Xây dựng KPI cho Phòng Sale trên Lark

Phân chia KPI theo từng khu vực và phòng ban

Larksuite giúp doanh nghiệp dễ dàng phân chia KPI cho phòng Sale dựa trên từng khu vực và phòng ban, từ đó đảm bảo mục tiêu được thiết lập rõ ràng và phù hợp với từng nhóm.

1. Phân chia KPI theo khu vực

• Định nghĩa khu vực bán hàng: Chia nhỏ thị trường thành các khu vực cụ thể như miền Bắc, miền Trung, miền Nam hoặc theo các khu vực đô thị lớn.
• Thiết lập mục tiêu riêng cho từng khu vực: Đặt các chỉ tiêu doanh thu, số lượng khách hàng tiềm năng, tỷ lệ chuyển đổi phù hợp với đặc thù của từng khu vực.
• Sử dụng Lark Base để quản lý dữ liệu: Tạo các bảng dữ liệu riêng cho từng khu vực trên Lark Base, giúp quản lý dễ dàng theo dõi và cập nhật thông tin.

2. Phân chia KPI theo phòng ban

• Xác định các phòng ban liên quan: Phân chia KPI cho từng phòng ban như tiếp thị, bán hàng, chăm sóc khách hàng.
• Thiết lập chỉ tiêu cụ thể cho từng phòng ban: Ví dụ, phòng tiếp thị có KPI về số lượng chiến dịch thành công, phòng bán hàng về doanh thu đạt được, phòng chăm sóc khách hàng về tỷ lệ hài lòng của khách hàng.
• Theo dõi tiến độ qua Lark Docs: Sử dụng Lark Docs để tạo các tài liệu kế hoạch và báo cáo cho từng phòng ban, đảm bảo mọi người đều nắm rõ mục tiêu và tiến độ thực hiện.

Tính toán các chỉ số về target, doanh thu và tỷ lệ hoàn thành mục tiêu

Lark Base là công cụ lý tưởng để tự động tính toán và theo dõi các chỉ số KPI cho phòng Sale.

1. Thiết lập mục tiêu (Target)

• Đặt mục tiêu doanh thu: Xác định doanh thu mục tiêu cho từng nhân viên, từng khu vực và từng phòng ban.
• Thiết lập mục tiêu số lượng khách hàng: Đặt chỉ tiêu về số lượng khách hàng tiềm năng cần tiếp cận và số lượng khách hàng mới cần đạt được.
• Sử dụng Lark Base để theo dõi: Tạo các trường dữ liệu trên Lark Base để nhập và cập nhật mục tiêu hàng tháng, quý, năm.

2. Theo dõi doanh thu

• Ghi nhận doanh thu thực tế: Nhân viên Sale nhập doanh thu hàng ngày vào Lark Base, hệ thống tự động tổng hợp dữ liệu.
• So sánh với mục tiêu: Hệ thống tự động so sánh doanh thu thực tế với mục tiêu đã đặt ra, giúp quản lý nhanh chóng nhận diện những khu vực, nhân viên chưa đạt KPI.
• Tạo báo cáo doanh thu: Sử dụng Lark Docs để tạo các báo cáo doanh thu định kỳ, chia sẻ với toàn bộ phòng ban để cùng nhau nỗ lực đạt được mục tiêu.

3. Đánh giá tỷ lệ hoàn thành mục tiêu

• Tính toán tỷ lệ hoàn thành: Lark Base tự động tính toán tỷ lệ hoàn thành KPI dựa trên dữ liệu doanh thu và mục tiêu đã đặt.
• Phân tích hiệu suất: Quản lý sử dụng Lark Base để phân tích hiệu suất làm việc của từng nhân viên, từng khu vực, từ đó đưa ra các biện pháp hỗ trợ cần thiết.
• Cập nhật liên tục: Hệ thống cập nhật tỷ lệ hoàn thành KPI theo thời gian thực, giúp quản lý luôn nắm bắt được tình hình kinh doanh.

