Việc xây dựng và triển khai một hệ thống quản lý nhân sự tối ưu không chỉ giúp spa-thẩm mỹ vận hành trôi chảy mà còn tạo nên lợi thế cạnh tranh lâu dài. Ngày nay, chuyển đổi số Lark đang dần trở thành xu hướng chủ đạo, cho phép doanh nghiệp áp dụng giải pháp thông minh để quản lý nhân sự, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất. Trong bối cảnh đó, Lark, hay còn gọi là Larksuite, cung cấp công cụ toàn diện hỗ trợ quản lý từ khâu tuyển dụng, đào tạo, đến giám sát hiệu suất và lưu trữ hồ sơ. Bên cạnh đó, Lark Base cùng các Template được tích hợp sẵn giúp chuẩn hóa quy trình, đảm bảo spa-thẩm mỹ luôn duy trì chất lượng nhân sự ở mức cao nhất.

Triển khai các phần trên Lark

Hệ thống đào tạo hội nhập

Khi có nhân sự mới, spa-thẩm mỹ cần đảm bảo quá trình hội nhập (onboarding) mượt mà. Nhờ chuyển đổi số Lark, doanh nghiệp có thể sử dụng module đào tạo trực tuyến, chia sẻ video hướng dẫn, quy trình làm việc và quy tắc an toàn. Việc này giúp nhân viên mới nhanh chóng hiểu rõ văn hóa công ty, nắm vững tiêu chuẩn nghiệp vụ.

Hệ thống thông tin nhân sự

Việc lưu trữ thông tin cá nhân, hồ sơ làm việc hay thành tích của nhân viên cần được thực hiện đồng bộ. Trên Larksuite, spa-thẩm mỹ có thể thiết lập cơ sở dữ liệu tập trung, đảm bảo bảo mật và dễ dàng tra cứu. Dựa trên các Template đã được tối ưu, người quản lý có thể tiết kiệm thời gian nhập liệu, đồng bộ hóa dữ liệu để phục vụ cho công tác báo cáo.

Hệ thống thông tin chính sách

Chính sách lương thưởng, quy định làm việc và thủ tục hành chính nên được công khai, minh bạch. Với giải pháp triển khai Lark, spa-thẩm mỹ có thể đăng tải tài liệu hướng dẫn, bảng quy định nội bộ, đồng thời cho phép nhân viên tra cứu, bình luận và đóng góp ý kiến ngay trên nền tảng. Qua đó, thông tin luôn được cập nhật và thống nhất.

Hệ thống quản lý đào tạo nội bộ

Spa-thẩm mỹ thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo nghiệp vụ, chương trình nâng cao kỹ năng cho bác sĩ, kỹ thuật viên, nhân viên CSKH... Sử dụng Lark Base và tính năng quản lý lớp học, người quản lý có thể theo dõi tiến độ của từng học viên, điểm danh, kiểm tra bài tập online. Tất cả thông tin được tập trung trong một môi trường số hóa thông minh.

Hệ thống quản lý quá trình ONB (Onboarding)

Onboarding đóng vai trò quyết định trong việc giảm thiểu tỷ lệ nghỉ việc sớm. Qua chuyển đổi số lĩnh vực thẩm mỹ, spa-thẩm mỹ có thể dùng quy trình tự động trên Lark để định hướng chi tiết công việc, lên lịch gặp gỡ các phòng ban, cung cấp tài liệu học tập và theo dõi tiến độ thích nghi của nhân viên mới. Điều này rút ngắn thời gian hội nhập và giúp nhân sự sẵn sàng đóng góp ngay.

Chấm công - Tính lương

Chấm công thủ công hay qua Excel thường gây sai sót và tốn thời gian. Nhờ triển khai Lark, doanh nghiệp thiết lập được hệ thống chấm công tự động, đồng bộ với hệ thống tính lương. Thông qua đó, nhân viên dễ dàng theo dõi số giờ làm, ngày phép còn lại, trong khi đội ngũ kế toán tiết kiệm công sức tính toán, hạn chế rủi ro sai sót.

