1. Giới thiệu về hệ thống quản lý nghỉ phép trên Lark

Trong bối cảnh chuyển đổi số trung tâm đào tạo, việc tối ưu hóa quản lý nhân sự, đặc biệt là quy trình nghỉ phép, là một phần quan trọng giúp nâng cao hiệu suất làm việc. Lark, một nền tảng chuyển đổi số phòng hành chính nhân sự trên Lark, cung cấp giải pháp quản lý nghỉ phép tự động, giúp giảm tải công việc cho bộ phận HR và tăng sự minh bạch trong doanh nghiệp.

Với sự hỗ trợ của Larksuite, hệ thống quản lý nghỉ phép có thể:

• Đơn giản hóa quá trình đăng ký và phê duyệt nghỉ phép.
• Tích hợp dữ liệu nghỉ phép vào hệ thống quản lý tổng thể của doanh nghiệp.
• Giúp HR dễ dàng theo dõi số ngày nghỉ của từng nhân sự.
• Giảm thiểu các sai sót trong việc tính toán ngày nghỉ và hạn chế rủi ro nhân sự nghỉ quá số ngày quy định.

2. Lợi ích khi sử dụng hệ thống nghỉ phép trên Lark

Hệ thống quản lý nghỉ phép trên Lark Base mang đến nhiều lợi ích, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và tiết kiệm thời gian:

2.1 Tiết kiệm thời gian cho bộ phận HR

Bộ phận nhân sự không còn phải xử lý đơn nghỉ phép thủ công hay tính toán số ngày nghỉ bằng bảng tính Excel. Thay vào đó, hệ thống trên Larksuite tự động cập nhật dữ liệu nghỉ phép theo thời gian thực, giúp HR dễ dàng theo dõi và quản lý.

2.2 Minh bạch và rõ ràng trong quy trình nghỉ phép

Toàn bộ quy trình xin nghỉ, phê duyệt và cập nhật số ngày nghỉ đều được tự động hóa, giúp nhân sự và quản lý dễ dàng theo dõi tình trạng nghỉ phép của từng cá nhân.

2.3 Tích hợp với các công cụ khác trên Lark

Hệ thống nghỉ phép có thể đồng bộ với Lark Attendance & Approval, giúp cập nhật dữ liệu chấm công một cách chính xác. Ngoài ra, báo cáo ngày nghỉ phép có thể được tự động xuất ra thông qua Lark Base, giúp quản lý dễ dàng theo dõi lịch sử nghỉ phép.

2.4 Giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý

Việc tính toán số ngày nghỉ được thực hiện hoàn toàn tự động, hạn chế các sai sót do nhập liệu thủ công, đồng thời giúp quản lý kiểm soát được quỹ nghỉ phép của nhân sự.

3. Cơ chế hoạt động của hệ thống quản lý nghỉ phép trên Lark

3.1 Thiết lập phiếu xin nghỉ phép và phê duyệt trực tuyến trên Lark Approval

Nhân sự có thể tạo phiếu xin nghỉ phép trực tiếp trên Lark Approval và gửi đến người phê duyệt. Quy trình này giúp giảm thiểu giấy tờ, tiết kiệm thời gian và đảm bảo thông tin minh bạch.

3.2 Đồng bộ dữ liệu về Lark Base

Sau khi đơn nghỉ phép được phê duyệt, dữ liệu sẽ tự động cập nhật trên Lark Base. Điều này giúp bộ phận nhân sự theo dõi ngày nghỉ của từng nhân viên mà không cần nhập liệu thủ công.

3.3 Thiết lập tự động thống kê số ngày nghỉ phép của từng nhân sự

Hệ thống trên Larksuite sẽ tự động tính toán số ngày nghỉ còn lại của từng nhân sự, giúp họ có thể chủ động kiểm tra tình trạng nghỉ phép cá nhân.

3.4 Tự động cảnh báo khi ngày nghỉ phép vượt mức cho phép

Khi một nhân sự xin nghỉ vượt quá số ngày cho phép, hệ thống sẽ gửi cảnh báo tự động để đảm bảo rằng quản lý có thể xem xét và điều chỉnh phù hợp.

3.5 Gửi báo cáo định kỳ về ngày nghỉ phép cho từng nhân sự

Bộ phận HR có thể thiết lập báo cáo định kỳ về ngày nghỉ phép, giúp nhân sự theo dõi số ngày nghỉ còn lại mà không cần phải liên hệ với bộ phận nhân sự.

4. Hướng dẫn triển khai hệ thống nghỉ phép trên Lark

Để triển khai hệ thống quản lý nghỉ phép trên Lark, trung tâm đào tạo có thể thực hiện các bước sau:

4.1 Cấu hình quy trình phê duyệt nghỉ phép trên Lark Approval

• Tạo form xin nghỉ phép và cài đặt quy trình phê duyệt.
• Phân quyền cho quản lý và nhân viên để đảm bảo tính bảo mật.
• Kết nối với các công cụ khác như Lark Attendance để đồng bộ dữ liệu.

4.2 Thiết lập bảng dữ liệu trên Lark Base

• Tạo bảng theo dõi nghỉ phép trên Lark Base.
• Thiết lập tự động cập nhật dữ liệu khi có đơn xin nghỉ mới.
• Cấu hình cảnh báo khi số ngày nghỉ phép vượt quá quy định.

4.3 Tích hợp với các công cụ khác trong hệ sinh thái Lark

• Đồng bộ dữ liệu với Lark Attendance để theo dõi chấm công.
• Kết hợp với Lark Wiki để tạo trang hướng dẫn chi tiết về quy trình nghỉ phép.
• Xuất báo cáo tự động qua Lark Docs để quản lý dữ liệu hiệu quả.

5. Kết luận

Việc triển khai hệ thống quản lý nghỉ phép trên Lark giúp trung tâm đào tạo vận hành trơn tru hơn, tiết kiệm thời gian cho bộ phận HR và đảm bảo minh bạch trong quản lý nhân sự. Với sự hỗ trợ từ Larksuite, doanh nghiệp có thể tự động hóa hoàn toàn quy trình nghỉ phép, giảm thiểu sai sót và tối ưu hiệu suất làm việc.

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp chuyển đổi số trung tâm đào tạo, đừng bỏ lỡ cơ hội triển khai hệ thống này trên Lark. Liên hệ ngay với Yspace để được tư vấn miễn phí về chuyển đổi số phòng hành chính nhân sự trên Lark và khám phá cách ứng dụng Download Lark để tối ưu hóa quản lý nghỉ phép cho doanh nghiệp của bạn!