Trong ngành logistic, việc quản lý quy trình làm việc từ khi nhận đơn hàng đến khi giao hàng thành công đòi hỏi sự chính xác, hiệu quả và linh hoạt. Chuyển đổi số lĩnh vực logistic đã trở thành yếu tố không thể thiếu giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, nâng cao chất lượng dịch vụ và tăng cường khả năng cạnh tranh. Bài viết này sẽ giới thiệu chi tiết về quy trình làm việc chung từ khi nhận đơn đến khi giao hàng thành công, đồng thời khám phá cách triển khai Lark và Larksuite hỗ trợ trong việc quản lý và tối ưu hóa quy trình này.

1. Tiếp Cận & Ký Kết Hợp Đồng Dịch Vụ

Tìm Kiếm Khách Hàng và Nhận Đề Xuất

Bước đầu tiên trong quy trình làm việc là tìm kiếm khách hàng hoặc nhận đề xuất từ các nguồn khác nhau. Phòng Kinh doanh chịu trách nhiệm liên hệ với các doanh nghiệp, đối tác thương mại điện tử hoặc tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng vãng lai. Việc xác định rõ nhu cầu của khách hàng về loại hàng hóa, khối lượng, địa điểm nhận và giao hàng, cũng như thời gian yêu cầu là cực kỳ quan trọng để đảm bảo dịch vụ được cung cấp chính xác và kịp thời.

Sử dụng Lark và Larksuite, phòng Kinh doanh có thể quản lý và theo dõi các thông tin khách hàng một cách hiệu quả. Lark Templates cung cấp các mẫu hợp đồng và tài liệu chuẩn hóa, giúp giảm thiểu thời gian soạn thảo và đảm bảo tính nhất quán trong mọi giao dịch.

Báo Giá & Thương Lượng Điều Khoản

Sau khi hiểu rõ nhu cầu của khách hàng, bước tiếp theo là báo giá và thương lượng điều khoản hợp đồng. Căn cứ vào khoảng cách, trọng lượng, tần suất gửi hàng và các yêu cầu đặc biệt như hàng dễ vỡ, hàng đông lạnh, đội ngũ kinh doanh sẽ đưa ra mức giá phù hợp. Các yếu tố như cách thức tính phí (theo km, theo cân nặng, theo vùng...) và thời gian thanh toán cũng được thảo luận và thống nhất.

Chuyển đổi số trên Lark hỗ trợ quá trình này bằng cách cung cấp các công cụ phân tích và báo cáo, giúp đội ngũ kinh doanh đưa ra các đề xuất giá cả hợp lý và cạnh tranh trên thị trường.

Ký Hợp Đồng hoặc Xác Nhận Đặt Dịch Vụ

Khi mọi điều khoản đã được thỏa thuận, khách hàng có thể ký hợp đồng dài hạn (đối với doanh nghiệp) hoặc xác nhận đơn lẻ thông qua các nền tảng trực tuyến. Lark tích hợp với CRM giúp lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng một cách hiệu quả, đảm bảo rằng mọi giao dịch được ghi nhận chính xác và dễ dàng truy xuất khi cần thiết.

2. Xử Lý Đơn Hàng & Chuẩn Bị Vận Chuyển

Tiếp Nhận Yêu Cầu Giao Hàng

Khi đơn hàng được đặt, phòng Điều hành Vận chuyển sẽ tiếp nhận yêu cầu giao hàng thông qua email, gọi điện hoặc cổng đặt hàng online. Việc xác định mã đơn, thông tin nơi lấy hàng, nơi giao hàng, loại hàng, khối lượng và thời gian là những bước quan trọng để đảm bảo quy trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ.

Triển khai Lark giúp tự động hóa việc tiếp nhận và xử lý đơn hàng, giảm thiểu sai sót và tăng tốc độ phản hồi khách hàng.