Theo dõi tình trạng khách hàng và tỷ lệ chuyển đổi

Cập nhật liên tục thông tin khách hàng

Larksuite giúp doanh nghiệp luôn cập nhật tình trạng khách hàng và tỷ lệ chuyển đổi một cách chính xác và kịp thời.

1. Quản lý thông tin khách hàng trên Lark Base

• Lưu trữ thông tin chi tiết: Ghi nhận thông tin liên hệ, lịch sử mua hàng, phản hồi của khách hàng trên Lark Base.
• Theo dõi tiến trình chăm sóc khách hàng: Sử dụng Lark Base để theo dõi tiến trình chăm sóc khách hàng từ lúc tiếp cận đến khi chốt đơn hàng.
• Phân loại khách hàng: Chia khách hàng thành các nhóm như tiềm năng, trung thành, mới để đưa ra các chiến lược chăm sóc phù hợp.

2. Theo dõi tỷ lệ chuyển đổi

• Ghi nhận tỷ lệ chuyển đổi: Sử dụng Lark Base để nhập và cập nhật tỷ lệ chuyển đổi từ từng cuộc gọi, email, cuộc họp với khách hàng.
• Phân tích nguyên nhân: Dựa trên dữ liệu thu thập, doanh nghiệp có thể phân tích nguyên nhân gây ra tỷ lệ chuyển đổi thấp và đưa ra giải pháp cải thiện.
• Báo cáo tỷ lệ chuyển đổi: Tạo các báo cáo trực quan trên Lark Docs để quản lý dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu quả của đội ngũ Sale.

Sử dụng Lark Attendance để gửi thông báo và nhắc nhở

Lark Attendance không chỉ hỗ trợ quản lý thời gian làm việc mà còn gửi thông báo và nhắc nhở khi có điều bất thường, giúp đội ngũ Sale luôn tập trung vào mục tiêu.

1. Gửi thông báo nhắc nhở

• Nhắc nhở về cuộc họp: Lark Attendance tự động gửi thông báo nhắc nhở nhân viên về các cuộc họp, hẹn hò với khách hàng.
• Thông báo về KPI chưa đạt: Khi nhân viên không đạt KPI, hệ thống gửi thông báo để quản lý có thể hỗ trợ kịp thời.

2. Theo dõi và phản hồi nhanh chóng

• Phát hiện bất thường trong tiến độ làm việc: Nhận diện sớm những nhân viên có tiến độ làm việc chậm, từ đó đưa ra các biện pháp hỗ trợ.
• Nhắc nhở về các nhiệm vụ quan trọng: Đảm bảo nhân viên luôn nhớ và hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng đúng hạn và tự động nhận thông báo khi có khách hàng mới.

Tối ưu hóa chiến lược kinh doanh dựa trên dữ liệu CRM

• Phân tích dữ liệu khách hàng: Sử dụng dữ liệu từ Lark Base để phân tích xu hướng mua sắm, sở thích và nhu cầu của khách hàng.
• Điều chỉnh chiến lược marketing: Dựa trên phân tích dữ liệu, điều chỉnh các chiến dịch marketing để tăng hiệu quả tiếp cận và chuyển đổi khách hàng.
• Nâng cao chất lượng dịch vụ: Hiểu rõ hơn về khách hàng giúp doanh nghiệp cải thiện chất lượng dịch vụ, từ đó tăng sự hài lòng và trung thành của khách hàng.

Kết luận

Việc xây dựng và quản lý KPI cho phòng Sale trên Larksuite (Lark) không chỉ giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu suất làm việc mà còn nâng cao khả năng chăm sóc khách hàng một cách hiệu quả. Với các công cụ mạnh mẽ như Lark Base (lưu trữ dữ liệu), Lark Calendar (sắp xếp lịch), và Lark Attendance (gửi thông báo, nhắc nhở khi có điều bất thường), doanh nghiệp có thể dễ dàng phân chia KPI, theo dõi tiến độ, và tối ưu hóa chiến lược kinh doanh dựa trên dữ liệu thực tế.