Hệ thống quản lý thủ tục

Thủ tục hành chính nội bộ, như xin nghỉ phép, đề xuất mua sắm vật tư, yêu cầu điều chỉnh lương... đều có thể số hóa. Các Template sẵn có của Larksuite cho phép tạo biểu mẫu trực tuyến, luân chuyển phê duyệt giữa các cấp qua một vài thao tác. Giảm thiểu được giấy tờ và rút ngắn thời gian chờ đợi, spa-thẩm mỹ vận hành nhanh gọn, minh bạch hơn.

Hệ thống tài liệu

Toàn bộ sổ tay nhân sự, quy trình, quy định, hướng dẫn kỹ thuật… đều được lưu trữ trên nền tảng số. Nhờ Lark Base, tài liệu được phân cấp quyền truy cập, chia sẻ nhanh chóng cho nhân viên hoặc đối tác liên quan. Đây là bước nâng cao hiệu quả quản lý, đảm bảo luồng thông tin không bị gián đoạn.

Các phòng ban của Spa-thẩm mỹ

Ban Giám đốc / Quản lý cấp cao

• Chịu trách nhiệm định hướng chiến lược kinh doanh, giám sát hoạt động.
• Phê duyệt ngân sách, chính sách, tuyển dụng nhân sự cấp cao (bác sĩ, quản lý spa…).

Ban Giám đốc đóng vai trò như “đầu não” của doanh nghiệp, thiết lập mục tiêu dài hạn và định hướng phát triển. Khi áp dụng chuyển đổi số Lark, họ dễ dàng nắm bắt dữ liệu, báo cáo từ các phòng ban theo thời gian thực, ra quyết định kịp thời, nâng cao hiệu quả quản trị.

Phòng Chuyên môn / Điều trị

• Kỹ thuật viên spa: Thực hiện dịch vụ massage, chăm sóc da, waxing, triệt lông…
• Bác sĩ / Chuyên gia thẩm mỹ (nếu có): Phụ trách các liệu trình công nghệ cao (Laser, PRP, Botox, filler…), tư vấn chuyên sâu, thực hiện can thiệp y khoa (phẫu thuật thẩm mỹ, tiểu phẫu).
• Đảm bảo chất lượng kỹ thuật, an toàn, vô trùng, tuân thủ quy định y tế.

Đội ngũ này tạo nên chất lượng cốt lõi cho spa-thẩm mỹ. Việc quản lý lịch làm việc, hồ sơ bệnh án, và cập nhật kết quả trị liệu sẽ trở nên rõ ràng, nhất quán hơn khi tích hợp vào Larksuite.

Phòng Tư vấn / Chăm sóc khách hàng (CSKH)

• Tiếp đón khách, tìm hiểu nhu cầu, giới thiệu dịch vụ, báo giá.
• Giải đáp thắc mắc, đặt lịch hẹn, nhắc lịch tái khám, xử lý phản hồi, khiếu nại (nếu có).
• Theo dõi tình trạng khách sau khi sử dụng dịch vụ, duy trì quan hệ lâu dài.

Phòng CSKH cần truy cập nhanh dữ liệu khách hàng, cập nhật ghi chú liên quan đến liệu trình, lịch sử mua hàng. Ứng dụng chuyển đổi số lĩnh vực thẩm mỹ qua Lark cho phép ghi lại tương tác trong thời gian thực, tối ưu hóa dịch vụ chăm sóc và nâng cao mức độ hài lòng.

Phòng Marketing

• Xây dựng chiến lược thương hiệu, nội dung quảng cáo, các chương trình khuyến mãi.
• Quản lý kênh truyền thông (website, mạng xã hội, email marketing...), tổ chức sự kiện, hội thảo thẩm mỹ.
• Phối hợp với phòng Tư vấn để đưa lead (khách tiềm năng về), tăng tỷ lệ chuyển đổi.

