Cơ bản về hệ thống thông tin quản lý (Management Information System - MIS) và cách xây dựng MIS cho ban quản trị

shape shape
Cơ bản về hệ thống thông tin quản lý (Management Information System - MIS) và cách xây dựng MIS cho ban quản trị

1. Tìm hiểu về hệ thống thông tin quản lý (Management Information System - MIS)

  • Khái niệm về hệ thống MIS cho ban quản trị doanh nghiệp

MIS cho ban quản trị là một hệ thống được thiết kế để cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và đầy đủ để hỗ trợ các nhà quản lý trong quá trình ra quyết định chiến lược, điều hành và kiểm soát hoạt động doanh nghiệp.
 
Hệ thống này thu thập, xử lý và phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau trong doanh nghiệp (như tài chính, nhân sự, sản xuất, bán hàng, v.v.) để tạo ra các báo cáo và cung cấp thông tin giúp ban quản trị điều hành doanh nghiệp hiệu quả hơn.
 

  • Vai trò của hệ thống MIS cho ban quản trị doanh nghiệp

Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System - MIS) là một hệ thống tích hợp các công cụ và phần mềm hỗ trợ cho việc quản lý, phân tích, và ra quyết định trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Đối với ban quản trị doanh nghiệp, hệ thống MIS cung cấp thông tin cần thiết để giám sát, kiểm soát, và điều hành hoạt động của doanh nghiệp một cách hiệu quả và có cơ sở.
 

  • Chức năng của hệ thống MIS cho ban quản trị

Thu thập dữ liệu: Hệ thống MIS thu thập dữ liệu từ các nguồn khác nhau như tài chính, nhân sự, kho hàng, và khách hàng, cũng như từ các hệ thống quản lý khác (ERP, CRM, v.v.).
 
Xử lý và phân tích dữ liệu: Sau khi thu thập dữ liệu, hệ thống MIS sẽ xử lý, phân tích và tổng hợp dữ liệu này để biến nó thành thông tin có giá trị.
 
Báo cáo thông tin: MIS cung cấp các báo cáo chi tiết về tình hình hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm báo cáo tài chính, báo cáo bán hàng, báo cáo hiệu suất nhân viên, v.v.
 
Hỗ trợ ra quyết định: MIS cung cấp thông tin chiến lược giúp ban quản trị đưa ra các quyết định sáng suốt và nhanh chóng. Những thông tin này giúp ban quản trị hiểu rõ hơn về tình hình hiện tại và dự báo xu hướng trong tương lai.
 
Giám sát và kiểm soát: Hệ thống giúp ban quản trị giám sát các quy trình hoạt động hàng ngày, kiểm soát các nguồn lực, và đánh giá hiệu quả hoạt động của từng phòng ban hoặc dự án.
 

2. Bảng hệ thống thông tin cho ban quản trị

Tên file

Nhiệm vụ

Mẫu và cách làm

  • Kế hoạch kinh doanh

  • Lưu trữ kế hoạch kinh doanh theo từng giai đoạn, chỉ cần lưu 1 file duy nhất, chia làm nhiều phần hoặc nhiều bảng khác nhau.

  • Lưu trữ kế hoạch kinh doanh theo từng giai đoạn, chỉ cần lưu 1 file duy nhất, chia làm nhiều phần hoặc nhiều bảng khác nhau.
  • Tài liệu pháp lý lưu trữ theo mô hình Wiki hoặc mô hình quản lý kiến thức (KMS)

  • Chiến lược phát triển
 
  • Chiến lược phát triển theo từng giai đoạn, chỉ cần lưu 1 file duy nhất, chia làm nhiều phần hoặc nhiều bảng khác nhau.

  • Có thể dùng để lưu biên bản cuộc họp của ban quản trị.
  • Có thể tích hợp thêm các thông tin về chiến lược phát triển của doanh nghiệp, bao gồm chiến lược về các thành phần khác.
  • Tài liệu pháp lý

  • Tài liệu pháp lý lưu trữ theo mô hình Wiki hoặc mô hình quản lý kiến thức (KMS)

  • Tổng hợp thành các file hoặc cơ sở dữ liệu để tiện kiểm soát và tra cứu khi cần thiết
Mô hình lưu trữ Wiki trên Larksuite (Lark)

Mô hình lưu trữ Wiki trên Larksuite (Lark)

Tên file

Mẫu và cách làm

 
  • Thông tin trên hệ thống MIS

  • Báo cáo tài chính: Cung cấp các báo cáo tài chính như báo cáo lợi nhuận, bảng cân đối kế toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, từ đó giúp ban quản trị nắm bắt tình hình tài chính doanh nghiệp.
  • Báo cáo về hiệu suất nhân sự: Đánh giá hiệu quả làm việc của các nhân viên, năng suất lao động, và các vấn đề về nhân sự như tỷ lệ nghỉ việc, nhu cầu đào tạo.
  • Báo cáo bán hàng và tiếp thị: Phân tích dữ liệu về doanh số bán hàng, xu hướng mua hàng của khách hàng, và hiệu quả của các chiến dịch tiếp thị.
  • Báo cáo quản lý sản xuất: Thông tin về năng suất sản xuất, chi phí sản xuất, tồn kho và các vấn đề liên quan đến quản lý chuỗi cung ứng.
  • Báo cáo về khách hàng: Cung cấp thông tin về khách hàng, hành vi mua sắm, phân tích xu hướng và nhu cầu của khách hàng, từ đó giúp tối ưu hóa chiến lược tiếp cận thị trường.

Ví dụ về hệ thống thông tin quản lý vòng đời nhân sự:

Mis vòng đời nhân sự

Lợi ích khi xây dựng bảng hệ thống thông tin cho ban quản trị

  • Tối ưu quá trình quản trị theo thời gian
  • Chuyển đổi với tâm thế lưu trữ và theo dõi mọi thứ dài hạn.
  • Chuyển đổi mọi thứ thành con số, sau đó thành biểu đồ để dựa trên đó ra quyết định. Học cách quyết định và xây dựng chiến lược dựa trên con số.
  • Tự động theo dõi quá trình làm việc của nhân viên và tự động hóa quá trình thu thập dữ liệu ở tất cả các bộ phận, ban quản lý không còn phải mất thời gian đôn đốc công việc quá chi tiết và nhận các thông tin không liên quan.
  • Bạn làm quản lý thì không cần phải ghi nhớ quá nhiều thông tin, số liệu. Từ đó tạo cảm giác làm việc thoải mái, hạnh phúc.
  • Theo dõi và dựa trên các số liệu để ra quyết định, lúc này ra các quyết định nhanh hơn, có tính hiệu quả cao hơn.
  • Tích hợp được văn hóa doanh nghiệp, thúc đẩy động lực làm việc của nhân sự nhưng quá trình minh bạch hóa thông tin và dữ liệu.
  • Theo dõi và đánh giá hiệu suất làm việc của từng nhân sự trong doanh nghiệp, biết ai làm tốt ở phần nào để chia sẻ và tối ưu quá trình làm việc cho những người khác.
Share:
Your experience on this site will be improved by allowing cookies Cookie Policy