1. Theo dõi thanh toán, dòng tiền: Tính lương, theo dõi công nợ, chi trả cho nhà cung cấp, thuê máy móc…

Việc theo dõi thanh toán, dòng tiền là nhiệm vụ cốt lõi trong hoạt động tài chính của bất kỳ doanh nghiệp nào. Riêng với một Agency quảng cáo, quy mô các giao dịch có thể trải dài từ chi phí nhân sự, thuê các máy móc quay chụp, chi trả cho nhà cung cấp nội dung cho đến việc hợp tác với các đối tác truyền thông, KOLs/KOCs,… Chính vì vậy, quản hệ tài chính trên Lark cho phép doanh nghiệp giám sát sát sao mọi khoản thu – chi, nắm vững luồng tiền để kịp thời xử lý các vấn đề phát sinh và không bỏ sót bất kỳ chứng từ, hóa đơn nào.

1.1. Ý nghĩa của việc theo dõi dòng tiền liên tục

Một Agency quảng cáo thường phải “ứng trước” hoặc chi trả cho nhiều hạng mục trước khi dự án chính thức hoàn thành, chẳng hạn như mua công cụ thiết kế, thuê ê-kíp sản xuất, đặt cọc cho các địa điểm quay… Vì vậy, nắm vững dòng tiền ra – vào giúp:

• Phân bổ nguồn lực đúng chỗ: Có những chiến dịch đòi hỏi kinh phí rất lớn chỉ trong thời gian ngắn, nếu không theo dõi dòng tiền chặt chẽ, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng thiếu vốn, ảnh hưởng tiến độ.
• Hạn chế tình trạng nợ quá hạn: Từ công nợ khách hàng đến thanh toán cho nhà cung cấp, mọi thông tin đều được lưu trữ và thông báo trên hệ thống tài chính kế toán trên Lark, giúp kế toán viên xác định chính xác thời điểm đến hạn, đồng thời thông báo kịp thời cho bộ phận liên quan.
• Tối ưu chi phí hoạt động: Việc quản lý dòng tiền khoa học giúp giảm thiểu các khoản phí phát sinh do trễ hạn, hoặc thất thoát do không kiểm tra kỹ khi chi trả.

1.2. Tính lương và phúc lợi cho nhân sự

Trong một Agency quảng cáo, đội ngũ nhân sự rất đa dạng, có thể gồm cả nhân viên full-time lẫn cộng tác viên, chuyên gia tư vấn, hay nhóm freelancer. Mỗi vị trí lại có cách tính lương khác nhau: theo dự án, theo giờ, theo KPI… Với quản hệ tài chính trên Lark, doanh nghiệp dễ dàng:

• Tạo bảng tính lương tự động: Dựa trên công cụ bảng tính được tích hợp, Lark có thể tạo công thức tính lương theo KPI, giờ công hay doanh số, hạn chế sai sót và tiết kiệm thời gian.
• Theo dõi phúc lợi và thưởng: Các khoản thưởng theo dự án, hoa hồng bán hàng hay các chế độ trợ cấp (bảo hiểm, chi phí di chuyển, ăn trưa…) được cập nhật đồng bộ trên Larksuite, đảm bảo tính minh bạch cho cả ban quản trị và nhân viên.
• Quản lý lịch trả lương, thông báo kịp thời: Người làm công tác kế toán có thể đặt lịch nhắc nhở thanh toán, tự động gửi thông báo lương cho từng nhân sự, tránh tình trạng chậm trễ làm giảm động lực làm việc.

1.3. Chi trả cho nhà cung cấp, thuê máy móc và các khoản hợp tác

Chi phí dành cho sản xuất quảng cáo (thiết bị quay, máy móc dựng phim, studio, âm thanh, ánh sáng,…) thường chiếm tỷ lệ lớn trong tổng ngân sách dự án. Việc phối hợp với nhiều nhà cung cấp đồng nghĩa rủi ro sai sót và chồng chéo trong thanh toán cũng tăng. Hệ thống tài chính kế toán trên Lark cho phép:

• Theo dõi danh sách nhà cung cấp: Lưu trữ hợp đồng, thông tin liên hệ, lịch sử các lần giao dịch ngay trên một nền tảng.
• Kiểm tra tiến độ thanh toán: Đánh dấu trạng thái “đã thanh toán”, “chưa thanh toán”, “thanh toán một phần”… để mọi bộ phận liên quan nắm rõ, tránh mâu thuẫn hay trễ hạn.
• Quản lý file hoá đơn, chứng từ: Mọi hoá đơn đính kèm, biên bản nghiệm thu, báo giá,… đều được tải lên Lark và gắn kèm với giao dịch tương ứng, giúp kế toán truy xuất thông tin dễ dàng.

