Trong thời đại số hóa ngày nay, việc quản lý hiệu quả kho hàng, doanh thu và công nợ là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của các doanh nghiệp bán lẻ. Đặc biệt với các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ từ 10-20 nhân sự, việc xây dựng một hệ thống quản lý đơn giản nhưng toàn diện là vô cùng cần thiết. Bài viết này sẽ giới thiệu cách sử dụng Lark Base để tạo ra một mẫu hệ thống quản lý xuất nhập tồn kho, theo dõi doanh thu và công nợ hiệu quả, giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt.

Tại sao nên sử dụng Lark Base cho quản lý doanh nghiệp bán lẻ?

Lark Base là một nền tảng quản lý dữ liệu linh hoạt, cho phép doanh nghiệp tạo ra các ứng dụng tùy chỉnh mà không cần viết code. Đây là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp bán lẻ quy mô nhỏ và vừa vì những lý do sau:

• Tích hợp đa chức năng: Lark Base cho phép tạo ra một hệ thống tích hợp quản lý kho, doanh thu và công nợ trong cùng một nền tảng.

• Dễ dàng tùy chỉnh: Doanh nghiệp có thể tạo ra các trường dữ liệu và quy trình phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình.

• Cập nhật thời gian thực: Dữ liệu được cập nhật tức thì, giúp quản lý nắm bắt tình hình kinh doanh một cách chính xác và kịp thời.

• Tạo báo cáo và biểu đồ trực quan: Lark Base cung cấp công cụ tạo dashboard và biểu đồ, giúp việc phân tích dữ liệu trở nên dễ dàng hơn.

• Tích hợp với các công cụ khác của Lark: Kết hợp seamless với Lark Docs, Lark Calendar và Lark Chat để tối ưu hóa quy trình làm việc.

Xây dựng hệ thống quản lý toàn diện trên Lark Base

Để tạo ra một hệ thống quản lý hiệu quả cho doanh nghiệp bán lẻ quy mô 10-20 nhân sự, chúng ta sẽ tập trung vào 3 phần chính trên Lark Base:

1. Hệ thống quản lý kho

Đây là nơi theo dõi toàn bộ quá trình xuất nhập tồn kho. Thiết lập các trường dữ liệu sau:

• Mã sản phẩm

• Tên sản phẩm

• Số lượng tồn kho

• Giá nhập

• Giá bán

• Ngày nhập kho

• Người nhập kho

• Ngày xuất kho

• Người xuất kho

Tạo các view khác nhau để dễ dàng theo dõi:

• Grid view: Hiển thị tổng quan về kho hàng

• Kanban view: Phân loại sản phẩm theo trạng thái (còn hàng, sắp hết, cần nhập thêm)

• Calendar view: Theo dõi lịch nhập xuất kho

2. Quản lý doanh thu

Thiết lập các trường dữ liệu:

• Mã đơn hàng

• Ngày bán

• Nhân viên bán hàng

• Khách hàng

• Sản phẩm bán

• Số lượng

• Đơn giá

• Tổng tiền

• Hình thức thanh toán

Tạo các view:

• Grid view: Hiển thị chi tiết từng đơn hàng

• Gantt view: Theo dõi doanh số theo thời gian

• Pie chart: Phân tích tỷ trọng doanh thu theo sản phẩm, nhân viên

3. Quản lý công nợ

Thiết lập các trường:

• Mã công nợ

• Khách hàng

• Số tiền nợ

• Ngày phát sinh

• Hạn thanh toán

• Trạng thái (chưa thanh toán, đã thanh toán một phần, đã thanh toán đủ)

• Nhân viên phụ trách

Tạo các view:

• Grid view: Hiển thị chi tiết từng khoản công nợ

• Kanban view: Phân loại công nợ theo trạng thái

• Bar chart: So sánh công nợ giữa các khách hàng

Tối ưu hóa quy trình với Lark Base

Để đảm bảo hệ thống vận hành hiệu quả và đơn giản, hãy áp dụng các chiến lược sau:

• Tự động hóa quy trình: Sử dụng tính năng Automation của Lark Base để tự động cập nhật số lượng tồn kho khi có đơn hàng mới, gửi thông báo khi hàng sắp hết, hay nhắc nhở thanh toán công nợ.

• Liên kết dữ liệu: Sử dụng tính năng Two-way links để liên kết thông tin giữa các bảng, giúp dễ dàng theo dõi mối quan hệ giữa kho hàng, doanh thu và công nợ.

• Phân quyền chi tiết: Thiết lập quyền truy cập cho từng nhân viên, đảm bảo họ chỉ có thể xem và chỉnh sửa thông tin liên quan đến công việc của mình.

• Tạo dashboard tổng quan: Xây dựng một dashboard tổng hợp thông tin từ cả 3 phần, giúp quản lý có cái nhìn toàn diện về tình hình kinh doanh.

• Sử dụng mobile app: Tận dụng ứng dụng di động của Lark để nhân viên có thể cập nhật thông tin bán hàng và kho từ bất kỳ đâu.

Lợi ích khi sử dụng Lark Base cho quản lý doanh nghiệp bán lẻ

• Tiết kiệm thời gian: Giảm 100% thời gian cho việc trích xuất dữ liệu, báo cáo và phân tích thủ công.

• Tăng độ chính xác: Hạn chế sai sót do nhập liệu thủ công, đảm bảo dữ liệu luôn được cập nhật và chính xác.

• Ra quyết định nhanh chóng: Quản lý có thể dễ dàng nắm bắt tình hình kinh doanh và đưa ra quyết định kịp thời dựa trên dữ liệu thực tế.

• Tối ưu hóa quản lý nhân sự: Đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên dựa trên dữ liệu cụ thể về doanh số và quản lý công nợ.

• Tăng cường minh bạch: Mọi thao tác đều được ghi lại, giúp dễ dàng kiểm tra và đối soát khi cần thiết.

Hướng dẫn bắt đầu với Lark Base

Để bắt đầu sử dụng Lark Base cho doanh nghiệp của bạn, hãy làm theo các bước sau:

• Truy cập trang web chính thức của Lark và tải xuống ứng dụng.

• Đăng ký tài khoản miễn phí cho doanh nghiệp của bạn.

• Trong Lark, mở Lark Base và chọn "Create a new base".

• Sử dụng các template có sẵn hoặc tạo base từ đầu theo hướng dẫn ở trên.

• Mời các thành viên trong team tham gia và phân quyền phù hợp.

Kết luận

Lark Base cung cấp một giải pháp toàn diện và linh hoạt cho việc quản lý kho, doanh thu và công nợ của doanh nghiệp bán lẻ quy mô nhỏ và vừa. Bằng cách tận dụng các tính năng mạnh mẽ của Lark như tự động hóa, tạo dashboard và phân quyền chi tiết, doanh nghiệp có thể xây dựng một hệ thống quản lý hiệu quả, tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quy trình làm việc.

Hãy bắt đầu hành trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp của bạn ngay hôm nay bằng cách tải xuống Lark và khám phá sức mạnh của Lark Base. Với Lark, bạn không chỉ đơn thuần quản lý dữ liệu - bạn đang xây dựng nền tảng cho sự tăng trưởng và thành công trong tương lai.

Đừng bỏ lỡ cơ hội nâng cao hiệu suất kinh doanh của bạn. Hãy tải xuống Lark ngay hôm nay và bắt đầu hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp bạn!