1. Mẫu quản lý nhân sự là gì?

Mẫu quản lý nhân sự thông minh là mẫu quản lý mà bộ phận nhân sự có thể sử dụng để tối ưu, lưu trữ danh sách nhân viên về một nơi, mẫu quản lý này bao gồm các thông tin: tên, chức danh, liên hệ, ngày onboard,…

Mẫu quản lý cho phép bộ phận nhân sự tổng hợp thông tin nhân sự mới, trạng thái làm việc, có thể dễ dàng mở rộng các quy mô khi doanh nghiệp phát triển.

2. Tại sao doanh nghiệp nên áp dụng mẫu quản lý nhân sự thông minh của Lark?

 
2.1  Kiểm soát công việc một cách có tổ chức

Mẫu thư mục nhân viên sẽ giúp bạn theo dõi các tình hình hoạt động của nhân sự trong khâu quản lý hoạt động nhân sự. 

2.2 Giúp nhà quản lý thấu hiểu nhân viên

Sử dụng mẫu thư mục nhân viên giúp nhà quản lý dễ dàng làm quen, từ đó có thể hướng dẫn nhân sự nắm bắt công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn.

2.3 Gia tăng tương tác và tinh thần gắn kết

Một thư mục với đầy đủ các thông tin sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng liên hệ khi họ cần, doanh nghiệp cũng có thể qua đó mà biết được các ngày quan trọng, chẳng hạn như: sinh nhật, thử việc, kỉ niệm làm việc,…với mục đích gia tăng tương tác, thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp, gắn kết các cộng sự với nhau.

2.4 Tiết kiệm thời gian bằng cách dễ dàng định vị thông tin

Các thư mục luôn cập nhật, các nhân viên và bộ phận HR có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin mà không bị lẫn lộn giữa các nguồn thông tin khác.

3. 4 bước để tạo một template tương ứng với các thông tin cần thu thập

3.1 Tạo các loại trường khác nhau tương ứng với các thông tin cần thu thập

Tùy vào nhu cầu thực tế mà mỗi công ty sẽ có các yêu cầu khác nhau, ví dụ như:

- Ngày bắt đầu làm việc (Start Date)

- Họ ( Last Name)

- Tên ( First Name)

- Phòng ban ( Department)

- Hình thức ( Employment Type)

- Ảnh Profile ( Profile Photo)

- Số điện thoại ( Phone Number)

- Email

3.2 Xây dựng biểu mẫu riêng kết nối với bảng thư mục nhân viên

Mỗi doanh nghiệp có thể xây dựng một định dạng biểu mẫu khác nhau, biểu mẫu này có thể sử dụng cho cả nhân viên mới và bộ phận HR trong công ty. Vì thư mục nhân viên có nhiều hàng và cột khác nhau, để tránh sai sót và nhầm lẫn trong quá trình thu thập thông tin, nhân viên mới và bộ phận HR nên sử dụng biểu mẫu để thêm bản ghi mới vào Lark Base.

Mỗi doanh nghiệp có thể xây dựng một biểu mẫu khác nhau, nhưng hầu hết các biểu mẫu cho phép nhân viên:

- Tải lên ảnh cá nhân, tài liệu đã đăng ký và các tệp đính kèm khác

- Chọn tên bộ phận hoặc phòng ban

- Thêm ngày onboard bằng cách chọn từ lịch

- Nhập số dễ dàng 

4. Phân quyền truy cập cho các nhân viên khác

Yspace đề xuất các doanh nghiệp thiết lập các quyền truy cập khác nhau trên cùng một hệ thống dữ liệu:

- Tất cả nhân viên sẽ nhìn thấy tên, địa chỉ email và bộ phận làm việc của nhau cho mục đích liên lạc và liên kết kinh doanh

-  Bộ phận quản lý là người trực tiếp nhìn thấy thông tin chi tiết của các nhân viên phòng ban mình

- Quyền chỉnh sửa các thông tin trong thư mục nhân viên chỉ dành cho một nhóm đối tượng nhất định 

Kết luận:

Với 4 bước Yspace đã chia sẻ ở trên, các công ty hoàn toàn có thể tự tạo template thư mục nhân viên cho riêng mình với Lark Base để giải quyết các vấn đề quản lý nhân sự. Doanh nghiệp có thắc mắc xin vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để nhận sự trợ giúp và tư vấn tận tình nhé.