Nhờ Larksuite, phòng Marketing có thể làm việc nhóm hiệu quả, chia sẻ tài nguyên, và thống kê chiến dịch quảng cáo ở cùng một nơi. Điều này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp triển khai nhiều kênh quảng bá và cần luân chuyển thông tin nhanh.

Phòng Kinh doanh / Phát triển đối tác (nếu tách riêng với Marketing)

• Tìm kiếm đối tác (nhà cung cấp mỹ phẩm, thiết bị spa, nhân hàng, người nổi tiếng…).
• Ký kết hợp đồng liên kết (chương trình giảm giá, combo sản phẩm, tài trợ sự kiện…).
• Theo dõi kết quả doanh thu, đề xuất giải pháp mở rộng thị trường.

Khi sử dụng Lark Base, phòng Kinh doanh dễ dàng lưu trữ, theo dõi hợp đồng, đối tác và dữ liệu doanh thu. Tính năng phân quyền linh hoạt cho phép nhiều bộ phận phối hợp để đẩy nhanh tiến độ giao dịch.

Phòng Tài chính – Kế toán

• Quản lý thu – chi, theo dõi công nợ, lập báo cáo tài chính.
• Tính toán ngân sách đầu tư thiết bị, chi phí marketing, lương thưởng nhân sự.
• Giám sát dòng tiền, bảo đảm lưu thông vận hành (trả lương, nhập vật tư, sản phẩm…).

Chuyển tất cả quy trình kế toán lên Larksuite không chỉ giúp minh bạch tài chính mà còn giảm thiểu rủi ro sai sót. Các module tính lương tự động liên kết với lịch chấm công, báo cáo chi phí hợp nhất, hỗ trợ Ban Giám đốc đưa ra quyết sách phù hợp.

Phòng Hành chính – Nhân sự

• Tuyển dụng, đào tạo nhân viên mới (kỹ thuật viên, bác sĩ, nhân viên văn phòng…).
• Xử lý hợp đồng lao động, bảo hiểm, nghỉ phép, chính sách thưởng – phạt.
• Quản lý hồ sơ nhân sự, đánh giá thành tích, thời gian làm việc.

Đây là bộ phận cốt lõi triển khai chính sách quản lý và phát triển nguồn nhân lực. Nhờ triển khai Lark, việc cập nhật hồ sơ, quản lý hợp đồng và theo dõi quá trình đào tạo nội bộ diễn ra trơn tru, tiết kiệm thời gian.

Kho / Quản lý vật tư & thiết bị

• Phụ trách việc xuất – nhập mỹ phẩm, thuốc, các loại máy laser, thiết bị cầm tay…; Hạn trễ, an toàn lưu trữ.
• Theo dõi định mức tiêu thụ, kịp thời bổ sung vật tư.
• Bảo trì, sắp xếp kho bãi và cơ sở vật chất.

Kho vật tư thường là nơi tập trung nhiều hạng mục có giá trị lớn như máy móc, mỹ phẩm cao cấp. Sử dụng Lark để quản lý tình trạng kho, đặt lịch bảo trì, và định mức tồn kho, spa-thẩm mỹ có thể tránh tình trạng hết hàng, mất mát vật tư hoặc lãng phí không cần thiết.

Việc áp dụng các công cụ số như Larksuite, Lark Base và các Template không chỉ nâng cao khả năng quản trị, mà còn định hình văn hóa doanh nghiệp dựa trên tính minh bạch và hiệu quả. Bằng việc đẩy mạnh chuyển đổi số lĩnh vực thẩm mỹ qua Lark, spa-thẩm mỹ sẽ bước vào giai đoạn phát triển mới, tối ưu hóa nguồn lực, gia tăng khả năng cạnh tranh, và quan trọng nhất là mang đến trải nghiệm chuyên nghiệp cho cả nhân viên lẫn khách hàng.