2. Báo cáo tài chính định kỳ: Lập báo cáo thu chi, báo cáo quản trị, chi phí dự án

Báo cáo tài chính định kỳ là một phần không thể thiếu để đo lường hiệu quả hoạt động của Agency. Thông thường, doanh nghiệp cần lập các báo cáo như báo cáo thu – chi, báo cáo quản trị, báo cáo chi phí từng dự án, báo cáo thuế,… Việc tích hợp quá trình này với quản hệ tài chính trên Lark giúp quá trình thực hiện nhanh chóng, khoa học và hạn chế sai sót do yếu tố con người.

2.1. Báo cáo thu chi trực quan

Báo cáo thu chi giúp Agency biết được tổng doanh thu (từ các hợp đồng quảng cáo, các gói dịch vụ truyền thông, tư vấn thương hiệu…) và tổng chi phí (từ lương nhân sự, chi phí sản xuất, các khoản marketing nội bộ,…). Nhờ khả năng tích hợp dữ liệu của Lark (Larksuite):

• Tự động tổng hợp số liệu: Khi các khoản thu chi được cập nhật lên nền tảng, hệ thống có thể tạo bảng biểu, đồ thị trực quan, biểu thị dòng tiền và giúp ban quản trị đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế.
• So sánh giữa các kỳ tài chính: Qua các giai đoạn, doanh nghiệp sẽ biết mức tăng trưởng, đồng thời nhanh chóng phát hiện những bất thường trong chi phí so với kế hoạch.
• Minh bạch hoá thông tin nội bộ: Người có quyền truy cập sẽ nắm được báo cáo mới nhất mà không cần mất thời gian chờ đợi, tìm kiếm qua email hay kho lưu trữ riêng lẻ.

2.2. Báo cáo quản trị và chi phí dự án

Ngoài báo cáo thu chi tổng thể, các Agency thường phải lập báo cáo chi phí và lợi nhuận cho từng dự án, từng khách hàng. Đây là cơ sở để đánh giá mức độ hiệu quả và tính khả thi của việc triển khai chiến dịch. Với hệ thống tài chính kế toán trên Lark:

• Phân tích chi tiết từng hạng mục: Từ chi phí thuê nhân sự, nhà cung cấp, máy móc, bản quyền âm nhạc,… tất cả được thống kê theo từng gói ngân sách, giúp ban quản trị xác định đâu là hạng mục tiêu hao nhiều nhất.
• Cân đối lợi nhuận: Qua báo cáo quản trị, Agency dễ dàng đánh giá xem lợi nhuận từ các dự án có xứng đáng với thời gian và công sức bỏ ra hay không, từ đó điều chỉnh chính sách giá hoặc hạn mức chi phí cho phù hợp.
• Quy trình phê duyệt nhanh chóng: Thay vì duyệt từng văn bản giấy tờ, quản lý dự án có thể tạo request ngay trên Lark, đính kèm các số liệu tài chính, chờ cấp trên phản hồi, tiết kiệm thời gian và nâng cao tính minh bạch.

2.3. Tự động hoá và tích hợp với các công cụ kế toán

Để tiết kiệm thời gian, nhiều doanh nghiệp chọn tích hợp Lark với các công cụ kế toán chuyên dụng (có thể là phần mềm kế toán nội bộ hoặc các nền tảng đám mây). Sự kết hợp này giúp:

• Đồng bộ dữ liệu real-time: Mọi thay đổi trong phần mềm kế toán cũng như trên Larksuite sẽ được cập nhật liên tục, giảm nguy cơ nhập liệu thủ công nhiều lần.
• Tự động trích xuất báo cáo: Các dữ liệu dòng tiền, danh sách công nợ, hay chi phí dự án được tổng hợp thành báo cáo chỉ sau vài cú nhấp chuột, hạn chế sai sót so với cách làm truyền thống.

3. Quản lý hóa đơn, sổ sách: Đảm bảo minh bạch, tránh sai sót, phù hợp với quy định pháp luật

Vấn đề quản lý hóa đơn, chứng từ, sổ sách, chứng minh nguồn gốc thu – chi,… tưởng chừng đơn giản nhưng lại vô cùng phức tạp với các Agency quảng cáo, vốn thường xuyên làm việc với nhiều đối tác và phát sinh nhiều thủ tục liên quan. Hơn nữa, các quy định về thuế, kiểm toán ngày càng chặt chẽ đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân thủ chặt về thủ tục kế toán. Trong bối cảnh đó, quản hệ tài chính trên Lark cho phép mọi hồ sơ, sổ sách được lưu trữ, tra cứu thuận tiện và bảo đảm tính pháp lý cần thiết.