Phân Loại, Đóng Gói (Nếu Có Dịch Vụ Này)

Nếu khách hàng mang hàng đến kho hoặc yêu cầu nhân viên đi nhận hàng, việc phân loại, kiểm tra tính hợp lệ, đóng gói hoặc dán nhãn là cần thiết. Lark Templates cung cấp các mẫu phiếu gửi hàng (manifest) ghi rõ số kiện, khối lượng và ghi chú hàng hóa, giúp quản lý dễ dàng và chính xác hơn.

Chuẩn Bị Phương Tiện và Nhân Lực

Phòng Điều hành Vận chuyển sẽ sắp xếp xe tải, xe máy (nếu giao nội thành), tài xế và nhân viên giao nhận. Larksuite hỗ trợ việc lập danh sách đơn hàng, lộ trình giao hàng và chuẩn bị trang thiết bị hỗ trợ như thùng giữ nhiệt, bạt che mưa... nếu cần. Chuyển đổi số trên Lark giúp tối ưu hóa việc phân bổ tài nguyên và đảm bảo rằng mọi đơn hàng được xử lý đúng tiến độ.

3. Tiến Hành Vận Chuyển

Nhận Hàng & Xuất Bến

Tài xế hoặc nhân viên kho sẽ kiểm tra lần cuối số kiện và niêm phong nếu cần trước khi xe xuất bến theo lộ trình đã định. Lark hỗ trợ việc theo dõi lộ trình và cập nhật tình trạng giao hàng trong thời gian thực, giúp đảm bảo rằng mọi giai đoạn của quá trình vận chuyển được giám sát chặt chẽ.

Theo Dõi Quá Trình Vận Chuyển

Phòng Điều hành Vận chuyển sẽ cập nhật vị trí xe và liên lạc với tài xế để biết tiến độ giao hàng. Trong trường hợp phát sinh sự cố như tai nạn, tắc đường, thời tiết xấu..., Lark cung cấp các công cụ quản lý sự cố và điều chỉnh kế hoạch kịp thời, đảm bảo rằng hàng hóa vẫn được giao đúng hạn hoặc có biện pháp xử lý thích hợp.

Giao Hàng Cho Người Nhận

Khi đến địa điểm giao hàng, tài xế sẽ liên hệ người nhận để đảm bảo giao đúng địa chỉ. Việc kiểm tra và ký xác nhận giao hàng (hoặc chụp ảnh giao hàng) là bước quan trọng để xác nhận rằng đơn hàng đã được giao thành công. Nếu người nhận vắng mặt, Lark hỗ trợ việc hẹn giao lại hoặc trả hàng về kho theo chính sách công ty, đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.

4. Hoàn Tất & Thanh Toán

Xác Nhận Hoàn Tất Giao Hàng

Nhân viên giao nhận sẽ báo cáo về trạng thái giao hàng: thành công, thất bại (với lý do cụ thể), hoặc thay đổi thông tin (nếu có). Phòng Chăm sóc Khách hàng hoặc Sales sẽ cập nhật kết quả vào hệ thống và gửi thông báo cho khách hàng. Larksuite hỗ trợ việc quản lý và theo dõi trạng thái giao hàng một cách hiệu quả, đảm bảo rằng mọi thông tin được cập nhật nhanh chóng và chính xác.

Xuất Hóa Đơn & Thanh Toán

Nếu hợp đồng quy định thanh toán trả sau (theo tháng), Phòng Tài chính – Kế toán sẽ xuất hóa đơn tổng hợp. Đối với các đơn hàng đơn lẻ, có thể thu tiền trước hoặc COD (Cash on Delivery) – nhân viên giao hàng sẽ thu hộ. Chuyển đổi số trên Lark giúp tự động hóa quá trình xuất hóa đơn và quản lý thanh toán, giảm thiểu thời gian và sai sót trong quy trình tài chính.

