòng tin và gia tăng tỷ lệ chốt hợp đồng.

3.2. Soạn thảo và theo dõi hợp đồng

Sau khi hai bên đã thống nhất, doanh nghiệp cần soạn thảo hợp đồng chi tiết, bao gồm mô tả dịch vụ, phương thức vận chuyển, thời gian, trách nhiệm, chính sách bồi thường, bảo hiểm hàng hóa… Những thỏa thuận này có tính pháp lý quan trọng, đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên. Với sự hỗ trợ từ hệ thống kinh doanh và công nghệ chuyển đổi số, hợp đồng có thể được tạo trực tuyến, gắn chữ ký điện tử, lưu trữ tại kho dữ liệu dùng chung, giúp tránh mất mát, thất lạc, đồng thời rút ngắn đáng kể thời gian xử lý.

Lark/Larksuite cũng hỗ trợ gửi hợp đồng, trao đổi thêm qua chat hay cuộc gọi video, cho phép phê duyệt ngay trên nền tảng (nếu doanh nghiệp thiết lập quy trình phê duyệt nội bộ). Điều này cắt giảm chi phí in ấn, hạn chế các thủ tục hành chính phức tạp, đồng thời nâng cao tính minh bạch.

4. Quản lý quan hệ khách hàng (CRM)

4.1. Duy trì liên lạc và upsell

Khi hợp đồng đã được ký kết và triển khai, doanh nghiệp không nên dừng lại ở việc cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa đơn thuần. Thay vào đó, duy trì liên lạc thường xuyên với khách hàng cũ, nắm bắt nhu cầu mới là chìa khóa để triển khai tiếp các dịch vụ bổ sung (hỗ trợ thủ tục hải quan, lưu kho, đóng gói đặc biệt…), hoặc upsell (mở rộng tuyến vận chuyển, dịch vụ kho bãi, giải pháp chuỗi cung ứng). Trong bối cảnh chuyển đổi số lĩnh vực Logistic, doanh nghiệp có thể kích hoạt các chiến dịch email marketing, tin nhắn tự động, hoặc mời khách hàng tham gia hội thảo trực tuyến để giới thiệu giải pháp mới.

4.2. Giải quyết phản hồi và phối hợp với bộ phận Chăm sóc khách hàng

Mọi ý kiến phản hồi về chậm trễ, chi phí phát sinh, hoặc bất kỳ vấn đề nào liên quan đến hàng hóa cần được tiếp nhận và xử lý kịp thời, thể hiện tinh thần trách nhiệm và thiện chí của doanh nghiệp. Bộ phận Chăm sóc khách hàng có thể kết hợp với phòng Kinh doanh để đưa ra các phương án xử lý ngay lập tức, đồng thời thu thập dữ liệu phục vụ cho việc cải tiến chất lượng dịch vụ trong tương lai.

Trên nền tảng Lark/Larksuite, doanh nghiệp có thể tạo kênh (channel) chuyên biệt dành cho việc xử lý phản hồi, cài đặt các tính năng chatbot tự động phân loại yêu cầu, gán nhiệm vụ cho từng cá nhân/nhóm, giúp quy trình diễn ra nhanh, gọn, chính xác.

5. Phối hợp với các phòng ban liên quan

5.1. Chuyển thông tin đơn hàng sang Phòng Điều hành Vận chuyển

Khi hợp đồng đã ký kết, thông tin đơn hàng (khối lượng hàng, lộ trình, thời gian giao nhận, loại phương tiện vận chuyển…) cần được chuyển sang Phòng Điều hành Vận chuyển để lên kế hoạch chi tiết. Ở đây, tính liên kết giữa các bộ phận trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. Một hệ thống kinh doanh tốt sẽ đồng bộ dữ liệu với Phòng Vận hành và Phòng Kỹ thuật, đảm bảo việc bố trí phương tiện, lịch trình, kho bãi không bị chồng chéo.

5.2. Phối hợp với Phòng Tài chính và Phòng Marketing

• Phòng Tài chính: Tiếp nhận thông tin về chi phí, điều khoản thanh toán, thời gian xuất hóa đơn. Mọi số liệu phải được cập nhật đầy đủ, kịp thời để tránh thất thoát hay sai sót.
• Phòng Marketing: Thông tin về khách hàng cũ, kết quả hợp đồng, phản hồi tích cực/tiêu cực… sẽ giúp đội ngũ Marketing đánh giá chính xác hiệu quả chiến dịch, điều chỉnh chiến lược quảng bá, khuyến mãi.

Bằng cách sử dụng Lark, doanh nghiệp có thể tạo bảng dữ liệu dùng chung, đồng bộ báo cáo với tài khoản email, chat nhóm giữa các phòng ban, và đặt lịch họp nội bộ. Từ đó, mọi thay đổi hay thông tin quan trọng sẽ được chia sẻ ngay lập tức, thay vì dựa vào email truyền thống dễ mất dấu hay phản hồi chậm.