3.1. Hệ thống hoá và số hoá chứng từ

Khi nói đến hóa đơn và sổ sách, việc “số hoá” tài liệu là một yếu tố quan trọng. Thay vì quản lý giấy tờ theo kiểu thủ công, gây khó khăn khi tìm kiếm, hệ thống tài chính kế toán trên Lark tạo điều kiện:

• Lưu trữ và phân loại theo danh mục: Hóa đơn, biên lai, hợp đồng, phiếu thu – chi,… có thể được nhóm theo dự án, nhà cung cấp, tháng/năm…
• Tìm kiếm tức thì với vài từ khóa: Bộ phận kế toán chỉ cần nhập từ khóa, Lark tự động tìm và hiển thị tài liệu liên quan, giúp tiết kiệm thời gian đáng kể.
• Gắn thẻ trách nhiệm: Mỗi tài liệu đều có thể gắn thẻ nhân viên phụ trách, đơn vị liên quan, đảm bảo quá trình kiểm tra, đối chiếu diễn ra nhanh gọn.

3.2. Đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật

Hoạt động kế toán của một Agency quảng cáo phải tuân thủ nhiều quy định về thuế, kiểm toán, hóa đơn điện tử, chứng từ liên quan đến chi phí kinh doanh… Tận dụng Lark (Larksuite):

• Cập nhật phiên bản tài liệu chuẩn: Thay vì mỗi phòng ban giữ một bản riêng, dễ xảy ra trường hợp “lệch” thông tin, Lark giúp đội ngũ kế toán cập nhật thống nhất và chỉ làm việc trên bản chính.
• Theo dõi lịch sử chỉnh sửa: Mọi thao tác chỉnh sửa, thêm, xóa trong tài liệu kế toán được ghi lại, thuận tiện cho việc kiểm tra và báo cáo với cơ quan chức năng khi cần.
• Bảo mật và phân quyền người dùng: Thông tin tài chính thường nhạy cảm, vì vậy Lark có chế độ phân quyền, chỉ những ai được cấp phép mới có thể truy cập, tải xuống, chỉnh sửa. Điều này giúp tránh rò rỉ thông tin và đáp ứng yêu cầu bảo mật.

3.3. Tránh sai sót và nâng cao tính minh bạch

Khi làm việc với quá nhiều giấy tờ, việc nhầm lẫn hoặc thất lạc hóa đơn là điều hoàn toàn có thể xảy ra. Để đảm bảo tính chính xác và minh bạch:

• Giao việc rõ ràng: Dễ dàng phân công ai chịu trách nhiệm cập nhật hóa đơn, ai kiểm tra lần cuối, ai ký duyệt… ngay trên hệ thống tài chính kế toán trên Lark.
• Tự động nhắc nhở kiểm tra: Khi đến hạn nộp báo cáo tài chính hoặc thuế, Lark gửi thông báo đến các bên liên quan, giúp “khóa sổ” đúng thời hạn và hạn chế quên sót.
• Kết nối với các bên thứ ba: Trong trường hợp Agency cần đến tư vấn pháp luật hoặc kiểm toán độc lập, việc chia sẻ dữ liệu trên Lark vẫn được thực hiện an toàn, cho phép đối tác kiểm tra online, không cần gửi quá nhiều file qua email, tránh rơi vào tình trạng thất lạc hay lộ thông tin.

4. Kiểm soát chi phí dự án: Làm việc chặt chẽ với QS để cân đối chi phí, kiểm soát phát sinh

Đối với các dự án quảng cáo quy mô lớn, việc kiểm soát chi phí là bài toán nan giải, bởi chi phí có thể đội lên do nhiều yếu tố: thay đổi kịch bản, phát sinh bối cảnh quay khó, kéo dài thời gian làm việc, thuê thiết bị cao cấp hơn dự tính,… Lúc này, hợp tác chặt chẽ với chuyên gia QS (Quantity Surveyor – người chuyên tính toán, kiểm soát chi phí) và sử dụng Lark để minh bạch hóa, theo dõi từng hạng mục chi sẽ giúp Agency tránh thất thoát không đáng có.