Ghi Nhận Phản Hồi & Chăm Sóc Tiếp

Sau khi giao hàng thành công, doanh nghiệp cần ghi nhận phản hồi từ khách hàng về mức độ hài lòng. Nếu có khiếu nại (hàng hỏng, giao chậm...), Lark hỗ trợ quản lý và xử lý một cách nhanh chóng và hiệu quả. Đồng thời, doanh nghiệp có thể đề xuất các chương trình khuyến mãi, giảm giá cho khách hàng có nhu cầu gửi nhiều đơn hàng nữa, tăng cường mối quan hệ và lòng trung thành của khách hàng.

5. Lợi Ích Của Triển Khai Lark Trong Quy Trình Làm Việc

Đào Tạo Chuyển Đổi Số Theo Chuyên Môn

Đào tạo chuyển đổi số theo chuyên môn là một phần quan trọng khi triển khai Lark trong doanh nghiệp logistic. Nhân viên được đào tạo về cách sử dụng các công cụ và tính năng của Larksuite giúp họ làm việc hiệu quả hơn, từ quản lý đơn hàng, giao tiếp nội bộ đến theo dõi tiến độ giao hàng. Lark cung cấp các khóa đào tạo trực tuyến và tài liệu hỗ trợ, đảm bảo rằng mọi nhân viên đều nắm vững và áp dụng được các công nghệ mới vào công việc hàng ngày.

Sử Dụng Lark Templates và Các Công Cụ Hỗ Trợ

Lark Templates là những mẫu tài liệu chuẩn hóa giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính nhất quán trong các quy trình làm việc. Từ các mẫu hợp đồng, báo giá, phiếu gửi hàng đến các báo cáo tài chính, tất cả đều có thể được tạo và quản lý dễ dàng thông qua Lark. Các công cụ hỗ trợ như quản lý dự án, lập lịch và theo dõi tiến độ giúp đội ngũ logistic làm việc hiệu quả hơn, giảm thiểu sai sót và tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận.

Chuyển Đổi Số Lĩnh Vực Logistic

Chuyển đổi số lĩnh vực logistic thông qua Lark mang lại nhiều lợi ích vượt trội. Việc tự động hóa các quy trình từ tiếp cận khách hàng, xử lý đơn hàng, đến giao hàng và thanh toán giúp giảm thiểu thời gian và chi phí, đồng thời nâng cao chất lượng dịch vụ. Lark cung cấp các công cụ phân tích dữ liệu và báo cáo chi tiết, giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về hoạt động kinh doanh, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược đúng đắn.

Triển khai Lark trong quy trình làm việc cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng thích ứng với các thay đổi và mở rộng quy mô một cách linh hoạt. Tính năng giao tiếp tích hợp và quản lý dự án giúp tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận, từ phòng Kinh doanh, Điều hành Vận chuyển, đến Phòng Tài chính – Kế toán và Chăm sóc Khách hàng.

Kết Luận

Trong lĩnh vực logistic, việc xây dựng một quy trình làm việc từ khi nhận đơn hàng đến khi giao hàng thành công là yếu tố then chốt để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Chuyển đổi số lĩnh vực logistic thông qua Lark và Larksuite không chỉ giúp tối ưu hóa các quy trình quản lý mà còn nâng cao hiệu quả làm việc và giảm thiểu rủi ro.

Bằng cách triển khai Lark và sử dụng Lark Templates, doanh nghiệp logistic có thể quản lý đơn hàng một cách hiệu quả, từ việc tiếp cận khách hàng, xử lý đơn hàng, chuẩn bị vận chuyển, đến giao hàng và thanh toán. Đồng thời, đào tạo chuyển đổi số theo chuyên môn giúp nhân viên nắm vững các công cụ và kỹ năng cần thiết để làm việc hiệu quả trong môi trường số hóa hiện đại.

Chuyển đổi số lĩnh vực logistic không chỉ mang lại lợi ích về mặt quản lý mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trường đầy biến động hiện nay. Bằng cách áp dụng các giải pháp của Lark và Larksuite, doanh nghiệp logistic có thể đạt được sự phát triển bền vững, nâng cao chất lượng dịch vụ và duy trì uy tín trong mắt khách hàng.