6. Báo cáo kết quả và đề xuất cải tiến

6.1. Lập báo cáo và theo dõi chỉ số kinh doanh

Một thành phần cốt lõi trong bất kỳ hệ thống kinh doanh nào chính là báo cáo. Doanh nghiệp Logistic cần thống kê các chỉ số như doanh số, lợi nhuận, số lượng hợp đồng đã ký, tỷ lệ chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng sang khách hàng chính thức, thời gian giao hàng trung bình, mức độ hài lòng của khách hàng… Phân tích những chỉ số này giúp cấp quản lý xác định điểm mạnh, điểm yếu trong quy trình, từ đó cải thiện kịp thời.

Khi sử dụng Lark/Larksuite, nhà quản trị có thể theo dõi báo cáo theo thời gian thực với tính năng chat nhóm, bảng biểu, hay tài liệu Docs cập nhật liên tục. Thông tin được lưu trữ tập trung, giảm thiểu nguy cơ sai sót khi nhập liệu và giúp mọi người cùng “nhìn chung một hướng.”

6.2. Đề xuất chiến lược và chương trình khuyến mãi

Căn cứ vào kết quả báo cáo, doanh nghiệp có thể đề xuất một loạt giải pháp cải tiến như:

• Chỉnh sửa quy trình bán hàng: Rút ngắn thời gian phản hồi, bổ sung quy trình xác minh hàng hóa trước khi ký hợp đồng.
• Triển khai chương trình khuyến mãi: Giảm giá cước cho lô hàng thứ hai, miễn phí lưu kho hoặc bảo hiểm hàng hóa cho khách hàng trung thành…
• Mở rộng kênh bán hàng: Xây dựng kênh thương mại điện tử B2B, tích hợp API với các sàn TMĐT, tăng sức lan tỏa của thương hiệu.

Những đề xuất này, một khi được phê duyệt, sẽ quay lại giai đoạn kế hoạch kinh doanh, tạo thành vòng lặp phát triển liên tục, góp phần thúc đẩy quá trình chuyển đổi số lĩnh vực Logistic.

7. Tối ưu hệ thống kinh doanh trong bối cảnh chuyển đổi số với Lark/Larksuite

7.1. Gắn kết quy trình đa bộ phận

Như đã phân tích, mỗi giai đoạn của hệ thống kinh doanh – từ tìm kiếm khách hàng, tư vấn, báo giá, ký hợp đồng, chăm sóc khách hàng, đến báo cáo và cải tiến – đều đòi hỏi sự tương tác chặt chẽ giữa nhiều phòng ban. Lark/Larksuite cung cấp nền tảng kết nối toàn diện, cho phép mọi người làm việc với nhau trên cùng một “không gian ảo,” tiết kiệm thời gian và tránh sai sót so với mô hình trao đổi qua email hoặc các công cụ rời rạc.

7.2. Quản lý dữ liệu tập trung và bảo mật

Trong ngành Logistic, dữ liệu hợp đồng, hóa đơn, lịch trình, thông tin khách hàng… luôn có độ nhạy cảm cao. Sử dụng Lark/Larksuite nghĩa là doanh nghiệp có thể lưu trữ và quản lý tất cả dữ liệu này tập trung trên một nền tảng duy nhất, tích hợp các lớp bảo mật từ xác thực nhiều yếu tố (MFA) đến mã hóa dữ liệu. Doanh nghiệp cũng có thể phân quyền chi tiết cho từng cá nhân, đảm bảo tuân thủ chính sách bảo mật và quy định pháp lý liên quan.

7.3. Cộng tác và báo cáo thời gian thực

Một lợi thế của chuyển đổi số lĩnh vực Logistic chính là khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu thời gian thực. Lark cho phép các nhóm kinh doanh, vận hành, tài chính, hay marketing cập nhật tiến độ công việc, kết quả khảo sát khách hàng, biến động thị trường… gần như ngay tức thì. Bất kỳ thay đổi nào về giá cước, phương thức vận chuyển, hay nhu cầu khách hàng cũng sẽ được thông báo chung. Nhờ vậy, doanh nghiệp rút ngắn thời gian phản hồi và nâng cao trải nghiệm dịch vụ.

7.4. Tích hợp với công cụ khác và mở rộng tính năng

Để phù hợp với đặc thù của ngành Logistic, doanh nghiệp có thể mở rộng chức năng của Lark/Larksuite bằng cách tích hợp với các công cụ quản lý kho (WMS), quản lý vận tải (TMS), hay phần mềm CRM chuyên sâu như Salesforce, HubSpot… Lark cung cấp API (Application Programming Interface) và nhiều ứng dụng bổ trợ, giúp mô hình kinh doanh có thể phát triển liên tục theo nhu cầu doanh nghiệp.

8. Kết luận

Hệ thống kinh doanh của doanh nghiệp thuộc lĩnh vực Logistic không chỉ dừng lại ở nhiệm vụ tìm kiếm khách hàng và ký kết hợp đồng, mà còn là chuỗi giá trị khép kín bao gồm tư vấn, chăm sóc và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Để vận hành trơn tru và đạt hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình rõ ràng, sử dụng các công cụ công nghệ thông minh, đồng thời tạo điều kiện cho các phòng ban gắn kết với nhau.