4.1. Lập dự toán và xác định ngân sách

Ngay từ lúc bắt đầu, Agency nên xác định chi phí dự toán cho mỗi hạng mục: nhân sự sản xuất, thiết bị, hậu kỳ, marketing, quảng bá trên các kênh… Qua quản hệ tài chính trên Lark:

• Đồng bộ dữ liệu với QS: QS hoặc bộ phận kế toán có thể cùng làm việc trong một bảng tính “real-time” trên Lark, liên tục cập nhật giá trị của từng hạng mục, từ đó đưa ra con số tổng quan về ngân sách.
• Dự trù rủi ro: Thông qua kinh nghiệm các dự án trước, Agency thiết lập ngân sách dự phòng cho những tình huống bất khả kháng hoặc yêu cầu nâng cấp chất lượng quảng cáo.
• Phân bổ ngân sách logic: Mỗi hạng mục sẽ có hạn mức chi tiêu riêng, giúp hạn chế việc sử dụng “quá tay” làm ảnh hưởng đến các phần còn lại của dự án.

4.2. Theo dõi và cập nhật phát sinh

Trong quá trình triển khai dự án, việc phát sinh chi phí là khó tránh khỏi. Dù là chi phí nhỏ (mua thêm vật phẩm trang trí, ăn uống cho ê-kíp) hay lớn (thuê thêm thiết bị quay, tăng giờ làm của nhân sự), tất cả nên được cập nhật ngay lên hệ thống tài chính kế toán trên Lark.

• Điều chỉnh ngân sách kịp thời: Khi có chi phí phát sinh, QS (hoặc kế toán) điều chỉnh lại dự toán, báo cáo cho ban quản trị và khách hàng (nếu cần).
• Giảm nguy cơ thâm hụt: Thường xuyên so sánh chi phí thực tế với dự toán, để tránh trường hợp “vung tay quá trán” làm thâm hụt ngân sách.
• Phê duyệt phát sinh nhanh chóng: Trên Larksuite, quản lý dự án có thể tạo yêu cầu phê duyệt, ghi lý do phát sinh và số tiền. Người có thẩm quyền xem xét và phản hồi ngay, đảm bảo tiến độ không bị đình trệ.

4.3. Tổng kết và rút kinh nghiệm

Sau khi hoàn thành dự án, dữ liệu về chi phí được tổng kết, đối chiếu với dự toán ban đầu. Đây là cơ sở để đánh giá năng lực kiểm soát chi phí, cũng như rút kinh nghiệm cho các dự án sau:

• Phân tích nguyên nhân chênh lệch: Tìm hiểu lý do vì sao có những hạng mục vượt ngân sách, từ đó xây dựng quy trình kiểm soát tốt hơn.
• Cập nhật “hồ sơ chi phí” của từng loại dự án: Lark giúp lưu trữ toàn bộ số liệu, hình thành “kho” kinh nghiệm, làm “kim chỉ nam” cho việc dự toán trong tương lai.
• Nâng cao uy tín với khách hàng: Minh bạch tài chính, chi phí dự án rõ ràng, cho thấy Agency làm việc chuyên nghiệp và có trách nhiệm, tăng khả năng khách hàng tiếp tục hợp tác lâu dài.

KẾT LUẬN

Việc xây dựng và triển khai một hệ thống tài chính kế toán trên Lark là giải pháp toàn diện giúp các Agency quảng cáo tối ưu quy trình quản lý, đảm bảo tính minh bạch, chính xác và hiệu quả trong mọi khía cạnh liên quan đến tài chính – kế toán. Cụ thể:

1. Theo dõi thanh toán, dòng tiền: Từ tính lương nhân sự, quản lý công nợ, chi trả cho nhà cung cấp đến thuê máy móc, tất cả đều được đồng bộ, giảm sai sót và tiết kiệm thời gian.
2. Báo cáo tài chính định kỳ: Lập báo cáo thu – chi, báo cáo quản trị, chi phí dự án dưới hình thức tự động hóa, giúp ban quản trị nắm bắt bức tranh toàn cảnh và ra quyết định chiến lược kịp thời.
3. Quản lý hóa đơn, sổ sách: Đảm bảo mọi nghiệp vụ kế toán tuân thủ quy định pháp luật, tránh sai sót, đồng thời dễ dàng tra cứu, truy xuất thông tin bất kỳ lúc nào.
4. Kiểm soát chi phí dự án: Thông qua việc làm việc chặt chẽ với QS và cập nhật phát sinh kịp thời, Agency hạn chế thất thoát ngân sách, nâng cao hiệu suất sử dụng vốn.