Lark Base là một công cụ mạnh mẽ trong hệ sinh thái Lark và Larksuite, giúp bạn quản lý thông tin một cách hiệu quả thông qua các bản ghi. Tính năng theo dõi bản ghi trong Base cho phép bạn nhận thông báo về các thay đổi trên bản ghi mà bạn quan tâm, từ đó dễ dàng theo dõi tiến độ công việc hoặc cập nhật thông tin mới nhất.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn làm thế nào để theo dõi bản ghi trong Base và giải thích các vấn đề cần lưu ý khi sử dụng tính năng này.

Làm thế nào để theo dõi bản ghi trong Base?

Tính năng theo dõi bản ghi trong Base cho phép người dùng nhận thông báo khi có thay đổi trên một bản ghi cụ thể. Điều này rất hữu ích khi bạn cần theo dõi các trường dữ liệu quan trọng, cập nhật từ nhóm, hoặc những thay đổi đột xuất.

Dưới đây là các bước để theo dõi bản ghi:

Bước 1: Truy cập vào Lark Base

Để bắt đầu, hãy mở ứng dụng Lark Base trên Lark. Nếu bạn chưa có ứng dụng này, hãy Download Lark để cài đặt và truy cập vào hệ thống.

Bước 2: Chọn bản ghi cần theo dõi

Tại giao diện của Base, tìm kiếm bảng dữ liệu mà bạn muốn làm việc. Sau đó, chọn bản ghi cụ thể bạn muốn theo dõi.

Bước 3: Nhấn vào nút “Theo dõi”

Khi bạn mở bản ghi, hãy tìm nút "Theo dõi" (Follow). Nhấn vào nút này để kích hoạt tính năng theo dõi. Khi đã bật, bạn sẽ nhận được thông báo mỗi khi có thay đổi trên bản ghi, bao gồm việc chỉnh sửa trường dữ liệu hoặc cập nhật trạng thái.

Bước 4: Quản lý thông báo

Bạn có thể quản lý thông báo bằng cách:

• Bật hoặc tắt tính năng theo dõi đối với từng bản ghi.
• Tùy chỉnh các loại thông báo mà bạn muốn nhận trong phần cài đặt của Lark Base.

Những vấn đề cần theo dõi một bản ghi trong Base

Khi sử dụng tính năng theo dõi bản ghi trong Base, có một số vấn đề quan trọng bạn cần lưu ý để đảm bảo trải nghiệm tốt nhất.

Những ai có thể thấy nút theo dõi trong một bản ghi?

Không phải ai cũng có thể thấy và sử dụng nút “Theo dõi”. Quyền truy cập vào tính năng này phụ thuộc vào vai trò của bạn trong hệ thống và quyền hạn được cấp trên bản ghi.

• Người sở hữu quyền chỉnh sửa hoặc xem: Chỉ những người có quyền truy cập vào bản ghi mới thấy nút “Theo dõi.”
• Người không có quyền truy cập: Nếu bạn không có quyền xem bản ghi hoặc bảng dữ liệu, nút “Theo dõi” sẽ không hiển thị.

Điều này đảm bảo rằng tính năng theo dõi bản ghi trong Base chỉ dành cho những người có liên quan trực tiếp đến bản ghi.

Không thể nhận thông báo bản ghi không có quyền xem trường đó

Một trong những hạn chế của việc theo dõi bản ghi trong Base là bạn chỉ nhận được thông báo về những thay đổi mà bạn có quyền xem.

Ví dụ:

• Nếu bản ghi chứa một trường dữ liệu quan trọng nhưng bạn không có quyền truy cập vào trường đó, bạn sẽ không nhận được thông báo khi trường đó thay đổi.
• Thông báo chỉ hiển thị những thay đổi mà bạn được phép xem, giúp bảo mật thông tin trong Larksuite.

Để khắc phục, bạn cần yêu cầu quyền truy cập từ quản trị viên hoặc người sở hữu bảng dữ liệu nếu muốn nhận thông báo đầy đủ về các trường dữ liệu quan trọng.

Sau khi mất quyền truy cập, không thể nhận thông báo bản ghi đã theo dõi

Nếu bạn từng theo dõi một bản ghi nhưng sau đó bị thu hồi quyền truy cập, hệ thống sẽ tự động ngừng gửi thông báo. Đây là một tính năng bảo mật của Lark Base để đảm bảo rằng thông tin chỉ được chia sẻ với những người có quyền.

Ví dụ:

• Bạn theo dõi một bản ghi thuộc dự án X. Sau khi rời khỏi dự án, bạn không còn quyền truy cập vào bản ghi đó và thông báo cũng sẽ ngừng gửi.
• Tình trạng tương tự xảy ra nếu bạn bị xóa quyền chỉnh sửa hoặc xem bảng dữ liệu.

Do đó, để đảm bảo việc theo dõi không bị gián đoạn, bạn cần liên hệ với quản trị viên hệ thống để khôi phục quyền truy cập khi cần thiết.

Lợi ích khi sử dụng tính năng theo dõi bản ghi trong Base

Tính năng theo dõi bản ghi trong Base mang lại nhiều lợi ích vượt trội, đặc biệt là khi làm việc nhóm hoặc quản lý dữ liệu phức tạp:

• Tiết kiệm thời gian: Không cần kiểm tra từng thay đổi thủ công, bạn sẽ nhận thông báo tự động về các bản ghi quan trọng.
• Nâng cao hiệu suất làm việc nhóm: Các thành viên trong nhóm có thể cập nhật thông tin kịp thời, tránh bỏ sót các thay đổi quan trọng.
• Tính bảo mật cao: Hệ thống thông báo của Larksuite đảm bảo rằng thông tin chỉ được gửi đến những người có quyền xem và chỉnh sửa.

Tại sao nên Download Lark để sử dụng Lark Base?

Việc Download Lark không chỉ giúp bạn truy cập vào Lark Base mà còn mở rộng khả năng làm việc nhóm của bạn với các công cụ mạnh mẽ khác như lịch, ghi chú, và quản lý dự án.

Lark là một nền tảng toàn diện, cho phép bạn:

• Dễ dàng quản lý thông tin và dữ liệu trên mọi thiết bị.
• Đồng bộ thông tin tức thời, đảm bảo rằng các bản ghi được cập nhật trên tất cả các nền tảng.
• Tích hợp sâu với các tính năng thông báo, giúp bạn theo dõi tiến độ công việc hiệu quả hơn.

Kết luận

Tính năng theo dõi bản ghi trong Base trên Lark Base là một công cụ hữu ích để bạn quản lý dữ liệu và nhận thông báo về các thay đổi quan trọng. Bằng cách sử dụng Lark và Larksuite, bạn sẽ nâng cao hiệu suất làm việc và tối ưu hóa quy trình quản lý thông tin trong tổ chức của mình.

Đừng quên Download Lark ngay hôm nay để trải nghiệm đầy đủ các tính năng mạnh mẽ của nền tảng này và tận dụng tối đa khả năng theo dõi bản ghi trong Base!